Distinguir entre un proceso de selección y una solicitud de búsqueda es clave para gestionar de manera eficiente la incorporación de nuevos talentos en tu organización. Ambos conceptos están relacionados, pero cumplen funciones y responden a necesidades distintas dentro del ciclo de reclutamiento. Entender esta diferencia te permite optimizar la coordinación entre áreas y asegurar el cumplimiento de las políticas internas de tu empresa.
Propósito y Funcionamiento General
La lógica que rige estos conceptos se basa en la separación entre la necesidad de cubrir una vacante y la ejecución concreta del reclutamiento:
Solicitud de búsqueda: Representa la formalización de una necesidad de contratación. Se utiliza cuando la organización requiere validar y autorizar la apertura de una vacante antes de iniciar cualquier acción. Suele estar integrada a un flujo de aprobación donde participan distintos responsables para asegurar que la búsqueda responde a criterios organizacionales y presupuestarios.
Proceso de selección: Corresponde al conjunto de acciones orientadas a identificar, evaluar y seleccionar al candidato más adecuado. Inicia una vez que la solicitud ha sido aprobada y se enfoca en la gestión operativa, desde la publicación de la vacante hasta la decisión final de contratación.
Alcance y Límites
Es fundamental entender hasta dónde llega la responsabilidad de cada elemento:
Solicitud de Búsqueda: Su alcance se limita a la etapa previa al reclutamiento. No interviene en la gestión directa de candidatos ni en la evaluación de postulantes.
Proceso de Selección: Abarca todas las actividades de búsqueda y evaluación. No cubre la validación presupuestaria ni la autorización previa de la vacante.
Excepciones: En organizaciones donde no se requiere autorización previa, es posible iniciar directamente un proceso de selección sin pasar por una solicitud de búsqueda.
Relación y Diferencias
La diferencia fundamental radica en su propósito y momento de uso. La solicitud es un mecanismo de control y validación, mientras que el proceso es la ejecución operativa del reclutamiento. Aunque están conectados, su lógica es distinta y complementaria.
Configuración de Solicitudes de Búsqueda
Las solicitudes de tipo búsqueda permiten crear procesos de selección a través de formularios que se completan a lo largo de la solicitud. Los campos de dicho formulario pueden ser configurados de forma personalizada desde cada proceso.
Cómo agregar el campo de búsqueda
Para habilitar esta funcionalidad, debes seguir estos pasos:
Dirígete a Workflow > Plantillas.
Haz clic en Crear Plantilla.
Dentro de las opciones, ubica la sección de Selección y escoge "Solicitud de Búsqueda".
Vincular con Flujos de Operación
Para que el sistema permita seleccionar con qué plantilla se iniciará el reclutamiento, debes realizar lo siguiente:
Debes crear o editar una operación de tipo flujo.
En la pestaña Campos, agrega el campo Plantillas.
Si marcas este campo como editable dentro de una operación, el usuario podrá seleccionar la plantilla específica con la que se creará el proceso de selección desde la misma solicitud.
Plantillas de Procesos de Selección
Las plantillas permiten definir previamente las etapas que compondrán un proceso de selección, ahorrando tiempo en la creación de nuevas vacantes.
Gestión de Plantillas
Puedes configurar estas estructuras desde Selección > Plantillas. En la sección Plantillas de procesos, tendrás las opciones para crear y editar.
Creación: Utiliza el botón "Crear Plantilla de Proceso" para definir una nueva estructura desde cero.
Configuración de etapas: Al crear o editar, puedes seleccionar qué etapas específicas formarán parte del flujo de selección.
Asociación por Cargos
Las plantillas pueden estar vinculadas a cargos específicos de tu organización:
Uso restringido: Si asocias un cargo a la plantilla, esta solo podrá ser utilizada en procesos de selección que coincidan con dicho cargo.
Uso general: Si no seleccionas ningún cargo al configurar la plantilla, esta quedará disponible para ser usada en todos los procesos de selección de la plataforma.
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