Conoce qué es una Orden de Venta (OV) y aprende a cargar tus referencias de facturación mensuales para asegurar la correcta emisión de tu factura definitiva.
Requisitos previos
- Contar con el enlace de acceso directo que recibes en tu correo electrónico para cargar la referencia.
- Tener cerca los documentos de referencia internos de tu empresa, como una Orden de Compra (OC), una Hoja de Entrada de Servicio (HES) o tu contrato vigente.
Paso a paso
- Abre el correo electrónico mensual que recibirás con el asunto Nombre del cliente - Facturación Buk.
- Descarga y revisa la prefactura u Orden de Venta (OV) adjunta. Este documento te permitirá validar los montos cobrados según la cantidad de colaboradores activos en tu plataforma.
- Haz clic en el botón Cargar referencias que se encuentra en el cuerpo de ese mismo correo. Al hacer clic, se abrirá tu formulario único; ten en cuenta que este enlace siempre será el mismo.
- Adjunta tu Orden de Compra (OC), folio o cualquier otra referencia requerida dentro del formulario que aparecerá en pantalla.
- Para confirmar la carga de tus documentos, haz clic en Guardar.
Confirma el registro en la pantalla. Verás el mensaje "La información de las referencias se registraron con éxito. Muchas gracias." para validar que la información fue guardada correctamente.
Consideraciones importantes
- Recuerda que la prefactura u Orden de Venta (OV) es un documento netamente informativo y no posee validez tributaria.
- Validación de montos: Antes de guardar tus cambios en tu portal, asegúrate de que los montos en tu documento de referencia coincidan de forma exacta con los valores en la Orden de Venta de Buk.
- Confirmación de carga: Si vuelves a ingresar al enlace del formulario y no tienes Órdenes de Venta (OV) pendientes, la plataforma mostrará la confirmación "¡Excelente! No tienes referencias pendientes".
- Tiempos de facturación: Una vez que el sistema registra la carga de tus referencias, recibirás tu factura definitiva dentro de los siguientes 3 días hábiles.
- Envío por correo: Si ya subiste tu referencia en el formulario de forma exitosa, no es necesario que la envíes por correo electrónico.
- Corrección de errores: Si cargaste un documento incorrecto y necesitas volver a subirlo, comunícate lo más pronto posible con el equipo de facturación para que te asistan con el cambio.
- Excepciones del proceso: Si tu organización no requiere Orden de Venta o no maneja órdenes de compra, escribe al equipo de facturación para que eliminen el requerimiento del sistema. Así, recibirás tu factura de forma automática cada mes.
- Referencias con vigencia anual o semestral: En caso de que tu organización genere documentos de referencia con una cobertura no mensual (por ejemplo: anual o semestral), no necesitas subirlos mes a mes a la plataforma. En su lugar, envía toda la información y los archivos correspondientes al equipo de facturación para que puedan registrarlos de forma permanente en el sistema.
Prevención de bloqueos: Para evitar interrupciones en el servicio, es indispensable que cargues tus referencias a tiempo. Si la factura no se genera por falta de estos documentos, el acceso de los usuarios administrativos podría restringirse temporalmente.
💡¿Aún tienes dudas?
Si este artículo no responde completamente tu consulta o necesitas apoyo en un caso particular, nuestro equipo está disponible a través de los canales de atención.
Chat | Teléfono | Correo
🎓 ¿Te interesa certificarte en Buk?
Te invitamos a realizar un curso de tu interés en Buk Academy, donde encontrarás contenidos guiados para profundizar en el uso de la plataforma y fortalecer tus conocimientos.