Conoce cómo los colaboradores tienen la capacidad de aprobar o rechazar la modificación de marcas. Esta funcionalidad brinda mayor flexibilidad y transparencia en el proceso de registro de asistencia, mejorando la comunicación entre colaboradores y administradores.
Alcance / Limitaciones:
Activar esta función es posible únicamente para el administrador del módulo de Control de Asistencia.
La funcionalidad que se presenta en este artículo aplica para colaboradores contratados por tu organización, no considera dentro del flujo de aprobación a colaboradores sub-contratados y/o artículo 22.
Mayor Interactividad: Este flujo permite a los colaboradores recibir notificaciones por correo electrónico cada vez que se altera su registro de marcación. Los colaboradores podrán aprobar o rechazar estos cambios directamente desde el correo electrónico, sin necesidad de acceder al sistema.
Transparencia en el Proceso: Los colaboradores pueden revisar y validar la información registrada, garantizando que la asistencia refleje con mayor precisión su presencia en el lugar de trabajo.
Proceso en Plataforma Individual:
Como administrador del módulo debes ingresar a la tarjeta de asistencia del colaborador al cuál le quieres realizar cambios, ubicar la marca que deseas modificar o las fechas donde se requiere crear registros nuevos.
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La opción de "Crear/Editar marcas" despliega un recuadro al centro de la pantalla, desde donde podrás agregar marcas manualmente o modificar las marcas registradas por el colaborador, respetando el orden lógico entrada/salida y el requerimiento de especificar un "Motivo del cambio" desde un listado de opciones.
Se podrán crear o editar más de una marca a la vez, generando una sola notificación de cambio al colaborador.
Además un mensaje que especifica el plazo de 48 horas que tiene el colaborador para responder a esta modificación antes de que se apruebe automáticamente.
Guardados los cambios, la tarjeta de asistencia mostrará un mensaje en la parte superior, indicando que existen marcas en espera de respuesta.
Haciendo clic en ese mensaje se mostrará una tabla con el historial de cambios detallando todas las marcas que han pasado por este flujo de aprobación
Al momento de crear/modificar/eliminar una marca se envía un correo electrónico al colaborador, pidiendo su respuesta. Luego de aprobar el cambio se genera un sustento de confirmación y un nuevo comprobante de registro de marcación.
| Confirmación de respuesta. Aprobación de cambios | Confirmación de respuesta: Rechazo de cambios |
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Habiendo aprobado o rechazado una marca, el colaborador recibirá dos comprobantes: el nuevo comprobante de marcación y un comprobante con los cambios realizados
Configuraciones Generales Necesarias o Asociadas:
Para activar esta función, desde el módulo de Control de Asistencia, nos ubicamos en la opción "Ficha de Lugar de Trabajo" en el menú lateral. El usuario administrador del módulo podrá ver la opción "Editar".
Dentro de la configuración del recinto, debemos dirigirnos a la sección "Notificaciones".
Luego, activamos la opción "Flujo de Aprobación de Marcas" y hacemos clic en Siguiente para terminar el proceso de edición y guardar los cambios.
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Para activar esta función, desde el módulo Buk Web App nos dirigimos al menú lateral la ruta:
Administrativo - Organización - Recintos (Lugares de Trabajo/Sedes/Locales) - Pestaña Generales - Habilitar Flujo.
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