¿Cómo crear empleados? – Peru

Objetivo:

El objetivo de este artículo es informar y guiar a nuestros clientes sobre las diferentes opciones para la creación de empleados o colaboradores en nuestra plataforma ya sea de forma individual o masiva. Entrega opciones para incluir personas extranjeras y mantener información precisa en la plataforma.

Alcance / Limitaciones:

El artículo se centrará exclusivamente en la creación de empleados en la plataforma y no abordará otros aspectos relacionados, como la gestión de nómina. La información proporcionada en el artículo se basará en la funcionalidad y características disponibles, existiendo la posibilidad de que existan actualizaciones en un futuro.

Definiciones:

Importadores: Herramienta capaz de cargar datos masivamente en la plataforma, facilitando la carga o actualización de información referente a los colaboradores, trabajos o empresas.
Template: Es un archivo predefinido con una estructura específica que debe ser descargado y completado con los datos mínimos requeridos para su posterior carga en plataforma.

Sustento Legal y Aplicaciones:

La creación adecuada de empleados permite ir en línea con el cumplimiento de las regulaciones laborales vigentes, incluyendo requisitos legales y laborales relacionados con la contratación y afiliaciones. Utilizando Buk, podrás gestionar eficientemente tus procesos de gestión de personas, automatizando tareas y reduciendo errores en comparación con métodos manuales. Además, nuestra plataforma almacena la información relevante de tus colaboradores, lo que facilita una gestión eficiente de los datos. Buk se ajusta a las exigencias laborales y legales de los distintos organismos de regulación laboral.

Proceso en Plataforma Individual:

Puedes crearlos de dos formas. La primera es desde "Administrativo" en la sección de "Panel de Control". Allí encontrarás un recuadro de "Empleados Nuevos", donde podrás revisar los últimos ingresos de colaboradores. Si haces click en "Nuevo", podrás crear un nuevo empleado. La segunda forma de hacerlo es desde "Administrativo" en la sección de "Empleados", al dar click en "Crear Empleados".

Ambas opciones te conducirán a la sección donde deberás completar la información personal, previsional y del trabajo asignado al colaborador.

El primer paso es proporcionar la información personal. Aquí deberás detallar datos como el nombre, apellido, identificación, país de nacimiento, sexo, fecha de nacimiento, email, entre otros.

En el campo "Número de documento", debes ingresar el número de identificación del empleado. En cuanto al "Tipo de Documento", puedes seleccionar DNI, Carnet de Extranjería, Pasaporte, Permiso temporal de permanencia o elegir la opción "Otro" para incluir personas extranjeras. Esta última opción te permite ingresar números de documentos de cualquier país y mantener información precisa en la plataforma. Es crucial tener en cuenta que al seleccionar la opción "Otro" en "Tipo de documento", el campo "Número de Documento" no será sometido a validación y solo aceptará caracteres alfanuméricos.

Es esencial destacar que aquellos colaboradores cuyo "Tipo de documento" esté establecido como "Otro" no estarán sujetos a pagos.

En la sección de “Forma de Pago”, dentro de Datos Personales, se presentan dos flujos diferentes, uno para colaboradores sin remuneraciones, que ocurre cuando la empresa no tiene contratado el módulo de remuneraciones o si el pago del colaborador se gestiona fuera de Buk, y otro para colaboradores con remuneraciones, que requieren de forma de pago y datos previsionales. A continuación, te explicaremos ambas formas de crear un colaborador; sin y con remuneraciones.

Colaborador Sin Remuneración:
Si la empresa no ha contratado el módulo de remuneraciones, entonces la opción de "Forma de Pago" aparecerá por defecto como "No Generar Pago". En cambio, si la empresa sí cuenta con el módulo de remuneraciones, pero no se desea procesar el pago de un colaborador a través de Buk, puede simplemente seleccionar la opción "No Generar Pago" en la ficha del empleado.

Una vez listo, pasa el segundo paso haciendo clic en "Crear empleado".

Una vez hayas avanzando, llegarás al paso dos: Información Previsional. En este paso, deberás ingresar datos relacionados con cotizaciones o pensiones. En la sección de Datos Previsionales podrás designar datos como la Entidad CTS, Cuenta CTS, Moneda CTS, Número de cuenta interbancario CTS, Banco de Pago CTS Empresa, AFP y Asignación Familiar.

Una vez completada esta información, presiona "Siguiente" para avanzar.

Por último, deberás completar la información laboral relacionada con el trabajo del colaborador, como la empresa, el área, supervisor, sueldo Base, entre otros.

Dado que estos colaboradores no estarán sujetos a pagos, en la sección de "Remuneraciones" se encontrará un checkbox llamado "Colaborador con boletas de pago", el cual aparecerá desmarcado por defecto. Si la empresa no tiene contratado el módulo de remuneraciones o desea crear un colaborador cuyo tipo de documento es “Otro”, este checkbox estará bloqueado y no se podrá modificar. En cambio, si la empresa sí tiene contratado el módulo de remuneraciones, el checkbox vendrá marcado, pero podrá desactivarse o activarse en cualquier momento según se requiera.
Cuando este checkbox de “colaborador con boletas de pago” está desmarcado, el campo de "Sueldo" será opcional, por lo que podrás dejarlo vacío, en 0 o ingresar un valor para referencia interna. En caso contrario, será obligatorio proveer esta información.

Una vez listo, podrás hacer clic en "Finalizar" para completar el proceso.

Al finalizar, el sistema te confirmará que el trabajo y el colaborador han sido creados correctamente.

Colaborador Con Remuneración
Si deseas crear un colaborador con remuneración, deberás completar los campos de "Forma de Pago" seleccionando la opción que corresponda. Una vez listo, pasa el segundo paso haciendo clic en "Crear Colaborador".

Una vez hayas avanzando, llegarás al paso dos: Información Previsional. En este paso, deberás ingresar datos relacionados con CTS, pensiones, etc. Una vez completada esta información, presiona "Siguiente" para avanzar.

Por último, deberás completar la información laboral relacionada con el trabajo del colaborador, como la empresa, el área, supervisor, sueldo base, entre otros.
Podrás observar que en el apartado de “Remuneraciones” vendrá activado el checkbox de “Colaborador con boleta de pago”, y podrás rellenar el campo de “Sueldo” según corresponda.

Una vez listo, podrás hacer click en "Finalizar" para completar el proceso.
Al finalizar, el sistema te confirmará que el trabajo y el colaborador han sido creados correctamente.

Ten en cuenta que, si en la ficha de un colaborador se configura la opción "No genera pago" y/o el plan previsional se deja en "No cotiza" o "No aplica (N/A)", pero al mismo tiempo se indica que el colaborador sí tiene pagos, aparecerá en pantalla una alerta. Esta notificación tiene el propósito de advertir que, con la configuración actual, el colaborador no generará pago ni descuentos previsionales.
Si deseas que el colaborador reciba pago, debes seleccionar la opción correspondiente en la sección de "Datos Personales". Asimismo, para que cotice, será necesario completar los campos en el formulario del Plan Previsional.

Proceso en Plataforma Masivo:

Puedes crear trabajadores de forma masiva utilizando los importadores de Buk. Para ello, dirígete a la sección "Información" y selecciona "Importadores". Haz clic en "Importadores" y encontrarás el importador de "Empleados/Colaboradores". Desde allí, podrás cargar la información personal y previsional del colaborador. El sistema te confirmará que el trabajo y el colaborador han sido creados correctamente una vez que completes este proceso.

A continuación te explicamos cómo utilizar el importador masivo según si se quieren crear colaboradores sin remuneraciones, es decir, cuando la empresa no tiene contratado el módulo de remuneraciones o si el pago del colaborador se gestiona fuera de Buk, o para colaboradores con remuneraciones, que requieren forma de pago y datos previsionales.

Colaborador Sin Remuneración

Se nos presentan dos escenarios; cuando la empresa no tiene contratado el módulo de remuneraciones o, al contrario, sí tiene contratado el módulo pero gestiona los pagos fuera de Buk.

Para el primer caso, si la empresa no tiene contratado el módulo de remuneraciones, el importador masivo estará configurado para que los colaboradores no generen pagos ni cotizaciones previsionales de manera predeterminada, de esta forma, la planilla no incluirá por defecto las columnas de método de pago ni información previsional y, automáticamente, se asignará “No Cotiza” y “No generar pago” a los colaboradores.

Sin embargo, puedes marcar los checkbox “Añadir columnas información de pago” y “Añadir columnas información previsional” en caso de querer completar la forma de pago y/o el plan previsional de los colaboradores en el importador. Si activas estas opciones, las columnas correspondientes se incluirán en la planilla al descargarla.

Debes descargar el template dando clic a "Descargar Template".

En segundo lugar, si la empresa tiene contratado el módulo de remuneraciones, pero con pagos gestionados fuera de Buk, entonces se debe indicar en la columna "Forma de pago" como "No generar pago" y dejar el resto de las columnas asociadas en blanco. Esto es similar al funcionamiento del formulario individual de creación de colaboradores.
Asimismo, si el Tipo de documento del colaborador está configurado como "Otro", la opción “Colaborador con boleta de pago” vendrá desactivada por defecto, y los campos de sueldo serán opcionales. En cualquier otro caso, la opción “Colaborador con boleta de pago” estará activada por defecto.
Para comenzar, dirígete al importador y descarga la plantilla haciendo clic en "Descargar Template". Esta incluirá las columnas necesarias para el registro de cada colaborador, pero si lo deseas puedes activar algún otro checkbox antes de descargar la planilla.

Ten en cuenta que si la empresa tiene contratado el módulo de remuneraciones, es posible cargar en el mismo archivo registros de colaboradores con y sin remuneraciones. Para aquellos que sí reciben pagos a través de Buk, se debe completar toda la información requerida sobre forma de pago, plan previsional, sueldo, etc. Mientras que, para aquellos que no reciben pagos en Buk, basta con ingresar “No generar pago” en la columna correspondiente y dejar el resto de los campos en blanco.

Al igual que en el flujo individual, el campo de sueldo puede llenarse opcionalmente sólo para aquellos que no pagan boletas (podría ser un dato relevante para la empresa), pero su valor no influirá en la generación de pagos.

Colaborador Con Remuneración

Si deseas gestionar el pago de sueldos a través de Buk y cuentas con el módulo de remuneraciones contratado, es necesario completar todos los campos requeridos en la plantilla del importador masivo. Este proceso es similar al flujo individual para la creación de un colaborador con remuneraciones, asegurando que la información ingresada sea suficiente para el cálculo y procesamiento de los pagos.
Para comenzar, dirígete al importador y descarga la plantilla haciendo clic en "Descargar Template". Esta incluirá las columnas necesarias para el registro de cada colaborador, pero si lo deseas puedes activar algún checkbox antes de descargar la planilla.

Al completar la planilla, en la columna “Forma de pago”, deberás ingresar la información correspondiente para aquellos colaboradores que recibirán sueldos a través de Buk. Además, en la columna “Número de documento”, debes ingresar el número de identificación del empleado. Para el campo "Tipo de documento", puedes seleccionar DNI si el colaborador tiene una identificación peruana o elegir la opción "Otro" en el caso de empleados extranjeros. Si seleccionas "Otro", podrás ingresar números de documentos de cualquier país, permitiendo registrar información de manera precisa en la plataforma.

Es importante considerar que, al seleccionar "Otro" como tipo de documento, el campo “Número de Documento” no estará sujeto a validación y solo aceptará caracteres alfanuméricos. Además, los colaboradores con esta opción no estarán sujetos a pagos dentro del sistema, por lo que, si necesitas gestionar sus remuneraciones, deberás revisar las configuraciones correspondientes.

Una vez completada la planilla con toda la información requerida, podrás cargar el archivo en el importador. El sistema procesará los datos y confirmará que los colaboradores han sido creados correctamente, asegurando que la información ingresada sea válida para la gestión de pagos y cotizaciones previsionales.

Ya después de haber cargado el template de empleados/colaboradores, podrás continuar con la carga de "Fotos de Perfil" (este importador es opcional). El formato de las imágenes deberán estar en formato jpg o png para que puedan importarse con éxito, si este paso no es necesario para tu empresa o ya lo has completado, puedes proceder con el importador de "Trabajos". Con este importador es importante que revises las instrucciones de cada campo de información y en aquellos donde se indica "Ver tipos válidos" puedes hacer click para desplegar la información detallada. Cuando hayas rellenado la información, puedes subir el archivo desde "Seleccionar Archivo".

Una vez completada la carga tus colaboradores estarán creados en plataforma.

Módulos Requeridos:

Base: Gestión de personas Esencial.
Módulos: Plataforma

Palabras Claves:

Crear empleados, cargar información personal, cargar información previsional, crear trabajos, importador de empleados, nuevo empleado, nuevo colaborador.