Recopilar información, evaluar conocimientos o consultar al nuevo colaborador durante su incorporación es una parte fundamental del proceso de bienvenida. En Onboarding, puedes vincular tareas directamente con el módulo de Encuestas, lo que te permite enviar formularios, cuestionarios o encuestas libres en el momento exacto del proceso y ver el avance de manera automática a medida que la persona responde, sin necesidad de hacer revisiones manuales.
¿Qué son las tareas de tipo Encuesta?
Las tareas de tipo Encuesta son tareas que vinculan el proceso de Onboarding de un colaborador directamente con el módulo de Encuestas de Buk.
Las tareas de tipo Encuesta se completan de manera automática en cuanto el colaborador responde y envía la encuesta asignada, permitiendo un seguimiento y una gestión confiable.
Estas tareas permiten automatizar la recolección de datos, evaluar conocimientos o consultar sobre la experiencia del nuevo ingreso en momentos clave del proceso.
¿Dónde se pueden configurar las tareas tipo encuesta?
Puedes configurar e interactuar con estas tareas en tres partes distintas del módulo de Onboarding:
-
En una Plantilla de Proceso: Al diseñar o editar tu plantilla de onboarding desde Administrativo > Onboarding > Plantillas > Procesos, en la pestaña Tareas, tienes dos opciones:
Crear tarea: Abre el formulario para diseñar una tarea única conectada desde cero, seleccionando el tipo "Encuesta".
Agregar tarea: Te permite buscar e importar una plantilla de tarea reutilizable de tipo encuesta que ya tengas guardada en tu biblioteca.
En una Plantilla de Tarea: Si vas a utilizar la misma encuesta en múltiples procesos de onboarding (por ejemplo, una "Encuesta a los 30 días" o un "Cuestionario de inducción"), puedes crear la plantilla reutilizable en Administrativo > Onboarding > Plantillas > Tareas > Crear plantilla, definirla de tipo "Encuesta" y guardarla
En un Proceso Activo: Si el onboarding de una persona ya comenzó y necesitas asignarle una encuesta específica que no estaba planificada en la plantilla original, puedes ingresar al seguimiento de su proceso, hacer clic en Crear tarea y seleccionar el tipo "Encuesta".
Paso a paso para configurar y crear una tarea tipo encuesta
Para configurar de forma correcta la tarea, primero debes asegurarte de contar con la encuesta previa en el sistema.
Requisito previo:
Antes de crear la tarea en Onboarding, la encuesta debe existir en el módulo de Encuestas. Para crear tus encuestas, dirígete a Desarrollo Organizacional > Encuestas > Libres y haz clic en "Crear Encuesta Libre".
Para más detalle sobre cómo crear y configurar tus encuestas libres puedes revisar el siguiente artículo: “Crea y Configura Encuestas Libres”
Importante: Debe ser una encuesta libre, no aplica para otro tipo de encuestas.
Configuración de la tarea en Onboarding:
Ya teniendo nuestras encuestas creadas en el modulo de Encuestas, podemos proceder a crear las tareas de onboarding.
Una vez en la vista de creación de la tarea de Onboarding (en una plantilla o en un proceso activo), sigue estos pasos:
Tipo de tarea: Selecciona la opción "Encuesta" en el menú desplegable.
-
Conexión con el módulo de Encuestas: Al elegir "Encuesta", se habilita el campo obligatorio Encuesta:
El buscador desplegará únicamente las encuestas libres activas o programadas disponibles en tu módulo de Encuestas.
Al seleccionar una encuesta, el sistema mostrará en modo de solo lectura la Fecha de apertura y de cierre de la encuesta registrada en el módulo origen.
3. Rellena el resto de campos requeridos para la tarea y haz clic en guardar.
¿Qué estados puede presentar una tarea tipo encuesta en un proceso?
El avance de la tarea no se marca de forma manual. El estado de la tarea se actualiza automáticamente cuando el colaborador responde la encuesta:
Programada: La tarea existe pero no es tiempo de realizarla. El colaborador no puede acceder a la encuesta aún.
Pendiente: La tarea está activa. La encuesta sigue abierta. El colaborador todavía no respondió.
Terminada: El colaborador respondió y envió la encuesta.
-
No cumplida: La encuesta cerró y el colaborador no alcanzó a responder. Las tareas que dependen de esta permanecen en estado Programada hasta que el administrador intervenga.
Solución: Haz clic en la opción Regenerar para asociar una nueva encuesta, dándole una nueva oportunidad al colaborador o elimina la tarea si determinas que no corresponde realizarla.
Error: La encuesta fue eliminada o el colaborador fue removido.
Cancelada: El administrador canceló la tarea manualmente. No implica que la encuesta haya cerrado ni que el colaborador haya fallado.
Casos de uso sugeridos
Levantamiento de información y datos iniciales: Formularios para recopilar antecedentes del colaborador, tallas de uniforme, equipo preferido o datos de contacto.
Encuestas a los 30, 60 y 90 días para seguimiento del onboarding: Medir progresivamente el nivel de adaptación al rol, la claridad de expectativas, el acompañamiento recibido y la integración con el equipo a lo largo de los primeros tres meses.
Evaluación de inducción, charlas y capacitaciones: Consultar sobre la utilidad, claridad y calidad de los talleres o materiales presentados durante las capacitaciones.
Consideraciones Importantes
Módulo Requerido: Esta funcionalidad requiere contar con el módulo de Encuestas. Funciona exclusivamente con encuestas libres (no aplica para encuestas de Clima, Evaluación de Desempeño ni encuestas anónimas).
Independencia entre Plazo y Fecha de Cierre: El plazo de la tarea en Onboarding y la fecha de cierre de la encuesta en el módulo de Encuestas son independientes. Si la encuesta cierra antes de que venza el plazo de la tarea y la persona no respondió, la tarea pasará a No cumplida.
-
Visibilidad de errores: Los errores o inconvenientes de conexión solo son visibles para el administrador de Onboarding. El colaborador continuará viendo la tarea en estado Pendiente.