Las tareas son una de las piezas principales del módulo de Onboarding. Sirven para organizar las acciones que deben completarse durante la incorporación de una persona, asignarlas a quienes corresponda y dar seguimiento a su avance.
A través de las tareas puedes definir qué debe hacerse, quién debe hacerlo, cuándo debería completarse y si esa tarea será visible o no para el nuevo colaborador.
Este artículo te ayudará a entender cómo funcionan las tareas en Onboarding, cómo configurarlas y qué considerar al momento de usarlas en tus procesos.
Qué son las tareas en Onboarding
Las tareas representan acciones concretas que deben realizarse dentro del proceso de onboarding.
Por ejemplo, una tarea puede servir para:
- entregar equipo de trabajo
- enviar credenciales
- agendar una reunión de bienvenida
- solicitar la firma de un documento
- pedir al nuevo colaborador que complete una acción pendiente
Las tareas ayudan a distribuir responsabilidades entre las distintas personas involucradas en la incorporación y permiten hacer seguimiento a lo que ya fue realizado y a lo que sigue pendiente.
Antes de configurarlas, es importante distinguir entre estos dos conceptos:
Plantilla de tarea
Es la configuración reutilizable de una tarea. Funciona como un molde que puedes usar más de una vez en distintos procesos o plantillas de proceso.
Instancia de tarea
Es la tarea ya creada dentro del onboarding de una persona específica.
Por ejemplo, puedes tener una plantilla de tarea llamada Entregar computador. Cuando esa plantilla se usa en el onboarding de una persona, se genera una instancia de esa tarea dentro del proceso.
Para qué sirve una plantilla de tarea
Las plantillas de tarea permiten estandarizar acciones frecuentes dentro del onboarding y evitar tener que crear cada tarea desde cero cada vez que inicias un proceso.
Esto te ayuda a:
- mantener consistencia entre onboardings
- ahorrar tiempo de configuración
- definir responsables y plazos con anticipación
- reutilizar tareas en distintos procesos
Dónde se crean las tareas
Para crear y administrar plantillas de tarea, dirígete a:
Administrativo > Onboarding > Plantillas > Tareas
Desde esta sección podrás crear nuevas tareas, editar las existentes y definir si serán privadas o públicas.
Cómo crear una plantilla de tarea
Para crear una nueva tarea:
- Ingresa a Administrativo > Onboarding > Plantillas > Tareas
- Haz clic en Crear Plantilla
- Completa la información requerida
- Guarda los cambios
Al crearla, la tarea quedará disponible para ser utilizada posteriormente en plantillas de proceso o en procesos de onboarding.
Qué puedes configurar en una tarea
Al crear una plantilla de tarea, puedes definir distintos elementos.
Nombre
Corresponde al título de la tarea. Debe ser claro y permitir identificar fácilmente qué acción debe realizarse.
Ejemplo:
Entregar computador y accesorios
Descripción
Sirve para explicar con más detalle qué debe hacerse, qué se espera de la tarea o qué consideraciones debe tener en cuenta la persona responsable.
Aquí conviene ser lo más claro posible, especialmente si la tarea será reutilizada muchas veces.
Plazo
Permite definir cuándo debería completarse la tarea en relación con la fecha del proceso.
Este plazo puede configurarse en días o semanas antes o después de la fecha de inicio definida.
Prioridad
Puedes asignar un nivel de prioridad a la tarea:
- Baja
- Media
- Alta
La prioridad permite distinguir qué tareas son más urgentes o relevantes dentro del proceso.
Responsable
Debes indicar quién ejecutará la tarea.
Las opciones disponibles son:
- Nuevo empleado
- Supervisor
- Otro colaborador o persona específica
La persona asignada como responsable será quien deberá completar esa tarea dentro del proceso.
Solo los responsables de la tarea pueden marcarla como terminada. Si uno de los responsables la marca como terminada, se le marcara como terminada a todos.
Visibilidad para el nuevo colaborador
Puedes definir si la tarea será visible o no para la persona que está ingresando.
Esto es útil porque no todas las tareas del onboarding necesitan ser vistas por el nuevo colaborador. Algunas pueden ser internas, por ejemplo, para Recursos Humanos, TI o el supervisor.
Complementos
Las tareas pueden incluir contenido adicional para ayudar a quien debe ejecutarlas.
Por ejemplo, puedes agregar:
- hasta 3 enlaces de YouTube
- archivos adjuntos
- imágenes de apoyo
Esto permite enriquecer la tarea con instrucciones, documentos o material de referencia.
Archivos permitidos
Se pueden adjuntar archivos como:
- DOC
- PPT
- XLSX
- imágenes
Los archivos de documentos pueden pesar hasta 20 MB y las imágenes hasta 5 MB.
Quién puede ser responsable de una tarea
La asignación del responsable depende del tipo de acción que se necesita realizar.
Nuevo empleado
Se usa cuando la tarea debe ser completada por la persona que está ingresando.
Por ejemplo:
- completar una acción pendiente
- revisar material de bienvenida
- subir información requerida
Supervisor
Se usa cuando la tarea corresponde a la jefatura directa o supervisor de la persona.
Por ejemplo:
- agendar reunión inicial
- presentar al equipo
- definir objetivos de la primera semana
Persona específica
Se usa cuando la tarea debe ser realizada por otra persona distinta del nuevo colaborador o su supervisor.
Por ejemplo:
- entregar equipo desde TI
- preparar credenciales
- coordinar espacio de trabajo
Tareas públicas y privadas
Las tareas privadas y públicas definen quién puede reutilizar una plantilla de tarea.
Por defecto, una tarea se crea como privada para que solo la use quien la creó o la gestiona dentro de su propio contexto. Así se evita que tareas creadas para un proceso o equipo específico queden disponibles para todos.
Si un administrador quiere que esa tarea pueda ser usada más ampliamente, puede cambiarla a pública.
Tarea privada
Por defecto, las tareas se crean como privadas.
Esto significa que están pensadas para ser usadas en el contexto de quien las creó, sin quedar expuestas ampliamente al resto de usuarios no administradores.
Tarea pública
Una tarea pública puede reutilizarse más ampliamente dentro del módulo, según permisos.
Solo un administrador puede hacer pública una tarea. Una vez que una tarea pasa a ser pública, no puede volver a ser privada.
Cómo se usan las tareas dentro del onboarding
Las plantillas de tarea no se ejecutan por sí solas. Primero deben ser incorporadas a una plantilla de proceso o agregadas en un proceso activo.
Cuando eso ocurre, la plantilla deja de ser solo una configuración y se transforma en una tarea instanciada dentro del onboarding de una persona específica.
Desde ahí, la tarea puede ser visualizada, gestionada y completada por su responsable.
Qué ve cada persona respecto a las tareas
Nuevo colaborador
Ve las tareas que:
- le fueron asignadas a él (esta como responsable)
- estén configuradas como visibles para el colaborador
Lo puede ver en la seccion "Mi onboarding"
Supervisor o colaborador asignado
Ve las tareas de las que es responsable en la seccion Onboarding>Mis Tareas:
Encargado del proceso o administrador
Puede revisar el conjunto de tareas del onboarding y hacer seguimiento a su estado de los procesos de los que es responsable en la seccion Oboarding>Procesos:
Estados y seguimiento de las tareas
Una vez generadas dentro de un proceso de onboarding, las tareas pueden tener distintos estados según su avance:
- A tiempo: la tarea sigue pendiente, pero aún está dentro del plazo definido.
- Atrasada: la tarea sigue pendiente y ya superó su fecha límite.
- Terminada: la tarea fue completada por su responsable.
- Cancelada: la tarea fue cancelada y ya no se espera su ejecución. Este estado sirve para dejar registro de tareas que finalmente no se realizaron o que dejaron de aplicar dentro del proceso. Una vez cancelada, la tarea no puede reabrirse.
Estos estados permiten hacer seguimiento al avance del onboarding y detectar con mayor claridad qué tareas siguen pendientes, cuáles requieren atención y cuáles ya no forman parte del proceso activo.
Buenas prácticas para crear tareas
Para que las tareas sean realmente útiles, se recomienda:
Usar nombres claros
El nombre debe permitir entender rápidamente qué acción hay que realizar.
Escribir descripciones concretas
La descripción debe resolver dudas y evitar interpretaciones ambiguas.
Asignar bien al responsable
Antes de crear una tarea, conviene preguntarse quién realmente debe ejecutarla.
Definir plazos realistas
El plazo debe ayudar a ordenar el onboarding, no generar retrasos artificiales o fechas poco útiles.
Usar visibilidad de forma intencional
No todas las tareas deben ser visibles para el nuevo colaborador. Conviene mostrar solo las que sean relevantes para él.
Reutilizar plantillas cuando corresponda
Si una tarea se repite con frecuencia, lo mejor es mantenerla como plantilla reutilizable en vez de crearla manualmente cada vez.
Ejemplos de tareas frecuentes
Algunos ejemplos habituales son:
- Entregar computador y accesorios
- Crear correo corporativo
- Enviar credenciales de acceso
- Agendar reunión con supervisor
- Presentar al equipo
- Revisar documentación pendiente
- Completar datos iniciales
- Coordinar puesto de trabajo
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