Cómo migrar tu gestión de vacaciones de 30 días corridos a 22 o 26 días laborales

En Perú la normativa exige que las vacaciones se paguen en la boleta y se declaren en el PLAME sobre una base de 30 días corridos. Sin embargo, para facilitar la gestión interna, muchas empresas prefieren controlar estos descansos en días laborales, usualmente 22 o 26 al año.

Si este es tu caso, Buk ahora te permite administrar las vacaciones de tus colaboradores en días laborales, mientras la plataforma se encarga de traducirlas automáticamente a días corridos para cumplir con SUNAT.

A continuación te explicamos todo lo que implica migrar a este modelo. 

1. Gestión de Vacaciones

Luego de la migración, estos son los cambios que sus colaboradores verán en su ficha de vacaciones, y en cómo las gestionan.

• Cada colaborador recibe un tipo de vacación nuevo, según su jornada real. Se llama Legal Laboral y su política de devengo depende de los días que trabaja a la semana: quien trabaja 5 días gana 22 días laborales al año, y quien trabaja 6 días gana 26. 
  

• Más columnas de vacaciones. Para separar lo antiguo de lo nuevo, en la ficha quedan asignadas las vacaciones Legales y Legales Laborales. Adicionalmente, si tu empresa permite gozar las vacaciones vencidas,  también quedarán asignadas sus versiones vencidas: Legales vencidas y Legales Laborales vencidas.
  
  💡 Buk cuenta con una configuración que de cara al colaborador consolida los días normales y los vencidos en una sola columna, para que tus colaboradores sigan viendo un panel limpio con solo 2 columnas: Legales y Legales Laborales. Los administradores verán las 4 columnas, para una visualización más desglosada del saldo.
  
  Vista del colaborador:
  

  Vista del administrador:
  

   

• Sus vacaciones se solicitan desde ese tipo nuevo. Después de la migración, el saldo disponible deja de estar en la vacación Legal y pasa a la Legal Laboral, así que es desde ahí que tus colaboradores piden sus días. 

  Así tus colaboradores solicitarán días de vacaciones:
  

• Y al pedirlos, solo se descuentan los días que iban a trabajar. El calendario de solicitud no les permite seleccionar feriados ni días inhábiles, de modo que una semana de vacaciones consume 5 días de su saldo y no 7. 
  

2. Migración del saldo

Esta sección del artículo responde a ¿Qué pasa con los días de vacaciones Legales que tus colaboradores ya tienen disponible para gozar?

Esta es la parte central de la migración, y funciona con una regla simple.

Las vacaciones tomadas se quedan registradas como Legales. Las vacaciones pendientes de goce se convierten en días Legales Laborales.

La plataforma revisa periodo por periodo los días ganados, tomados y pendientes de goce de cada colaborador. En cada periodo:

• Los días Legales pendientes de goce —ganados y proporcionales— se migran  a la vacación Legal Laboral. 
• Los días Legales que ya fueron tomados no se migran a Legales Laborales. Se mantienen intactos en su registro original, sin ninguna modificación.

La conversión conserva exactamente la misma cantidad de descanso. Si un colaborador con jornada de 5 días tiene 15 días Legales corridos pendientes de goce, la conversión es 15 × 22 / 30 = 11 días laborales pendientes de goce. Para jornadas de 6 días, la proporción es × 26 / 30. Es decir, si el colaborador antes de la migración tenía 15 días de vacaciones Legales, después de la migración tendrá 11 días Legales Laborales.

Como la revisión es periodo por periodo, en la tabla de Vacaciones Acumuladas aparecerán líneas nuevas del tipo Legal Laboral: son los días que antes eran Legales y no se gozaron, ya convertidos. Y en la tabla de vacaciones resumida verás que el saldo pendiente mantiene la proporción correcta respecto al que tenías antes de migrar.

🚨 Consideración Importante 

Si un colaborador tomó vacaciones usando su saldo proporcional —es decir, días de su periodo en curso, que todavía no termina de ganar— verás además una línea con saldo negativo en la tabla de vacaciones acumuladas. Ese número corresponde a esos mismos días que ya tomó, convertidos a días laborales con la nueva base de 22 o 26 días, en lugar de 30 días. Es un ajuste que hace la migración para que los días adelantados queden descontados en la misma base en la que ahora acumula días, y no en la anterior. No es un error ni significa que haya perdido días. Es un ajuste necesario que permite mantener bien cuadrados el saldo de vacaciones que tu colaborador ahora tiene disponible desde el tipo "Legal Laboral". 

 

3. Migración del saldo vencido

El saldo Legal Vencido sigue exactamente la misma regla que el Legal: solo se convierte el saldo pendiente de goce de ese periodo vencido (x 22/30 o x 26/30) y se registran en el tipo Legal Laboral Vencida. Si dentro de cada periodo vencido ya tomaste algunos días, esos se mantienen fijos y registrados en las Legales Vencidas, sin proporcionar, igual que ocurre en la vacación Legal. 

Por eso, en la tabla de Vacaciones Acumuladas verás tanto líneas de Legal Vencida—el saldo que se tomó y no se migró— como líneas de Legal Laboral Vencida, con el saldo migrado pendiente de goce.

4. Fin de la vacación Legal

La vacación Legal deja de acumular días (deja de devengar)

• Como el saldo pendiente pasa a la Legal Laboral, la vacación Legal deja de acumular días nuevos. Lo hace hasta la última fecha en que el colaborador cumplió un año, es decir, hasta el último periodo que alcanzó a ganar completo.
  
  Por ejemplo: si un colaborador ingresó un 15 de marzo y su último aniversario fue el 15 de marzo de 2026, su vacación Legal acumula hasta esa fecha. Desde ahí, todo lo que gane se acumula en su vacación Legal Laboral, en base a 22 o 26 días.
   

• Como esta fecha depende de la fecha de ingreso de cada colaborador, es distinta para cada uno: no hay una única fecha de corte para toda la empresa. Es por esto que, si el colaborador ya había adelantado días de su periodo en curso, esos días aparecen como saldo negativo en su vacación Legal Laboral.

• La vacación Legal Laboral sigue la misma lógica de vencimiento que tenía la vacación Legal: cada periodo devengado vence un año después de haberse ganado por completo. La diferencia es que ahora devenga 22 o 26 días al año, según la jornada del colaborador (en lugar de 30 días corridos).

• Al vencer, los días pasan a Legal Laboral Vencida, que funciona igual que Legal Vencida: no tiene un vencimiento posterior propio, y se va acumulando con cada periodo de Legal Laboral que vence.

Veámoslo en un ejemplo completo

Una colaboradora que trabaja de lunes a viernes, con una política de 30 días corridos al año, tiene días pendientes en dos periodos al momento de migrar.

Como se ve la ficha de vacaciones antes migrar a días laborales (imagen de apoyo)

Como se vería la ficha de vacaciones después de migrar a días laborales  (imagen de apoyo)

Cómo se lee este ejemplo:

• Los días que ya se tomó se quedan como están, por lo tanto las vacaciones Legales y Legales vencidas ahora muestran en cada línea que ganaron los días equivalentes a los tomados.  

             Por lo que la columna de Legales y Legales vencidas en la tabla de vacaciones, queda con saldo 0.

• Los días que le faltaban gozar de cada periodo se convirtieron a Legales Laborales y Legales Labores Vencidas: los 10 días pendientes de las Legales Vencidas del periodo 2024-2025 pasaron a 7.33 días Legales Laborales Vencidos (10 × 22 / 30), y los 24 Legales del periodo 2025-2026 pasaron a 17.6 días Legales Laborales (24 × 22 / 30).
  
• El saldo visible baja de 34 a 24.93 días, y su descanso es el mismo. 34 días corridos equivalen a 24.93 días laborales usando la conversión de (34 x 22/30). 
  

La revisión periodo a periodo garantiza que se migre correctamente todos los saldos pendientes de goce del colaborador. 

Nota: En este ejemplo el saldo total coincide con la conversión simple (34 × 22/30) porque el colaborador solo tiene 2 periodos y ningún tipo de vacación adicional. Si tu empresa tiene colaboradores con más periodos pendientes, saldo negativo sobregirado o tipos de vacación adicionales a la Legal, el resultado no se calculará igual — revisa la sección "¿Cómo verificar que la migración se hizo correctamente?" para el cálculo periodo por periodo.

¿Cómo verificar que la migración de saldos de vacaciones se hizo correctamente en tu URL de Buk?

Una duda frecuente al migrar es intentar comprobar el resultado aplicando una regla de tres simple sobre el saldo total: saldo total pre migración× 22/30 (o 26/30)= saldo total post migración. 

Esta comprobación no va a coincidir, y no significa que la migración esté mal hecha.

Esto pasa porque la conversión no se hace sobre el total, sino periodo por periodo: en cada periodo se revisa cuánto se ganó, cuánto se tomó y cuánto queda pendiente, y solo lo pendiente de ese periodo se convierte. 

Como cada periodo tiene su propio historial de goce, el resultado final es la suma de varias conversiones distintas, no una sola conversión sobre el número total.

Para validar correctamente, usa esta fórmula por cada periodo:

Vacaciones pendientes convertidas del periodo = (Vacaciones ganadas del periodo − Días tomados del periodo − Días compensados del periodo) × 22 o 26 / 30

Y luego:

Saldo total esperado en Legal Laboral o Legal Laboral Vencida = suma de los "pendiente convertido" de todos los periodos (vigentes y vencidos)

💡 Para esta revisión puedes apoyarte del reporte predefinido de "Saldos de Vacaciones por Periodo" que está dentro de los exportadores. Ruta: Reportería > Exportadores > Saldos de Vacaciones por Periodo.

Ejemplo: un colaborador ganó 15 días en un periodo legal y ya tomó 12. Su pendiente de ese periodo es 15 − 12 = 3 días, que se convierten en 3 × 22/30 = 2.2 días de Legal Laboral Vencida. Este cálculo se repite para cada periodo con saldo, y la suma de todos esos resultados es el saldo total que deberías ver después de migra.

Si tu empresa tiene tipos de vacación adicionales a la Legal o Legal Vencida, recuerda sumarlos aparte: esos no entran en esta fórmula porque no se convierten (no migran).

Pago de Vacaciones en la Boleta mensual y Declaración en el PLAME 

En esta sección del artículo te explicamos como funcionará el pago de las vacaciones solicitadas y su declaración en el PLAME post migración de saldos.

Aunque el colaborador pida días laborales, Buk sigue pagando en la boleta y en la liquidación, y reportando en el PLAME, sobre la base de 30 días corridos para cumplir con la ley. 

Para lograr esto, usamos un método de conversión proporcional que logra mantener la equivalencia matemática entre días laborales y corridos para cualquier cantidad de días solicitados por el colaborador. 

Funciona con una regla de tres:

Pago de vacaciones = (días solicitados × 30) / días que gana al año 

Este monto se redondea a un número entero.

Por ejemplo: un colaborador con 22 días laborales al año solicita 2 días. El cálculo es 2 × 30 / 22 = 2.73, que se redondea a 2 días y así se le pagan en su boleta el salario ese mes.

Algunas solicitudes redondean hacia arriba y otras hacia abajo, pero al completar todos los días del periodo la suma siempre llega a los 30 días convertidos. 

Los días que se pagan en la boleta, son los mismos que se declaran como pagados en el archivo PLAME, para que siempre se cumpla el pago y declaración en base a 30 días.

¿Cómo se calcula el saldo de vacaciones a pagar en la liquidación?

Al momento de generar la liquidación de un colaborador que tiene sus vacaciones en días laborales, se debe aplicar la lógica de conversión de manera inversa para volver al equivalente de 30 días corridos. Para esto, se utilizará el factor de conversión x 30/22 o x 30/26, dependiendo de la jornada del colaborador.

Para validar el cálculo que hace la plataforma (ya sea para saldo trunco, ganado o vencido), recomendamos usar el Reporte de saldo de vacaciones por período. Este reporte detalla período a período, cuánto saldo hay ganado, trunco o vencido, junto con los días tomados.

La regla general: El cálculo se debe realizar período a período guiándote con el reporte. En cada ciclo, se debe considerar el saldo (ganado, vencido o trunco) y restarle los días tomados y compensados de ese mismo período. Para poder hacer esta resta, ambos valores deben convertirse a la inversa, pero aplicando una regla clave:

💡 La regla de los decimales al convertir (x 30/22 o x 30/26)

• Para los saldos ganados, truncos o vencidos: Al convertirlos, se deben mantener los decimales. Como esto corresponde a lo que aún no se ha pagado, mantener los decimales asegura que el cálculo para el pago de la liquidación sea exacto.

• Para los días tomados o compensados: Al convertirlos, debes considerar únicamente el número entero, omitiendo los decimales. Esto se debe a que en las boletas de los meses anteriores solo se descontaron y pagaron días enteros.

¿Cómo aplicar esta regla en la práctica usando el reporte?

Ya sea que estés calculando vacaciones truncas, ganadas o vencidas, los pasos en tu reporte son los mismos:

1. Identifica el saldo: En el reporte, ubica el período a evaluar y busca la columna del saldo correspondiente (Saldo Ganado, Saldo Vencido, o el saldo del último período para las Truncas).

2. Convierte el saldo ganado, trunco y vencido: Multiplica ese valor por 30/22 o 30/26 (manteniendo los decimales). En la imagen de ejemplo, estos saldos están en las columnas con los nombres "G.prop y T.Prop".

3. Convierte los días tomados: En ese mismo período del reporte, revisa los días tomados, adelantados y compensados. Conviértelos también (x 30/22 o x 30/26), recordando considerar solo los números enteros. Para los días tomados solo se considera la parte entero, ya que el pago en la boleta es en numeros enteros. Por lo tanto, para reflejar correctamente el saldo tomado se debe convertir dejando solo lo entero. En la imagen de ejemplo, este saldo convertido aparece en la columna T.Prop (al lado de la columna "Tomadas").

4. Resta: Para tener el valor correcto de cuanto saldo de vacaciones se debe pagar en la liquidación  debes restar los días tomados convertidos (enteros) del saldo convertido Ganado, Trunco o Vencido (con decimales).

   

5. Suma total: Repite este proceso período a período y suma los resultados finales. ¡Ese es el monto exacto a pagar en la liquidación por concepto de vacaciones!
   

Nota importante: 

Si se tienen otros tipos de vacaciones asignadas al colaborador (días administrativos, días adicionales) , además de las Legales Laborales y Legales Laborales vencidas, estás se suman aparte al saldo pendiente de pago en la liquidación. 

¿Cómo se cálculará la provisión de vacación?

Si tu empresa calcula provisiones de vacaciones usando la fórmula por defecto de Buk, las fórmulas se ajustan solas para leer los saldos de las Legales Laborales y considerarlos en la provisión. No habrá descuadres importantes al migrar; ten en cuenta que, como la conversión aplica una proporción de 22/30 o 26/30, puede haber variaciones de decimales en la provisión de cada colaborador. 

Por otro lado, si tu fórmula de provisión está personalizada, recomendamos contactar con un agente de SAC para revisar si es necesario ajustar la fórmula antes de la migración, para evitar descuadres entre lo pagado y provisionado.

Reportería y plantillas de documentos

Reportes en exportadores

Por defecto, los reportes personalizados muestran el saldo tal como está en la ficha, es decir, en días laborales después de migrar. Si necesitas verlos convertidos a base 30, arma la plantilla del exportador personalizado con estas variables del Reporte de Nómina:

📍 Ruta: Reportería > Exportadores > Crear reporte > Reporte Nómina

Variables en plantillas de documentos

Las plantillas no tienen una variable por defecto que traiga los montos convertidos pero se pueden configurar llamando a estos ítems:

📍 Ruta: Administrativo > Documentos y Firma > Plantillas > Crear plantilla

Si necesitas ayuda para configurar alguna plantilla que llame a estos items , puedes acudir a SAC.

Antes de migrar, prepara a tus colaboradores

El día de la migración tus colaboradores verán un número distinto en su saldo: quien tenía 15 días verá 11. Es el mismo descanso, pero el número cambia, y es la primera pregunta que van a hacer.

Te recomendamos avisarles antes de la fecha del cambio, explicando que su saldo ahora se cuenta en días laborales y que por eso ya no se les descuentan sábados, domingos ni feriados. 

Recomendaciones antes de migrar

Todas las solicitudes de vacaciones ya aprobadas antes de la migración se mantienen en días corridos, tal como fueron aprobadas, aunque su fecha de descanso sea posterior a la migración.

Para evitar retrabajo, te recomendamos:

• Aprobar (o rechazar) todas las solicitudes de vacaciones pendientes antes de migrar. Si una solicitud queda pendiente de aprobación al momento de migrar, es probable que el colaborador tenga que volver a enviarla, ahora desde el nuevo tipo Legal Laboral.
• Durante el proceso de migración, pide a tus colaboradores no enviar nuevas solicitudes de vacaciones. La migración toma entre 1 y 2 días como máximo, por lo que no es necesario frenar las solicitudes por mucho tiempo. Una vez migrado, se habilita nuevamente el envío de solicitudes, ya desde Legal Laboral.

¿Cómo solicitar la migración?

Por ahora la migración se encuentra limitada a un grupo de clientes beta. Sin embargo, te avisaremos vía notificaciones en tu URL de Buk, cuando la migración esté disponible para que puedas solicitarla a SAC.