En Buk puedes configurar, crear, asignar y gestionar anticipos de principio a fin. Este artículo te explica todo el proceso: desde la creación del ítem hasta la descarga del transfer bancario y el comprobante del colaborador.
Contenido - Paso a paso
1. Crear un ítem de anticipo
- Ve a Remuneraciones > Ítems > Ítems.
- Ingresa al tab Anticipos.
- Haz clic en Crear anticipo.
Completa el formulario con la siguiente información:
- Tipo: elige entre Fijo o Formulado.
- Nombre: asigna un nombre que identifique el anticipo.
- Código: define un código único para el ítem.
- Monto a asignar: selecciona si el monto es igual para todos los colaboradores o distinto por persona.
Configura las opciones adicionales según necesites:
- Flujo de solicitud: actívalo si quieres que los colaboradores puedan solicitarlo y que pase por aprobación.
- Permitir asignación vía beneficios: actívalo si quieres que el anticipo esté disponible desde el módulo de Beneficios.
También puedes configurar opciones avanzadas para restringir el acceso a ciertos grupos de colaboradores.
- Haz clic en Guardar.
El ítem de anticipo queda creado y disponible para asignar.
2. Asignar un ítem de anticipo a un colaborador
Asignación individual:
- Ve a Administrativo > Colaboradores > Vigentes.
- Selecciona el colaborador al que quieres asignar el anticipo.
- Ingresa a Ítems > Descuentos.
- Haz clic en Asignar descuento.
Completa el formulario:
- Descuento: selecciona el ítem de anticipo creado.
- Valor: ingresa el monto del anticipo.
- Fecha inicio: selecciona la fecha de inicio.
- Haz clic en Asignar.
El anticipo queda asignado al colaborador.
Asignación masiva:
Si necesitas asignar anticipos a varios colaboradores a la vez, puedes hacerlo mediante el importador.
- Ve a Reportería > Importadores > Importadores.
- Dirígete al tab Administrativo.
- Ubica la sección Ítems y KPIs y selecciona el importador Ítems.
- Descarga el template y completa la información.
- Haz clic en Seleccionar archivo y sube el archivo completado.
Los ítems de anticipo quedan asignados de forma masiva.
4. Solicitar un anticipo (colaborador)
Requisitos previos del flujo de solicitud
Para que los colaboradores puedan solicitar anticipos y el equipo pueda aprobarlos, debes solicitar a Buk que active las siguientes configuraciones en tu cuenta:
- Habilitar flujo ítem: permite que haberes y descuentos pasen por un flujo de aprobación.
- Habilitar solicitud de anticipos: activa el flujo para que los colaboradores puedan solicitar anticipos desde su ficha.
Contacta a nuestro equipo de atención al cliente para habilitarlas.
Marcar un ítem de anticipo como solicitable: En el formulario de creación de un ítem de anticipo, debes marcar el checkbox de Flujo de Solicitud.
Solicitar un anticipo
- Ingresa a la ficha del colaborador.
- Ve al tab Ítems y selecciona Descuentos.
- Haz clic en Solicitar anticipo.
- Selecciona el ítem de anticipo que quieres solicitar.
- Si corresponde, ingresa el monto a solicitar.
- Haz clic en Solicitar.
Una vez enviada la solicitud, puedes revisar su estado desde la misma sección.
5. Aprobar solicitudes de anticipo (administrador)
Aprobación individual o masiva desde la sección Solicitudes
- Ve a Remuneraciones > Ítems > Solicitudes.
- Revisa las solicitudes ingresadas.
Para aprobar una a una, haz clic en el ícono de acción en la columna Acciones de cada solicitud.
Para aprobar de forma masiva:
- Selecciona los registros que quieres gestionar.
- Haz clic en el botón Acciones.
- Selecciona Aprobar seleccionados.
El sistema confirma que las asignaciones fueron aprobadas.
Aprobación desde la ficha del colaborador
También puedes aprobar directamente desde la ficha del colaborador, en la sección Ítems > Descuentos.
6. Descargar la transfer bancario de anticipos
La generación del transfer bancario debe realizarse a través de Otros Pagos:
Dirígete a un Remuneraciones ➝ Procesos.
Ingresa al periodo al que asignaste anticipos (Ej: Marzo 2023).
En el tab de Procesos, debes encontrar la sección Proceso General.
Selecciones Otros pagos.
Desde acá podrás generar el transfer bancario para pagar los anticipos, según dos lógicas:
Por fecha de pago de anticipo: En Tipo de Transfer, selecciona Transfer bancario por fecha de anticipos, luego deberás definir la Empresa y el día de pago para generar tu transfer.
Por ítem de anticipo: En Tipo de Transfer, selecciona Transfer bancario por ítem, luego deberás definir el ítem de anticipo para generar tu transfer.
7. Visualizar el comprobante de anticipo
- Ve a Colaboradores > Vigentes.
- Selecciona el colaborador.
- Ingresa al tab Boletas de Pago.
- Baja hasta la sección Recibos extraordinarios.
- Haz clic en el recibo que quieres visualizar.
8. Desasignar un ítem de anticipo
- Ve a Administrativo > Colaboradores > Vigentes.
- Selecciona el colaborador.
- Ingresa a Ítems > Descuentos.
- Busca el anticipo en la lista y haz clic en los tres puntos al lado del ítem.
- Haz clic en Eliminar.
El anticipo queda desasignado y su comprobante deja de estar disponible.
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Anticipos · Remuneraciones · Ítems · Solicitudes · Descuentos · Comprobante