Cómo descargar reportes del Módulo de Capacitaciones (LMS) desde Exportadores en plataforma de Buk

Requisitos previos

• - El acceso ya no depende de un rol fijo tipo "Administrador" o "Super Administrador": se define por permisos granulares en tu perfil, configurados en Usuarios y Perfiles (WebApp) y sincronizados automáticamente al LMS. Necesitas dos permisos habilitados en tu perfil:
•   1. Pestaña Reportería → Exportadores → Exportadores:** debe estar en **Sí**. Este permiso habilita el acceso general al módulo de Exportadores de toda la plataforma.
•   2. Pestaña Capacitaciones → Buk Capacitaciones (LMS) → Reportes y analítica:** debe estar en Modificación o **Lectura**, según lo que necesites hacer:
•      - Modificación: puedes crear, compartir y descargar reportes de Cursos, Instancias y Participantes.
•      - Lectura:  puedes recibir y descargar reportes que otra persona haya creado, pero no crear uno nuevo.
• - Ambos permisos los asigna quien administra perfiles en tu organización, desde Usuarios y Perfiles (Editar Perfil de Usuario).
• - Si te falta alguno de los dos, el sistema no mostrará las variables del reporte y te sugerirá contactar a tu administrador para habilitarlo.
• - Tu organización debe tener activo el módulo HCM de Buk.

Qué encontrarás en esta guía

Desde Exportadores > Capacitaciones en Webapp puedes generar tres reportes que reemplazan las secciones de Reportes del LMS:

Los diplomas no se descargan desde aquí: se explica más abajo dónde encontrarlos.

Cómo crear un reporte

1. Ingresa a Buk y ve al módulo Reportería en el menú principal.
2. Selecciona Exportadores
3. Haz clic en Crear reporte
4. Selecciona en plantillas la categoría  Capacitaciones.
5. Elige la plantilla que necesitas: Cursos, Instancias o Participantes.
6. Configura los filtros disponibles para este reporte (ver detalle de cada uno abajo).
7. Haz clic en Descargar. El archivo se genera en segundo plano y te llega por correo en formato XLSX, normalmente en menos de 5 minutos.

💡 No necesitas quedarte esperando en la pantalla — el proceso es asíncrono. Si el reporte es muy grande, Buk te avisa por correo cuando esté listo.

Exportador de Cursos

Consulta los cursos creados en tu organización: proveedor, responsable, disponibilidad, fechas, duración, valoración promedio y número de participantes.

• No tiene selector de alcance: siempre descarga el listado completo de cursos, sin necesidad de acotar.
• Si necesitas quedarte solo con algunos cursos, filtra directamente en el Excel generado.

Exportador de Instancias

Consulta cada instancia de curso: código, vigencia, tipo de acceso (SENCE, SIRCE, público o privado) y fechas.

• Puedes acotar la descarga por curso. Si no seleccionas ninguno, se descargan todas las instancias existentes.
• 🇨🇱 Si tu organización usa franquicia SENCE, el reporte incluye el campo de conexión SENCE por instancia.

Exportador de Participantes

Consulta a los colaboradores inscritos: información laboral, avance y resultados — unificando cursos presenciales y e-learning en una sola vista.

• Debes seleccionar al menos un filtro para poder descargar:
  • Curso: descarga la lista completa de participantes de ese curso.
  • Colaborador: descarga todas las inscripciones de ese colaborador.
• El filtro de Instancia es opcional y solo acota aún más el resultado dentro del curso elegido.
• El reporte muestra, entre otros datos: instancia, porcentaje de avance, estado y nota.

Tambien puedes segmentar la información de tus capacitaciones de forma más rápida y precisa gracias al  filtro por Modalidad en el Exportador de Participantes. Al generar tu reporte, simplemente accede a la ventana de Filtro Avanzado y selecciona si deseas consultar cursos en modalidad E-learning o Presencial para obtener datos específicos de manera inmediata.

Exportador de Usuarios

Consulta el estado de avance de tus colaboradores en su plan de capacitaciones: cursos aprobados, completados, pendientes y disponibles, además de su división.

• No tiene selector de alcance: siempre descarga el listado completo de colaboradores, sin necesidad de acotar.
• Es la base ideal para cruzar con tu nómina y construir una tabla de cumplimiento por área o división.

Exportador de Relatores

Consulta quién está disponible para dictar capacitaciones en tu organización: datos de contacto, tipo de relator (interno o externo) y modalidad del proveedor (interno o externo).

• No tiene selector de alcance: siempre descarga el listado completo de relatores.
• ⚠️ Este reporte puede mostrar más relatores que el equivalente en el LMS. Esto es intencional: el LMS solo mostraba relatores asociados a cursos con encuestas de satisfacción respondidas; el reporte en Webapp no aplica ese filtro, por lo que refleja el listado completo y real de relatores sincronizados.

Exportador de Rutas de aprendizaje

Consulta las rutas de aprendizaje creadas, su configuración, vigencia, número de cursos y avance general.

• Para Avance por ruta: Selecciona obligatoriamente una Ruta de aprendizaje del menú desplegable.

• Para Rutas de aprendizaje: Puedes filtrar por Rutas de aprendizaje específicas o definir un rango de fechas de creación mediante los campos Creada desde y Creada hasta.

• Si deseas guardar esta configuración para futuros usos, asigna un valor en el campo Nombre y haz clic en Guardar y descargar. De lo contrario, selecciona Descargar.

¿Dónde quedaron los diplomas?

Los diplomas ya no se descargan desde la sección de Reportes. Ahora se gestionan desde la ficha de inscripción del curso:

Asegurarte de que el curso e-learning o presencial tenga activada la opción de diploma en sus configuraciones iniciales.

• Descarga individual: entra a la gestión del curso (E-learning o Presencial) → pestaña Inscripciones → Por colaborador → descarga el diploma de esa persona.
• Descarga masiva: desde la misma pantalla puedes seleccionar varios colaboradores y descargar sus diplomas en bloque.

Esto te permite, por ejemplo, descargar el diploma de un grupo específico de personas sin tener que traer el listado completo del curso.

Casos prácticos

1. Preparar evidencia para una auditoría o fiscalización Descarga el Exportador de Instancias filtrado por el curso auditado para obtener vigencia y tipo de acceso, y cruza con el Exportador de Participantes (mismo curso + instancia) para tener el listado de asistentes con su estado y nota en un solo archivo.

2. Armar un reporte ejecutivo trimestral de capacitación Usa el Exportador de Cursos para obtener el panorama completo (proveedor, valoración, número de inscritos) y complementa con Participantes por curso cuando necesites el detalle de avance por colaborador. Al no requerir filtro, Cursos es el punto de partida ideal para una vista panorámica.

3. Entregar diplomas solo a un grupo de colaboradores Si necesitas certificar a una parte de los inscritos (por ejemplo, quienes aprobaron antes de una fecha de corte), no descargues el listado completo del curso: ve directo a la ficha de inscripción, selecciona únicamente a ese grupo y usa la descarga masiva de diplomas.

4. Consolidar información de colaboradores en distintas sedes o países Descarga el Exportador de Participantes por curso y cruza el resultado con tu maestro de colaboradores (área, país, sede) si tu organización opera en varios países. El reporte trae los datos de avance y resultado del curso; los atributos organizacionales dependen de tu estructura en HCM.

5. Construir un directorio de relatores para planificar el próximo semestre Descarga el Exportador de Relatores para tener a mano el listado completo de relatores internos y externos con sus datos de contacto, y así asignar rápidamente quién dictará cada curso planificado.

6. Calcular cumplimiento del plan anual por división Descarga el Exportador de Usuarios para obtener aprobados, completados y pendientes por colaborador, y crúzalo con tu nómina para construir la tabla de cumplimiento que necesitas presentar a liderazgo.

Mejores prácticas de uso

• Combina filtros para acotar el volumen: en Participantes, usar Curso + Instancia genera un archivo más liviano y rápido que descargar por Colaborador cuando buscas el panorama de un grupo específico.
• Guarda y reutiliza reportes en lugar de crear uno nuevo cada vez: desde "Mis Reportes" puedes compartir, editar o eliminar cualquier reporte guardado y volver a descargarlo cuando lo necesites.
• Verifica tus permisos antes de escalar a soporte: si no puedes crear un reporte, valida primero con quien administra perfiles en tu organización que tu perfil tenga "Reportes y analítica" en Modificación — es la causa más común de bloqueo.
• Para diplomas, no busques en Exportadores: ve directo a la ficha de inscripción del curso; ahorra pasos y evita confusión con el listado de participantes.
• Si el volumen es alto, no repitas la descarga de inmediato: el proceso es asíncrono; si pasan más de 10 minutos sin recibir el correo, revisa spam antes de volver a intentar.

Consideraciones importantes

• Al activarse esta funcionalidad para tu organización, las secciones de Reportes en el LMS te redirigen automáticamente a Exportadores en Webapp — no necesitas buscar el reporte en dos lugares distintos ni recordar que cambió de ubicación.
• El reporte de Webapp puede mostrar más o menos registros que el LMS en algunos casos: esto refleja una mejora en cómo se consolida la información entre modalidades, no un error.
• Los reportes de Cursos e Instancias no permiten segmentar por país o división directamente; si tu organización es multipaís, cruza el resultado con tu estructura organizacional en HCM.
• Si no encuentras la opción para descargar el diploma, verifica que el curso e-learning o presencial tenga activada la opción de diploma en sus configuraciones iniciales
• En la plantilla Avance por ruta, la selección de al menos una ruta de aprendizaje es un parámetro obligatorio para poder procesar la descarga.
• Si necesitas personalizar los campos del reporte antes de descargarlo, puedes utilizar la sección Datos en el panel derecho para editar, agregar o quitar columnas.
• Recuerda que puedes guardar tus configuraciones de filtros frecuentemente utilizadas asignándoles un nombre personalizado, lo que facilitará tus futuras extracciones.

Preguntas frecuentes

¿Por qué el Exportador de Participantes me exige elegir un filtro? Para evitar generar archivos excesivamente grandes y lentos. Selecciona Curso o Colaborador como punto de partida; Instancia es opcional y solo acota más.

¿Por qué el Exportador de Cursos no me deja filtrar antes de descargar? Porque siempre trae el listado completo de cursos. Si necesitas un subconjunto, aplica el filtro directamente en el Excel una vez descargado.

¿Cuánto demora en llegar el archivo? En promedio, menos de 5 minutos. Si pasan más de 10 minutos y no llega, revisa tu carpeta de spam o contacta a Servicio al Cliente.

¿Dónde descargo los diplomas ahora? Desde la gestión del curso (E-learning o Presencial) → pestaña Inscripciones → Por colaborador. Ahí puedes descargar de forma individual o masiva.

¿Qué pasa si tengo acceso limitado por área o división? El reporte respeta tu configuración de permisos. Solo verás información de los colaboradores, cursos e instancias a los que tienes acceso según tu perfil.

No veo la opción de descargar, ¿por qué? Tu perfil probablemente no tiene el permiso "Reportes y analítica" habilitado. El sistema no muestra las variables del reporte en ese caso; contacta a quien administra los perfiles en tu organización para que te lo habilite en Modificación o Lectura, según lo que necesites hacer.

¿Qué pasa si intento generar el reporte desde el LMS como antes? Una vez activada esta funcionalidad para tu organización, el LMS te redirige automáticamente a Exportadores en Webapp. No necesitas memorizar la nueva ubicación ni buscarla manualmente.

¿Puedo reutilizar un reporte que ya armé antes? Sí. Desde "Mis Reportes" puedes compartir, editar, eliminar o volver a descargar cualquier reporte guardado.

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