Guía de Perfiles de Usuario LMS (Buk Capacitaciones)

Los 4 perfiles de esta guía

Todos los perfiles se crean en WebApp → Usuarios y Perfiles → Pestaña Capacitaciones y se sincronizan automáticamente al LMS.

Ejercicio 1

Administrador de Capacitaciones

Nombre del perfil: Administrador de Capacitaciones

Acceso completo al módulo LMS

Contexto del rol

Persona responsable de administrar toda la plataforma: configura integraciones, gestiona cursos, inscripciones, reportes y ajustes avanzados. Solo debe asignarse a quien realmente administra la plataforma.

Configuración de permisos

ºCuidado! Este perfil tiene acceso total, equivalente al antiguo Superadministrador. Úsalo con criterio y asignálo solo a quienes realmente lo necesiten.

Pasos para crear este perfil

 1. Ir a Usuarios y Perfiles

En el menú lateral de WebApp, navega a "Usuarios y Perfiles" > "Perfiles de Usuario".

2. Crear nuevo perfil

Haz clic en "+ Nuevo Perfil de Usuario". Ponle el nombre: "Administrador de Capacitaciones".

3. Ir a la pestaña Capacitaciones

Dentro del perfil nuevo, haz clic en la pestaña "Capacitaciones".

4. Configurar los permisos

Selecciona el valor de cada permiso tal como aparece en la tabla de arriba.

5. Guardar y asignar

Haz clic en "Guardar" y asigna el perfil a los usuarios correspondientes desde la ficha de cada persona.

Ejercicio 2

Líder / Encargado de Capacitación

Nombre del perfil: Líder de Capacitación

Gestión operativa diaria, sin configuración técnica crítica

Contexto del rol

Lídera el área de capacitación: crea cursos, inscribe colaboradores y gestiona reportes. No necesita acceder a configuraciones de integraciones (SENCE, DC-3, webhooks) que solo el administrador técnico debería manejar.

Configuración de permisos

Al bloquear Configuración avanzada, evitas que se modifiquen accidentalmente las integraciones críticas de tu plataforma. Este perfil corresponde al caso de uso "Encargado de capacitación (ex-administrador)" presentado durante la capacitación.

Pasos para crear este perfil

1. Ir a Usuarios y Perfiles

En el menú lateral de WebApp, navega a "Usuarios y Perfiles" > "Perfiles de Usuario".

2. Crear nuevo perfil

Haz clic en "+ Nuevo Perfil de Usuario". Ponle el nombre: "Líder de Capacitación".

3. Ir a la pestaña Capacitaciones

Dentro del perfil nuevo, haz clic en la pestaña "Capacitaciones".

4. Configurar los permisos

Selecciona el valor de cada permiso tal como aparece en la tabla de arriba.

5. Guardar y asignar

Haz clic en "Guardar" y asigna el perfil a los usuarios correspondientes desde la ficha de cada persona.

Ejercicio 3

Auditor de Calidad

Nombre del perfil: Auditor de Calidad

Revisión y control sin riesgo de modificar nada

Contexto del rol

Perfil ideal para gerentes, auditores de calidad o equipos de People Analytics que necesitan visibilidad sobre los datos de capacitación. Tienen acceso completo a reportes para crearlos y exportarlos, pero no pueden modificar cursos ni inscripciones.

Configuración de permisos

Lectura en todo + Modificación en Reportes = visibilidad total con capacidad de generar informes, sin riesgo de cambiar cursos ni datos de participantes. Principio de mínimo privilegio.

Pasos para crear este perfil

1. Ir a Usuarios y Perfiles

En el menú lateral de WebApp, navega a "Usuarios y Perfiles" > "Perfiles de Usuario".

2. Crear nuevo perfil

Haz clic en "+ Nuevo Perfil de Usuario". Ponle el nombre: "Auditor de Calidad".

3. Ir a la pestaña Capacitaciones

Dentro del perfil nuevo, haz clic en la pestaña "Capacitaciones".

4. Configurar los permisos

Selecciona el valor de cada permiso tal como aparece en la tabla de arriba.

5. Guardar y asignar

Haz clic en "Guardar" y asigna el perfil a los usuarios correspondientes desde la ficha de cada persona.

Ejercicio 4

Relator Externo

Nombre del perfil: Relator Externo

Acceso mínimo para conducir meetings y webinars

Contexto del rol

Instructor externo que imparte sesiones de meeting o webinar. Solo necesita acceso para conducir sus sesiones asignadas. No debe ver cursos de otros relatores, datos de inscripciones ni información de la organización.

Configuración de permisos

El permiso de Relatoría es booleano (Sí/No), no tri-estado. Con Sí, el relator solo puede conducir las sesiones que le asignaste, sin ver ningún otro dato de la plataforma.

Pasos para crear este perfil

1. Ir a Usuarios y Perfiles

En el menú lateral de WebApp, navega a "Usuarios y Perfiles" > "Perfiles de Usuario".

2. Crear nuevo perfil

Haz clic en "+ Nuevo Perfil de Usuario". Ponle el nombre: "Relator Externo".

3. Ir a la pestaña Capacitaciones

Dentro del perfil nuevo, haz clic en la pestaña "Capacitaciones".

4. Configurar los permisos

Selecciona el valor de cada permiso tal como aparece en la tabla de arriba.

5. Guardar y asignar

Haz clic en "Guardar" y asigna el perfil a los usuarios correspondientes desde la ficha de cada persona.

Perfil especial

¿Cómo configuro el perfil Estudiante?

Los colaboradores que solo toman cursos como participantes no necesitan un perfil de gestión. Existen dos formas de asignarles el acceso correcto:

Opción A — Perfil manual con todo en "No"

Crea un perfil llamado "Estudiante" y configura todos los permisos de la pestaña Capacitaciones en "No". El usuario podrá acceder a sus cursos y contenidos como participante, sin ningún acceso administrativo.

Opción B — Perfil normal con módulo activo (recomendada)

Si el perfil del colaborador tiene activo el módulo de Capacitaciones pero sin permisos de gestión configurados, el sistema le asigna automáticamente el rol Estudiante. No necesitas crear un perfil adicional.

Recomendación: si la mayoría de tus usuarios son colaboradores que solo toman cursos, la Opción B es la más simple y no requiere ninguna configuración extra.

Resumen: los 4 perfiles de un vistazo

Mod. = Modificación (crear y editar)  •  Lect. = Lectura (solo ver)  •  No = Sin acceso  •  Sí = Acceso habilitado (booleano)

Preguntas frecuentes

Consultas comunes durante la activación del nuevo sistema de permisos.

¿Qué pasa con los roles actuales de mis usuarios en el LMS?

Si tus usuarios ya tenían roles asignados en el LMS (admin, superadmin, administrador limitado, relator, estudiante), la migración es automática. Se mantiene la misma configuración para asegurar una transición sin interrupciones. No necesitas reconfigurar nada.

¿Qué hago si no uso WebApp?

Si tu empresa no tiene WebApp activo, el sistema de roles del LMS se mantiene exactamente igual. El cambio es solo para clientes con WebApp. Cero impacto en tu operación actual.

¿Cómo configuro el perfil Estudiante?

Opción 1: Crea un perfil con todos los permisos de Capacitaciones en "No". El usuario accede al LMS solo como participante. Opción 2 (recomendada): si el perfil del colaborador tiene activo el módulo de Capacitaciones pero sin permisos de gestión, el sistema asigna automáticamente el rol Estudiante. No necesitas hacer nada extra.

¿Cómo cambia el selector de vistas en el LMS?

El selector de cambio de vistas (antes tenía etiquetas como Admin, Relator, etc.) ahora se simplifica a dos opciones: Colaborador y Administrador. Para los reportes, puedes identificar los perfiles por nombre y hacer cruces si es necesario.

Tengo un usuario que necesita ver todo pero no modificar nada. ¿Qué perfil le asigno?

El perfil Auditor de Calidad (Ejercicio 3) es exactamente para ese caso: Lectura en todos los permisos de gestión, y Modificación solo en Reportes para que pueda crear y exportar sus propios reportes. Sin riesgo de cambios accidentales.

¿Puedo tener un usuario que sea a la vez estudiante y administrador?

Sí. En el LMS puedes cambiar de vista entre "Colaborador" (ve sus cursos como estudiante) y "Administrador" (accede a la gestión) desde el selector de vistas. El perfil determina qué funciones de administración puede ver en la vista de Administrador.