Esta guía explica los conceptos esenciales que necesitas conocer para administrar el módulo de Capacitaciones en Buk. Está organizada siguiendo el flujo natural de trabajo: desde entender qué es un curso, hasta cómo se inscriben los colaboradores y cómo se registra su avance.
¿Para quién es esta guía? Para administradores del módulo de Capacitaciones que quieren entender cómo funciona la plataforma antes de configurar sus primeros cursos, instancias o rutas de aprendizaje. |
1. Las piezas principales: curso, instancia y participante
Todo en el módulo de Capacitaciones se construye sobre tres conceptos base. Entenderlos bien evita la mayoría de las confusiones.
Curso
Un curso es la plantilla o estructura base. Define el título, el contenido, el proveedor y los criterios de aprobación. Por sí solo, un curso no tiene fechas ni participantes: es solo la definición de qué se va a enseñar y cómo se va a evaluar.
Analogía Piensa en el curso como el "molde". La ejecución real ocurre en las instancias. |
Instancia
Una instancia es la ejecución concreta de un curso. Aquí es donde aparecen las fechas, los participantes y el registro del aprendizaje. Un mismo curso puede tener múltiples instancias: por ejemplo, el mismo curso de inducción impartido en enero y en julio son dos instancias distintas del mismo curso.
Participante
Un participante es la relación entre una persona y una instancia específica. En esta relación se almacenan la nota final, la asistencia, el estado de aprobación y, si corresponde, el diploma obtenido.
2. Tipos de curso: e-learning y presencial
Todos los cursos en Buk Capacitaciones son de uno de estos dos tipos. La diferencia principal está en cómo se registra el aprendizaje.
E-learning
El aprendizaje ocurre dentro de la plataforma, a través de un reproductor de contenidos. El seguimiento es automático: el sistema registra el avance, el tiempo y las notas del colaborador sin que el administrador intervenga.
Dentro de e-learning hay dos variantes:
- Asincrónico (on-demand): el colaborador accede cuando quiere y avanza a su ritmo. No hay sesión en vivo.
- Sincrónico (Webinar o Meeting): hay una sesión en vivo. El administrador programa la sesión y los colaboradores participan en tiempo real.
Diferencia entre Webinar y Meeting Webinar: transmisión con presentadores hacia una audiencia. Soporta hasta 500 participantes. Meeting: sesión bidireccional con cámara, micrófono y chat. Soporta hasta 300 participantes. |
Presencial
Diseñado para registrar formación que ocurre fuera de la plataforma: capacitaciones en sala, cursos realizados en plataformas externas sin integración con Buk, o registros históricos de formación anterior. El seguimiento es manual: el administrador carga la asistencia y la nota directamente.
Importante Aunque se llame "Presencial", este tipo también sirve para registrar cursos e-learning que se hicieron en otra plataforma (por ejemplo, un curso de Coursera que quieres dejar registrado en Buk). En ese caso no hay reproductor de contenido: solo queda constancia de que el colaborador completó el curso. |
3. Contenido de un curso e-learning: unidades, capítulos y tópicos
El contenido de un curso e-learning se organiza en tres niveles jerárquicos:
- Unidades: agrupaciones temáticas. Son el nivel más general.
- Capítulos: subdivisiones de una unidad.
- Tópicos: el bloque mínimo que el colaborador consume. Son los videos, PDFs, evaluaciones, etc.
Los tópicos deben completarse en orden. Cada tópico tiene una acción que lo marca como completado (terminar el video, llegar a la última página del PDF, responder la evaluación). El colaborador no puede avanzar al siguiente tópico sin completar el anterior, salvo que el tópico esté marcado como opcional.
Tópicos opcionales Un tópico marcado como opcional no bloquea el avance aunque el colaborador no lo complete. Útil para material complementario o lecturas de apoyo. |
Tipos de tópicos
Hay tres categorías de tópicos según su función:
Informativos (no generan nota)
- Video: se completa al terminar la reproducción.
- PDF: se completa al llegar a la última página.
- PowerPoint: se completa al visualizar el tópico.
- Página de contenido: texto enriquecido con imágenes o enlaces. Se completa al visualizar.
- URL externa: redirige a un enlace fuera de Buk. Se completa al hacer clic.
Interactivos (generan nota)
Solo estos tópicos participan en el cálculo de aprobación del curso.
- Evaluación: prueba con preguntas y nota, configurada directamente en el LMS.
- SCORM: módulo interactivo empaquetado que reporta su propio puntaje al sistema.
Participación
- Cuestionario: sin nota. Se usa principalmente como encuesta de satisfacción. No afecta la aprobación.
Cursos sin evaluaciones Si el curso no tiene ninguna evaluación ni SCORM, el colaborador aprueba automáticamente al llegar al 100% de completitud. En este caso no hay nota visible, solo el indicador de completitud. |
4. Criterios de aprobación
Al configurar un curso e-learning, defines cómo se determina si un colaborador lo aprueba. Hay tres opciones:
| Aprobar todos los tópicos (opción por defecto) | El colaborador aprueba si cada evaluación final está individualmente aprobada. Si reprueba una sola evaluación, reprueba el curso aunque su promedio general sea alto. |
| Nota promedio | El colaborador aprueba si su promedio ponderado es igual o superior a la nota mínima configurada. |
| Ambos criterios | El criterio más exigente: todas las evaluaciones deben estar aprobadas individualmente Y el promedio debe superar la nota mínima. |
⚠ Importante: los criterios se fijan al primer acceso Los criterios de aprobación quedan vinculados al colaborador en el momento en que entra al reproductor por primera vez. Si cambias los criterios después, los colaboradores que ya abrieron el curso siguen siendo evaluados con los valores originales. Solo los nuevos accesos (colaboradores que aún no habían abierto el curso) verán los criterios actualizados. |
5. Borrador y versiones publicadas
Al crear un curso e-learning, el contenido comienza en estado borrador: es editable pero los colaboradores no lo ven. Al publicarlo, el borrador se convierte en la versión activa que los colaboradores pueden consumir.
Puedes seguir actualizando el contenido después de publicar. Mientras trabajas en los cambios, el curso sigue funcionando normalmente para los colaboradores con la versión anterior. Al publicar una nueva versión:
- Los colaboradores que aún no habían abierto el reproductor verán el nuevo contenido.
- Los que ya habían entrado al reproductor siguen con la versión que tenían al momento de su primer acceso.
Cuándo se asigna la versión a un colaborador La versión del curso se asigna en el momento en que el colaborador entra al reproductor por primera vez, no al inscribirse. Inscribirse y abrir el curso son dos acciones distintas. |
6. Instancias: cómo funcionan en e-learning y presencial
En cursos e-learning
Al crear un curso e-learning, el sistema genera automáticamente una instancia predeterminada. Esta instancia actúa como contenedor por defecto para la mayoría de las inscripciones. En la práctica, rara vez necesitas crear instancias adicionales.
Regla importante Un colaborador solo puede estar inscrito en una instancia del mismo curso e-learning al mismo tiempo. No es posible tener inscripciones simultáneas en dos instancias del mismo curso. |
Las instancias e-learning tienen un tipo que define cómo se gestionan las inscripciones:
- Privada: solo permite inscripción manual o masiva por el administrador. Es el comportamiento por defecto.
- Pública: habilita la autoinscripción del colaborador desde el catálogo. No aplica a Webinar ni Meeting.
- SENCE / SIRCE: tipos especiales para integraciones con sistemas regulatorios en Chile.
En cursos presenciales
En presenciales no se crea una instancia predeterminada. Todas las instancias se crean manualmente, generalmente para representar una cohorte con fechas, sede y relator específicos.
Diferencia clave con e-learning En cursos presenciales, un colaborador sí puede estar inscrito en múltiples instancias del mismo curso al mismo tiempo. Esto es posible porque el seguimiento es manual y no hay riesgo de mezclar avances automáticos. |
7. Cómo se inscriben los colaboradores
Hay tres formas principales de inscribir a un colaborador en un curso:
- Inscripción manual: el administrador agrega colaboradores uno a uno desde el panel del curso.
- Inscripción masiva: el administrador carga una lista de colaboradores. El sistema los procesa de forma asíncrona en segundo plano.
- Autoinscripción: disponible solo en instancias de tipo Público. El colaborador se inscribe por su cuenta desde el catálogo de cursos.
Además, las inscripciones pueden tener dos caracteres:
- Requerida: el curso aparece como obligatorio para el colaborador.
- Opcional: el curso aparece como voluntario y el colaborador decide si lo toma.
Inscripción voluntaria y correos automáticos Los correos de inscripción y recordatorios automáticos solo se envían a colaboradores con inscripción de tipo Requerida. Si la inscripción es Opcional, el colaborador no recibe correos automáticos: debe acceder al curso por su cuenta desde el portal. |
8. Rutas de aprendizaje
Una ruta de aprendizaje organiza varios cursos e-learning en un recorrido formativo con un orden definido. Es útil cuando quieres guiar al colaborador por una secuencia de aprendizaje progresiva.
Características principales:
- Una ruta agrupa uno o más cursos en una secuencia definida por el administrador.
- Puedes configurar prerrequisitos entre cursos: un colaborador no puede empezar el curso B hasta completar el curso A.
- Solo aplica a cursos e-learning.
- Un colaborador inscrito a un curso a través de una ruta queda identificado como inscripción por ruta, lo que lo diferencia de una inscripción manual o desde catálogo.
Módulos en cursos presenciales Los cursos presenciales no usan la estructura de unidades/capítulos/tópicos. En su lugar tienen módulos, que son tramos del curso con horas y relator asignado. |
9. Progreso y seguimiento
El progreso funciona de forma distinta según el tipo de curso:
En e-learning: seguimiento automático
El sistema registra automáticamente el avance de cada colaborador a nivel de tópico. Completar un tópico actualiza el avance del capítulo, que actualiza el de la unidad, que actualiza el del curso. Esto se refleja finalmente en la nota y el estado de aprobación del participante.
Gracias a este nivel de detalle, puedes ver exactamente en qué punto del contenido abandonó un colaborador, y el sistema puede recalcular notas si cambias las ponderaciones.
En presencial: seguimiento manual
No hay seguimiento automático. El administrador carga manualmente la asistencia y la nota final directamente en la instancia. El sistema no registra qué hizo el colaborador dentro del curso.
10. Glosario rápido
Referencia rápida de los términos más usados en el módulo de Capacitaciones.
| Curso | La plantilla base que define el contenido, el proveedor y los criterios de aprobación. No tiene fechas ni participantes por sí solo. |
| Instancia | La ejecución concreta de un curso, con fechas y participantes. Un curso puede tener múltiples instancias. |
| Instancia predeterminada | Instancia que se crea automáticamente al crear un curso e-learning. Absorbe la mayoría de las inscripciones por defecto. |
| Participante | La inscripción de un colaborador en una instancia. Aquí se guardan la nota, la asistencia y el diploma. |
| Tópico | El bloque mínimo de contenido de un curso e-learning (video, PDF, evaluación, etc.). |
| Tópico opcional | Tópico que no bloquea el avance del colaborador aunque no lo complete. |
| Borrador | Estado del contenido en edición. No es visible para los colaboradores. |
| Versión publicada | Estado del contenido visible para los colaboradores. Se genera al publicar el borrador. |
| Ruta de aprendizaje | Recorrido formativo que organiza varios cursos e-learning en secuencia, con prerrequisitos opcionales. |
| Módulo (presencial) | Tramo de un curso presencial con horas y relator asignado. Equivale al tópico en e-learning. |
| Inscripción requerida | El curso aparece como obligatorio para el colaborador. Activa el envío de correos automáticos. |
| Inscripción opcional | El curso aparece como voluntario. No genera correos automáticos. |
| Instancia privada | Solo permite inscripción manual o masiva por el administrador. Es el tipo por defecto. |
| Acceso público | Permite que el colaborador se inscriba por su cuenta desde el catálogo. |
| SCORM | Módulo interactivo empaquetado que reporta su propio puntaje al sistema. Debe cargarse desde Centro de datos > Multimedia > SCORM. |
| Cuestionario | Tópico de participación sin nota. Usado principalmente como encuesta de satisfacción. |
| Webinar | Sesión en vivo de tipo transmisión. Hasta 500 participantes. |
| Meeting | Sesión en vivo bidireccional con cámara y micrófono. Hasta 300 participantes. |
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