Para llevar un control financiero exacto y ordenado, la plataforma te ofrece la flexibilidad de dividir el impacto de los gastos de un colaborador entre diferentes áreas o departamentos de tu empresa. A través de esta funcionalidad, podrás asignar a un mismo trabajador a múltiples centros de costo utilizando un criterio de distribución basado en porcentajes.
El objetivo de este procedimiento es guiarte de manera clara y cercana, primero en la activación global de este parámetro dentro de los módulos administrativos de la empresa y, posteriormente, en la asignación específica de los porcentajes correspondientes dentro del expediente de tu colaborador.
Paso a paso
Parte 1: Activación global de la herramienta
Paso 1: Ingresa al módulo de contabilidad
Para comenzar con este proceso, primero debemos asegurarnos de que la opción multi-centro de costo se encuentre operativa en tu sistema. Dirígete al menú principal de la plataforma e ingresa a la siguiente ubicación:
Ruta: Remuneraciones > Configuración > Contabilidad
Una vez allí, verás que la pantalla muestra las opciones contables del sistema. Desplázate por el panel hasta encontrar la sección llamada Centro de costo. En este apartado, deberás marcar o activar la opción llamada “Habilitar múltiples centros costo”, lo que permitirá abrir esta propiedad en toda la plataforma.
Paso 2: Configura el formato de distribución y guarda los cambios
A continuación, si miras un poco más abajo dentro de esa misma sección, verás que se habilitará un nuevo campo titulado Formato proporción centro de costos. Al seleccionarlo, notarás que el sistema te ofrecerá tres alternativas distintas para medir la distribución: por días, por horas o de forma porcentual.
Para este caso en particular, debes elegir la opción Porcentual. Una vez que hayas seleccionado esta alternativa, asegúrate de guardar la configuración para que el sistema asimile las nuevas reglas del negocio.
Parte 2: Asignación en la ficha del colaborador
Paso 3: Accede a la edición laboral del trabajador
Una vez habilitada la configuración general, el siguiente paso consiste en aplicarla de manera individual. Para ello, ingresa a la Ficha del trabajador del colaborador que deseas distribuir. Una vez dentro de su expediente personal, pincha en la opción llamada Resumen y, después de eso, selecciona la alternativa de Editar trabajo. Esto permitirá que la plataforma te muestre el formulario editable con todas las condiciones contractuales del empleado.
Paso 4: Define los códigos y pesos de los centros de costo
En este punto del formulario, debes bajar por la pantalla hasta localizar la sección identificada como Centros de costos. Verás que aquí aparecerán dos características o columnas principales para rellenar: Código y Peso.
En la casilla de Código, debes seleccionar el tipo de centro de costo que quieres vincular a este trabajador.
En la casilla de Peso, irá el valor porcentual que configuramos previamente. Cabe destacar que, si el colaborador solo posee un centro de costo asignado, ese peso figurará automáticamente con el 100%.
Paso 5: Agrega múltiples centros y distribuye los porcentajes
Ahora, si necesitas incorporar un nuevo destino para el gasto, pincha en la opción llamada Agregar. Verás que el sistema desplegará de inmediato una segunda fila en la pantalla. En la opción de Código de esta nueva línea, selecciona el segundo centro de costo, y en la opción de Peso escribe el porcentaje que le quieres cargar.
Por ejemplo, si a esta segunda opción tú le pones un 50%, verás cómo automáticamente la primera opción se ajustará también al 50% para equilibrar la balanza. Una vez que hayas terminado de distribuir proporcionalmente todos los centros de costo según tus necesidades, simplemente baja hasta el final de la ficha del trabajador y guarda esta configuración.
Resultado esperado
Si realizaste el proceso correctamente, el sistema actualizará de inmediato la ficha del colaborador. A partir de este momento, los costos asociados a su remuneración se verán reflejados y prorrateados de forma exacta y automatizada entre los centros de costo asignados, manteniendo un registro impecable en tus reportes financieros de la empresa.
Consideraciones adicionales
Asistencia de soporte: En el caso de que hayas revisado minuciosamente la ruta de configuración inicial descrita en el Paso 1 y notes que el sistema no te despliega la opción para habilitar la casilla, por favor ponte en contacto directo con nosotros a través del canal de soporte para que podamos habilitarte esta propiedad internamente.