Objetivo:
Este artículo tiene como finalidad instruir a los usuarios sobre cómo realizar las asignaciones de ítems en la liquidación, generar los documentos de liquidación de forma individual y masiva, y visualir los items asignados en la contabilidad. Se explican los pasos específicos a seguir en cada uno de los métodos, destacando las opciones disponibles.
Alcance / Limitaciones:
El artículo está dirigido a aquellos administradores de Buk que posean los permisos mínimos en la gestión de ítems para la asignación de los mismos a los colaboradores. En el texto se proporciona una guía completa y detallada de los procesos de asignación de ítems tanto de forma individual como masiva.
Sustento Legal y Aplicaciones:
La plataforma se destaca por su versatilidad en la adaptación a los diversos métodos de pago y sistemas de gestión utilizados por diferentes empresas. Esto se traduce en la capacidad de crear y asignar ítems de acuerdo con las preferencias y necesidades de los administradores de usuarios. Esta flexibilidad permite una amplia personalización que puede ajustarse tanto a las regulaciones legales vigentes como a las políticas internas específicas de cada empresa.
Proceso Individual de Asignación de items a la Liquidación:
1. Desde la ficha del colaborador en la pestaña "Ítems", selecciona el tipo de ítem que deseas asignar (Haberes/Descuentos u Otro). En la misma vista, encontrarás una casilla que muestra los ítems ya asignados para el mes actual.
2. Para definir un nuevo ítem, haz clic en "Nuevo" al final del listado. En el formulario de "Asignar Item" se debe confirmar el ítem específico a asignar, el tipo de comprobante en el que se añadirá (boleta de pago o comprobante de liquidación) y la fecha desde la cual se asignará el ítem para el cálculo en la boleta de pago o liquidación. Para terminar da clic en “Asignar”.
Podrás asignar el haber o descuento a la liquidación tanto antes como después del cese del colaborador.
Si lo asignas antes del cese, el detalle del monto final de haberes o descuentos asignados se verá reflejado en la simulación de liquidación. Si lo asignas después del cese, podrás visualizar los montos asignados en el comprobante de liquidación.
3. Luego de haber asignado el item, si deseas editarlo, pausarlo o desasignarlo. Podrás hacerlo desde la misma pestaña de Ítems, ubica el signo de pausa para "Suspender" el ítem por un tiempo determinado, usa el lápiz para "editar" el ítem y emplea la papelera para desasignar o eliminar el ítem de la ficha.
Importante: Para asignar un item a un colaborador cesado, primero debes asegurarte de cambiar el estado de su ficha de inactivo (en rojo) a pendiente (en naranja). Para hacer esto solo debes dar clic en el ícono de la ficha.
Al terminar la asignación del ítem recuerda volver al colaborador a su estado inactivo dando clic nuevamente en el ícono superior derecho. De esta forma los archivos que generes reflejarán también los ítems asignados al colaborador.
Proceso Individual de Generación de Documentos de Liquidación:
Hay dos opciones para generar los documentos de liquidación de forma individual. La primera es antes del cese, al terminar la simulación de liquidación, dando clic en la casilla "Generar documentos" y eligiendo qué plantilla de documento se quiere generar para la liquidación.
La segunda opción es generar el documento después del cese. Siempre y cuando el colaborador tenga un comprobante de liquidación, se podrán generar documentos del tipo liquidación desde la vista de "Documentos" en la ficha del colaborador.
Proceso Masivo de Liquidación y Generación de Documentos:
Para generar masivamente los documentos de liquidación en el momento en el que se está liquidando masivamente desde el importador de "Liquidar Colaboradores - Modificador" se debe dar clic en la casilla "Generar documentos".
Al dar clic se mostrarán los tipos de plantillas de liquidación disponibles para generar al terminar la importación. El proceso de liquidación masiva terminará luego de subir el template de liquidación con los datos de los colaboradores a cesar, y que se muestre el aviso de confirmación del cese masivo.
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Proceso Masivo de Generación de Documentos de Liquidación:
Para generar masivamente los documentos de liquidación, después de haber ocurrido el cese, debes dirigirte a la vista de Documentos, desde Administrativo >>Documentos y Firmas >> Documentos. En esta vista podrás generar documentos del tipo liquidación como Certificado de Antigüedad, Certificado de liberación de CTS, Certificado de Liquidación de benficios sociales, entre otros, dando clic en el botón "Generar Documentos" y seleccionando a los colaboradores y el tipo de documento que deseas generar.
Colección de variables de items asignados a la liquidación:
Para que en los documentos de liquidación se muestre el detalle de los items asignados desde la ficha del colaborador se tienen disponibles colecciones de variables, para hacer uso de estas, es necesario iterar sobre ellas usando la siguiente estructura.
Ejemplo de colección de items del tipo haber:
{%for haber in finiquito.haberes_liquidacion%}
Nombre: {{haber.nombre}} Monto: {{haber.monto}}
{%endfor%}
Total haberes: {{finiquito.total_haberes_liquidacion}}
Para usar las colecciones de variables de otro tipo de ítems solo se debe remplazar la palabra "haber" por el tipo al que se quiere llamar: descuentos, aportes o informativos.
En algunos casos, existen ítems informativos que no tienen su variable homologa disponible para ser usada en plantillas de documentos. Para esos casos, igual se puede obtener su "nombre" o "monto". Para esto, se debe recorrer la colección de informativos buscando el ítem por nombre o código, a través del operador for junto al operador if.
Ejemplo:
{%for informativo in empleado.informativos%}{%if informativo.codigo == "buk_base_vacaciones"%}
{{informativo.nombre}} {%endif%}{%endfor%}
Ítems asignados a la liquidación en la Contabilidad:
Los ítems asignados desde la ficha del colaborador se reflejan en el archivo de contabilidad que puedes descargar desde Remuneraciones > Procesos > Contabilidad.
El asiento contable que se genere para los ítems asignados al comprobante de liquidación dependerá directamente de la configuración de la cuenta contable definida para ese ítem.
Cada cuenta contable tiene asociado un "tipo de asiento contable", que define cómo se registrará en el archivo.
Puedes revisar a qué asiento contable está asignada una cuenta contable desde Administrativo (ícono de tuerca) > Cuentas Contables. Buscar la cuenta correspondiente y revisa el campo "Tipo de asiento" en la tabla.
- Si la cuenta contable asignada al ítem tiene como tipo de asiento "Planilla Mensual", el ítem se registrará con ese asiento en el archivo de contabilidad.
- Si la cuenta tiene de asiento "Liquidaciones", el ítem se reflejará bajo ese asiento contable.
Nota importante: Si necesitas que un ítem aparezca tanto en la boleta de pago como en el comprobante de liquidación, te recomendamos crear dos ítems distintos, cada uno con su propia cuenta contable y asiento. Así, en la contabilidad se reflejarán por separado bajo los asientos "Planilla Mensual" y "Liquidaciones" correspondientemente.
Módulos Requeridos:
- Base: Gestión de personas esencial.
- Módulos: Remuneraciones.
Palabras claves:
Terminar, término, liquidación, indemnización, documento, carta de aviso, simulación, beneficios sociales, asignar, haberes, descuentos, items.
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