Este artículo se enfoca en guiar a usuarios administradores de Talento a través de los diferentes procesos involucrados en la gestión de planes de acción, desde la creación inicial hasta la carga masiva y la modificación posterior de la información. Además, busca proporcionar claridad sobre las opciones disponibles en la plataforma, como la vinculación de planes de acción a procesos específicos y la utilización de herramientas como importadores y modificadores para una gestión eficiente de los datos.
Alcance / Limitaciones:
El artículo está dirigido a usuarios administradores o con perfiles personalizados que cuenten con permisos de edición en las secciones de Talento e Importadores en Buk. Aborda la creación y gestión de planes de acción en la plataforma. Incluye la creación de planes tanto individuales como masivos, la modificación de información y la vinculación con procesos de evaluación de desempeño, encuestas y feedback. Es importante destacar que solo el supervisor directo o administrador tienen la facultad de crear y actualizar el estado y el avance de los planes de acción. El colaborador podrá revisar los planes de acción asignados desde su ficha.
Definiciones:
- Planes de acción:
Los planes de acción sirven para abordar situaciones específicas, mejorar el desempeño, resolver problemas o alcanzar objetivos dentro de la organización. Estos planes se centran en acciones concretas que se deben llevar a cabo para mejorar el rendimiento individual de los colaboradores. Pueden abordar una amplia gama de áreas, como el desarrollo profesional, la capacitación, la resolución de conflictos, la mejora de la comunicación, la seguridad laboral, la calidad del trabajo, entre otros aspectos relevantes para el funcionamiento eficaz de la empresa.
Proceso en Plataforma Individual:
Para crear planes de acción a los colaboradores de manera individual, puedes acceder a sus fichas. Utiliza el buscador ubicado en el menú superior para encontrar la ficha del colaborador deseado. Una vez allí, entra a la pestaña "Talento" y selecciona "Planes de acción". Luego, haz clic en "Crear Plan de Acción" para comenzar.
Deberás asignar un nombre al plan de acción y proporcionar una descripción detallada para ofrecer mayor claridad. Además, tienes la opción de vincular el plan de acción a procesos como evaluaciones de desempeño, Feedback o encuestas de clima realizadas anteriormente. También puedes optar por dejar este campo en blanco si no deseas asociarlo a ningún proceso en particular.
También, puedes establecer la fecha de inicio y fin del plan de acción, así como una fecha de revisión para facilitar el seguimiento y control del progreso.
Para finalizar haz clic en "Guardar"
Una vez que guardes el plan de acción, el colaborador recibirá una notificación por correo electrónico sobre la asignación de este nuevo plan. En el correo, encontrará un enlace directo para revisar el plan de acción en su ficha en Buk.
También, tienes la opción de generar planes de acción de manera individual desde el módulo. Para ello, dirígete a la sección de "Talento" y selecciona "Planes de acción". A continuación, haz clic en "Crear plan de acción". Deberás elegir al empleado y completar los campos indicados anteriormente.
Proceso en Plataforma Masivo:
Además, puedes asignar planes de acción de manera masiva mediante los importadores. Para hacerlo, ve al menú lateral y selecciona "Información", luego haz clic en "Importadores". Dentro de la sección "Talento", encontrarás el importador específico "Planes de acción"
Para cargar planes de acción de forma masiva, haz clic en "Descargar Template". Se descargará un archivo Excel preconfigurado con los nombres de las columnas. Luego, tendrás que completarlo con la información necesaria.
Para cargar los planes de acción, ingresa la información en la pestaña "Cargar Planes de Acción" proporcionando el número de documento del empleado y el nombre y la descripción del plan de acción. Recuerda que puedes vincular los planes de acción a procesos como evaluaciones, encuestas y feedback. En la pestaña "Procesos", encontrarás los procesos creados como referencia. Completa las fechas de inicio, término y revisión, y asigna un estado. Puedes utilizar la pestaña "Estado" para copiar los estados disponibles. Finalmente, registra el progreso del plan de acción. Una vez que hayas completado la hoja de Excel, guárdala y cárgala seleccionando el archivo correspondiente
Modificador de planes de acción:
Puedes utilizar el importador de modificadores de planes de acción para actualizar la información cargada de manera masiva. Para ello, ve a la sección "Información" y haz clic en "Importadores". Dentro de la categoría "Talento", encontrarás el modificador de Planes de acción.
Selecciona los campos que desees actualizar, luego descarga el template.
Al descargar el archivo Excel, encontrarás la información de los planes de acción que has cargado. En las columnas, verás los campos que seleccionaste al descargar la plantilla. Puedes editar la información según sea necesario, pero asegúrate de no modificar la columna "Identificador interno", ya que este es asignado automáticamente y es utilizado para identificar los planes de acción en la aplicación. Una vez que hayas realizado las modificaciones necesarias, guarda el archivo y cárgalo en "Seleccionar archivo"
