Gestión de turnos – Peru

Objetivo:

Revisa aquí cómo gestionar diferentes turnos en tu plataforma

Alcance / Limitaciones:

Si tu empresa está integrada con sistemas como winper o meta4, la gestión de turnos la debes realizar desde esas mismas plataformas y no en Buk Asistencia.

Desde Buk Asistencia podrás gestionar turnos para cada uno de los colaboradores asociados a tu recinto. En este artículo aprenderás a crear turnos (Permanentes, Transitorios y Flexibles), asignar turnos y revisar el calendario de turnos.

Definiciones:

Listado de términos que varían según país.

Recinto: Lugar de trabajo
Nómina: Listado de colaboradores
RUT empresa: Rol único tributa, sirve como código de identificación de empresas. RUC (Pe), NIT (Co), RFC Empresa (Mx).
RUT (personal): Número de documento de identidad. DNI, RFC, NIT.
Colación: Almuerzo, refrigerio.
Holgura: Espacio de tiempo permitido para el registro de asistencia sin aplicar descuentos, tanto al ingreso como a la salida. Tiempo de Tolerancia.
Váucher laboral: Comprobante de marcación, enviado por correo al colaborador y al encargado de asistencia, después de cada registro. "Comprobante ingreso/salida"

Proceso en Plataforma Individual:

Dirígete al menú de navegación del costado izquierdo del sitio y selecciona "Turnos" y luego "Listado de turnos"

Una vez en la pantalla "Turnos" selecciona la opción "Crear", esto desplegará tres opciones: "Permanente", "Transitorio" y "Flexible". Selecciona la opción apropiada según las necesidades de la empresa.

A continuación te explicamos en detalle cada opción.

Un turno "Permanente" se mantiene constante en el el tiempo (a través de las semanas), se define una única vez y de forma genérica para la semana. Se mantiene vigente mientras no sea modificado.
Un turno "Transitorio" se define con anticipación para un rango de tiempo (hasta tres meses) específico. Es importante cargar el período siguiente antes de que expire el actual.
Un turno "Flexible" se define como un turno donde se asigna solamente la cantidad de horas diarias a trabajar, por ende este empezará a regir cuando el trabajador realice su marca de entrada en el sistema de asistencia.

Creación de Turno Permanente

Podrás crear los turnos directamente desde la plataforma o desde la plantilla de horarios.

Para crear un nuevo turno directamente desde la plataforma deberás completar los campos de la siguiente manera:

Nombre turno: Crea un nombre al nuevo turno, esto permitirá la identificación al momento de asignar el turno a un colaborador.
Jornada: Si el horario de salida del turno excede las 23:59 horas, debes seleccionar jornada "Nocturno/Mixto".
Sigla Turno: Asigna las siglas que te ayuden a identificar de forma rápida el turno. En caso de utilizar asignación con vista calendario para planificar tus turnos, deberás hacerla utilizando estas siglas.
Resolución exenta: Determina si el turno se encuentra afecto a un sistema excepcional de distribución de jornada de trabajo y descansos seleccionando la opción.
Distribución extraordinaria de jornada: Marca la casilla si el turno está afecto a una distribución extraordinaria de jornada.

Hora ingreso y salida: ingresa una hora de entrada y salida con el formato (Hora: Minutos). Las horas de la semana no deben exceder las 45 horas legales permitidas.

Inicio y término de colación: ingresa una hora de inicio y término de colación. El tiempo entre el inicio y término de colación no se considera como horas trabajadas.

Importante: Solo se debe agregar si el colaborador No marca colación, ya que si marca colación este espacio debe quedar vacío. Agregar tiempo de colación en el turno y además marcarlo en los equipos de registro, generaría un doble descuento en sus horas ordinarias.

Finalmente, presiona "Guardar".

La creación de un turno permanente también se puede realizar desde la plantilla de horarios, siguiendo los siguientes pasos:

Desde la pantalla "Creación turno permanente" debes presionar el botón "Descargar plantilla".

Posterior a ello se descargará una planilla Excel en donde podrás ingresar el nombre de turno, tipo de jornada, sigla del turno y horas de entradas y salidas para cada día de la semana. Las horas se separan de los minutos usando punto y coma.

Una vez guardado los cambios en el archivo Excel, vuelve a la plataforma y presiona el botón "Seleccionar archivo". Luego, selecciona el archivo Excel desde la carpeta en el ordenador.

Por último, presiona "Importar plantilla".

Creación Turno Transitorio

Al igual que el turno permanente, se puede crear desde la plataforma o usando la plantilla de horarios. La diferencia es que para los turnos Transitorios los horarios se ingresan asociados a fechas concretas (por ejemplo, solo para miércoles 01 de marzo).

Creación Turno Flexible

Cuando hablamos de turno flexible nos referimos a un turno en donde se asigna solamente la cantidad de horas diarias a trabajar, por ejemplo si quiero que el colaborador cumpla un horario de 9 horas, debo colocar esta cantidad de horas al crear el turno en los días de la semana y asignar el rango horario de colación que corresponda. Cabe señalar que esta cantidad horaria empezará a contabilizarse desde que el colaborador marque su entrada en el sistema.

Adicionalmente para este tipo de turno no se diferencia como diurno o nocturno.

Asignación de Turnos

El módulo de Control de Asistencia te permitirá asignar turnos a los colaboradores de dos formas: en la misma pantalla de Calendario y desde "Asignación Permanente".

Para asignarlos desde la vista calendario, debes dirigirte al menú de navegación del costado izquierdo del sitio, donde encontrarás la opción "Asignación de Turnos".

En esta pantalla verás la lista de todos los colaboradores del recinto y el turno asignado, pudiendo filtrar por día, semana, 2 semanas o mes completo.

Solo necesitas seleccionar la fecha y la persona a quien necesites modificarle el turno para poder seleccionar el turno y la recurrencia que necesites. Para más detalle puedes revisar el siguiente artículo.

Para usar la asignación permanente, dirígete al menú "Turnos" y luego haz clic en "Asignación Permanente".

En el recuadro "Seleccionar Turno", verás los turnos disponibles, con su nombre y tipo de turno.

En el recuadro "Seleccionar Trabajadores", ubicado a la derecha de la pantalla, se mostrará la lista de colaboradores activos en el recinto, junto a sus datos y turno actual, como muestra la imagen de a continuación.

En ambos recuadros, se puede filtrar la lista desplegada al escribir en la caja de texto "Buscar" mediante nombre de turno o colaborador según corresponda.

Finalmente, para asignar turnos, debemos:

Seleccionar turno a vincular con el o los colaboradores.
Seleccionar el o los colaboradores a los cuales se desea asociar el turno.
Presionar el botón "Asignar", para aceptar y guardar la vinculación del turno.

Para asignar turnos de manera masiva, presiona el botón "Acción" y luego haz clic en "Asignación Masiva de turnos".

Esta acción te llevará a la pantalla "Asignación masiva de turno", donde podrás descargar el archivo y realizar la asignación. Si deseas mas detalles sobre este tipo de asignación haz clic aquí.

Consideraciones por País:

Chile: Disponible
Colombia: Disponible
México: Disponible
Perú: Disponible

Módulos Requeridos:

Módulos: Control de Asistencia

Palabras Claves:

Asignación de turnos, turnos, calendario, importar turnos, modificar turnos