Categoria: Alterações de Status e Documentação (Aba Administrativo)
Objetivo: Explicar as implicações e o procedimento para excluir o cadastro de um colaborador criado por engano ou desligado quando existem documentos assinados digitalmente na plataforma.
Localização dos Documentos Assinados:
Com a nova reestruturação do cadastro, todos os contratos, anexos, certificados e rescisões assinados estão centralizados na aba Administrativo, dentro da subaba Documentos.
Ao excluir o cadastro de um colaborador no Buk, não é mais necessário excluir previamente seus documentos assinados digitalmente, pois a plataforma não os exclui permanentemente. Para preservar a validade jurídica e institucional da empresa, esses arquivos passam automaticamente para o status de arquivados e ficam sempre disponíveis na nova aba "Arquivados" do módulo de Documentos e Assinatura.
O que acontece ao excluir o cadastro:
- Os documentos assinados do colaborador são arquivados de forma automática.
- Eles mantêm seu conteúdo, as assinaturas concluídas e a rastreabilidade.
- Continuam válidos e verificáveis por meio do código QR.
- Ficam acessíveis somente para usuários com permissões de administrador do módulo Documentos e Assinatura, na aba Arquivados.
Passo a passo para excluir o cadastro:
- Acesse o cadastro do colaborador e verifique seus dados na aba Administrativo → Documentos.
- Se o cadastro foi criado no mês aberto e atende aos requisitos de exclusão, acesse a aba Trabalho.
- Abra o menu de Ações (canto superior direito) e selecione Excluir Cadastro / Excluir Colaborador (ou realize a exclusão em massa em Administrativo → Colaboradores → Ações → Excluir).
-
Confirme a mensagem de aviso. O cadastro será excluído da visualização ativa e seus documentos assinados passarão para a seção Arquivados no módulo de Documentos e Assinatura.
Considerações importantes:
- Somente os documentos assinados são arquivados. Os documentos pendentes de assinatura são descartados e não são conservados.
- Depois de arquivado, um documento pode ser baixado ou excluído permanentemente na aba Arquivados, mas não pode ser editado nem reativado.
- Os documentos arquivados não aparecem em relatórios, exportações nem fluxos de Workflow.
- Nossa recomendação continua sendo não excluir documentos, a menos que seja estritamente necessário. A aba Arquivados permite conservá-los sem manter o cadastro ativo.
Para mais detalhes sobre a aba Arquivados e as ações disponíveis, consulte: O que são os documentos arquivados e onde encontrá-los?
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