Este guia explica o fluxo de usabilidade para automatizar a creación de documentos na ficha do colaborador a partir de uma solicitação deWorkflow Flexible. Você aprenderá como configurar o gatilho e o que acontece conforme a configuração do modelo do documento.
1. Pré-requisitos
Antes de configurar o fluxo, certifique-se de cumprir o seguinte:
Modelo de Documento criado:El modelo debe existir previamente en el módulo de documentos.
Definição de Armazenamento:Na configuração do modelo, você deve definir em qual pasta da ficha do colaborador o arquivo será salvo (ou se deve criar uma pasta nova com um nome específico).
2. Configuração do Workflow Flexible
Para que o sistema saiba que deve criar um documento ao finalizar uma solicitação, você deve configurar a ação no fluxo:
O Gatilho (Ação Final):Dirija-se à última etapa do fluxo, denominada"Final del flujo flexible".
Aba Ações:Selecione a ação"Generar Documento".
Seleção de Modelo:Escolha o modelo que você deseja que seja acionado. Você notará que os campos de "Empresa" y "Proceso de Firma" se autocompletarán según la configuración previa de la plantilla.
Visibilidade:Configure se o documento será visível ou não para o colaborador de forma imediata.
[!IMPORTANTE]Por que configurar a ação primeiro?Ao selecionar "Generar Documento" como ação final, a plataforma habilitará automaticamente os campos requeridos (Colaborador que recibe, Plantilla, etc.) para que possam ser utilizados e visualizados nas etapas anteriores do workflow.
3. Cenários de Geração de Documentos
Uma vez que a solicitação de workflow estejaaprovada em sua totalidade, o comportamento do sistema dependerá de se o modelo do documento tem fluxos adicionais de revisão ou assinatura.
Cenário A:Modelo sem fluxo de revisão nem assinatura
É o caminho mais direto.
Condição:O modelo não requer revisão por terceiros nem assinatura eletrônica.
Resultado:Assim que a última etapa do Workflow Flexible for aprovada, o documento é gerado de formaimediatana pasta definida dentro da ficha do colaborador.
Cenário B:Modelo com fluxo de Revisão e/ou Assinatura
Se o modelo tiver configurações especiais, o documento não aparecerá na ficha do colaborador até que estes passos extras sejam cumpridos:
Passo 1: Revisão Pendente
Se o modelo requer um revisor (supervisor ou outra pessoa):
O revisor deve ir aAdministrativo > Documentos y Firma > Documentos.
Entrar na aba"Mis revisiones pendientes".
Revisar o documento e clicar emAceptar.
Passo 2: Fluxo de Assinatura (Se aplicável)
Se o documento requer assinatura (do colaborador, representante legal, etc.):
Após a revisão, o documento passa para o fluxo de assinatura.
O signatário receberá um código no seu e-mail.
Deverá inserir o código para realizar aassinatura eletrônica.
Resultado Final:Somente quando o revisor aceitar, o documento será armazenado oficialmente na ficha do colaborador. Depois poderá ser assinado conforme a configuração do modelo (colaborador, Representante Legal, etc).
4. Onde encontrar o documento gerado?
O documento será armazenado automaticamente naFicha do Colaborador, dentro da pasta que você definiu na configuração inicial do modelo. Se você configurou a criação de uma pasta nova, o sistema a criará com o nome atribuído e salvará o arquivo lá.
Resumo do fluxo de usabilidade:
[Workflow Flexible aprovado] ➔ [Possui revisão/assinatura?]
NÃO:➔ Geração imediata na Ficha.
SIM:➔ Revisão manual no módulo Documentos ➔ Proceso de Firma ➔ Geração final na Ficha.
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