Estandariza y automatiza el proceso de nuevas contrataciones en tu organización con Workflow de Alta, una funcionalidad diseñada para coordinar las solicitudes de ingreso de nuevos colaboradores, gestionar sus aprobaciones por etapas y ejecutar el alta en la plataforma sin reprocesos manuales.
Con esta guía de primeros pasos aprenderás a estructurar tu flujo de incorporación y enviar tu primera solicitud:
- Formularios de ingreso a medida: Define qué datos personales, contractuales y de puesto se deben completar en cada etapa de la solicitud (como campos de solo lectura, editables u obligatorios).
- Flujos de aprobación por etapas: Establece quién inicia el requerimiento, quiénes deben aprobarlo en las etapas intermedias y qué dependencias deben cumplirse antes de avanzar.
- Acción automática al aprobar: Ejecuta el gatillador final de alta de forma automática una vez que todas las etapas de aprobación se hayan completado.
Paso 1: Crea la plantilla de solicitud de Alta
Diseña la estructura del flujo que seguirán las solicitudes de nuevas contrataciones, definiendo su formulario inicial, sus niveles de aprobación y su acción final.
- En el menú lateral izquierdo, dirígete a Administrativo > Workflow > Plantillas.
- Haz clic en el botón Crear Plantilla ubicado en la esquina superior derecha.
- Elige cómo deseas construir tu flujo:
- 3.1. Selecciona una opción del catálogo de plantillas preconfiguradas enfocada en contrataciones.
- 3.2. O bien, haz clic en Empezar desde cero, asigna un nombre identificatorio a la plantilla y selecciona Solicitud de Alta como el tipo de flujo específico.
- Configura las etapas del flujo en el editor de la plantilla:
- 4.1. Primera etapa (Inicio): Define quiénes tienen permiso para iniciar la solicitud, configura el formulario con los campos requeridos u obligatorios para el ingreso del colaborador y establece las notificaciones automáticas iniciales.
- 4.2. Etapas intermedias (Dependencia): Añade los niveles de revisión necesarios (por ejemplo, validación de jefatura, finanzas o gerencia) y utiliza la pestaña Dependencia a partir del segundo nivel para establecer las condiciones que activan la continuidad del proceso.
- 4.3. Última etapa (Gatillador): Configura la acción final automática que ejecutará Buk una vez que la solicitud de alta sea aprobada en su totalidad.
- Finaliza la revisión de los parámetros y haz clic en Guardar.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Tu nueva plantilla aparecerá en el listado de Administrativo > Workflow > Plantillas en estado Activo, disponible para que los usuarios autorizados comiencen a crear solicitudes.
- Importante sobre permisos: Para crear y editar plantillas de alta, tu perfil de usuario debe contar con los permisos de configuración de Workflow activos en Administración (ícono de engranaje) > Usuarios y Perfiles > Perfiles.
Paso 2: Crea la solicitud de Alta
Inicia formalmente el proceso de incorporación de un nuevo colaborador utilizando la plantilla que configuraste en el paso anterior.
- En el menú lateral izquierdo, ingresa a Administrativo > Workflow > Solicitudes.
- Haz clic en el botón Crear solicitud ubicado en la esquina superior derecha.
- En el selector desplegable, elige la plantilla de Solicitud de Alta que creaste previamente.
- Completa el formulario de la primera etapa con toda la información requerida del futuro colaborador y de su puesto de trabajo.
- Una vez completados los campos obligatorios, haz clic en el botón Solicitar para enviar el requerimiento.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: La solicitud quedará registrada en la vista de Solicitudes y avanzará automáticamente hacia la primera etapa de aprobación definida en la plantilla, notificando a los responsables correspondientes.
- Sugerencia: Si al hacer clic en Crear solicitud no visualizas la plantilla en el listado, verifica dentro de la configuración de la plantilla que tu perfil de usuario o rol esté incluido entre quienes tienen permiso para iniciarla.
¿Qué puedes hacer ahora?
Una vez que hayas creado tu plantilla y enviado tu primera solicitud de alta, puedes gestionar y optimizar tus contrataciones con estas acciones:
- Hacer seguimiento a las aprobaciones: Desde Administrativo > Workflow > Solicitudes, haz clic en Ver detalle sobre cualquier solicitud en curso para revisar en qué etapa se encuentra, quién debe aprobar y qué comentarios han dejado los revisores de etapas anteriores.
- Gestionar tus tareas pendientes de aprobación: Revisa la pestaña Mis pendientes dentro de la vista de Solicitudes para aprobar o rechazar rápidamente las altas que requieran tu validación.
- Ajustar campos por etapa: Si necesitas que ciertos datos salariales o bancarios los complete Recursos Humanos en una etapa posterior en lugar del líder que inicia el pedido, edita el Formulario de cada etapa en la plantilla para distribuir qué campos son visibles o editables en cada nivel.