Entrega un medio seguro, confidencial y alineado con la normativa vigente para recibir y gestionar reportes de colaboradores y terceros con el módulo de Canal de Denuncias.
Con esta guía de primeros pasos aprenderás a configurar los permisos de los encargados del canal, personalizar las categorías y reglas de anonimato, añadir campos de investigación y difundir el enlace público en tu organización:
- Accesibilidad interna y externa: Permite el ingreso de denuncias mediante un enlace web accesible sin necesidad de iniciar sesión en Buk, facilitando reportes tanto de colaboradores como de proveedores o terceros.
- Personalización de categorías y anonimato: Configura los tipos de denuncia disponibles, define en cuáles se permite el anonimato o se exige identificación, y suma atributos personalizados al formulario.
- Seguimiento centralizado y confidencial: Administra el estado de cada caso, asigna responsables por tipo de denuncia e interactúa de forma segura con el denunciante resguardando la privacidad del proceso.
Paso 1: Valida y otorga permisos de acceso
Define qué usuarios administrarán el módulo para garantizar la estricta confidencialidad y la correcta investigación de los casos ingresados.
- En la barra superior de Buk, haz clic en Administración (ícono de engranaje) y selecciona Usuarios y Perfiles.
- Ingresa a la pestaña Perfiles.
- Crea un nuevo perfil de usuario (por ejemplo, para el Oficial de Cumplimiento o comité investigador) o haz clic en el ícono de lápiz (Editar) sobre un perfil existente.
- En el listado de permisos, desplázate hasta la sección Desarrollo Organizacional y ubica Canal de Denuncias.
- Selecciona el nivel de acceso según el rol de la persona:
- 5.1. Modificación: Permite configurar el formulario, visualizar denuncias, cambiar estados, agregar comentarios y gestionar activamente los casos (requerido para el encargado del canal).
- 5.2. Lectura: Permite visualizar las denuncias y sus detalles con fines de monitoreo o auditoría, sin realizar modificaciones ni intervenir en los casos.
- 5.3. No: Oculta completamente el módulo para ese perfil.
- Desplázate hasta el final de la página, haz clic en Guardar y asigna este perfil a los usuarios responsables.
- Si cuentas con Plataforma Pro y deseas que un administrador gestione únicamente ciertos tipos de denuncia:
- 7.1. Ve a Administración (ícono de engranaje) > Usuarios y Perfiles > Usuarios.
- 7.2. Busca al usuario (debe tener un perfil distinto a Normal o Administrador), haz clic en el menú de tres puntos y selecciona Editar.
- 7.3. En la sección Alcance de acceso, marca la casilla Limitar por reglas, selecciona el módulo Canal de denuncias y elige los tipos de denuncia que podrá ver y gestionar.
- 7.4. Haz clic en Guardar.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Los usuarios asignados al perfil autorizado podrán visualizar e ingresar a Canal de Denuncias desde su menú lateral izquierdo.
- Importante sobre confidencialidad: Este permiso también puede asignarse a usuarios externos sin ficha de colaborador en Buk (como asesores legales externos). El perfil Administrador general solo tiene acceso a ver los tipos de denuncias y la URL del formulario; si necesitas remover por completo su acceso al módulo, solicítalo al equipo de Soporte (SAC).
Paso 2: Personaliza el listado de Tipos de Denuncias
Establece las categorías de denuncia que estarán activas en tu formulario para que los denunciantes clasifiquen correctamente sus reportes.
- En el menú lateral izquierdo, selecciona Desarrollo Organizacional > Canal de Denuncias e ingresa a Configuraciones.
- Asegúrate de estar en la pestaña Tipos de Denuncia.
- Revisa las categorías precargadas por defecto (basadas en las normativas legales vigentes) y ajústalas a tu organización:
- 3.1. Mostrar u ocultar categorías existentes: En la columna Acciones, haz clic en el ícono del ojo (o en la acción de activar/desactivar) para ocultar aquellas categorías que no apliquen a tu empresa. Cuando el ícono del ojo aparece tachado, la categoría queda inactiva y no se muestra en el formulario público.
- 3.2. Crear una nueva categoría: Haz clic en el botón Crear tipo de denuncia (o Nuevo tipo de denuncia) en la esquina superior derecha, asigna un nombre claro y descriptivo, y guarda el registro.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Verás tu lista definitiva de categorías activas reflejada en la tabla principal de Tipos de Denuncia, y cualquier cambio se actualizará en tiempo real en el formulario web.
- Ejemplo práctico: Mantén activas las categorías normativas como "Acoso laboral" o "Acoso sexual" y crea categorías adicionales propias de tu operación, como "Incumplimiento de normas de seguridad" o "Conflicto de interés".
Paso 3: Define la obligatoriedad de identidad
Configura los requisitos de identificación de cada categoría para controlar en qué casos se permite realizar denuncias 100% anónimas y en cuáles se requiere identificar al denunciante.
- Dentro de Desarrollo Organizacional > Canal de Denuncias > Configuraciones, sitúate en la pestaña Tipos de Denuncia.
- Ubica la categoría que deseas parametrizar y haz clic en la opción Editar (ícono de lápiz) en la columna de acciones.
- Marca o desmarca las casillas de obligatoriedad para definir si el denunciante deberá ingresar obligatoriamente:
- 3.1. Nombre.
- 3.2. Correo electrónico.
- 3.3. Número de identificación.
- Haz clic en Actualizar tipo de denuncia (o Guardar) para aplicar la configuración.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Al volver a la tabla general de Tipos de Denuncia, las columnas de obligatoriedad reflejarán exactamente los requisitos definidos para cada categoría.
- Sugerencia: Revisa la legislación laboral aplicable en tu país antes de exigir identificación obligatoria en determinadas categorías legales, asegurando que el canal cumpla tanto con tus políticas internas como con los estándares normativos.
Paso 4: Crea tus campos personalizados
Agrega preguntas o campos específicos al formulario de denuncia para recopilar antecedentes adicionales que faciliten la investigación de cada caso.
- En la barra superior, haz clic en Administración (ícono de engranaje) y selecciona Atributos personalizados.
- Haz clic en el botón Nuevo atributo personalizado.
- Completa la configuración del campo:
- 3.1. Entidad: Selecciona Canal de denuncias.
- 3.2. Nombre: Escribe la pregunta o etiqueta que verá el denunciante en el formulario.
- 3.3. Tipo de valor: Define el formato de respuesta (por ejemplo, texto libre, fecha o lista desplegable de opciones).
- Haz clic en Guardar.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: El nuevo atributo aparecerá registrado en tu listado de Atributos personalizados y se incorporará automáticamente al formulario web de denuncias.
- Ejemplo práctico: Crea un atributo personalizado de tipo "Lista" con la pregunta "¿En qué sucursal o centro de trabajo ocurrieron los hechos?" para que el comité investigador identifique de inmediato la ubicación del caso.
Paso 5: Valida la configuración en vivo
Revisa la vista real que tendrá el denunciante para comprobar que las categorías, los campos de identificación y los atributos personalizados se muestren correctamente antes de difundir el canal.
- En el menú lateral, dirígete a Desarrollo Organizacional > Canal de Denuncias > Configuraciones.
- Selecciona la pestaña URL Formulario.
- Copia el enlace web del formulario.
- Abre el enlace en una nueva ventana o pestaña de tu navegador y recorre visualmente la estructura del formulario, verificando los tipos de denuncia desplegados y los campos solicitados.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Confirmarás visualmente que el formulario público presenta todas las categorías y preguntas personalizadas que configuraste en los pasos anteriores.
- Importante: Te recomendamos revisar el formulario únicamente de forma visual y no enviar denuncias de prueba, ya que por razones de integridad y trazabilidad legal las denuncias ingresadas no se pueden eliminar y quedarán registradas en tus estadísticas.
Paso 6: Publica y difunde el canal
Comparte el enlace oficial de tu formulario para que tanto tus colaboradores como terceros puedan acceder fácilmente al Canal de Denuncias cuando lo necesiten.
- En Desarrollo Organizacional > Canal de Denuncias > Configuraciones, ingresa a la pestaña URL Formulario.
- Copia el enlace único del formulario de tu empresa.
- Difunde el acceso a través de los canales oficiales de tu organización:
- 3.1. Portal del Colaborador en Buk: Si cuentas con el módulo de Comunicaciones, publica un anuncio o habilita un acceso directo en el portal para que esté siempre a la vista de tu equipo.
- 3.2. Sitio web corporativo e intranet: Incorpora el enlace público en el pie de página de tu web institucional para dar acceso a proveedores, clientes o terceros.
- 3.3. Espacios físicos: Genera un código QR a partir del enlace y ubícalo en murales informativos, comedores o instalaciones operativas.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: El enlace estará publicado y accesible en los canales internos y externos dispuestos por tu organización.
- Ejemplo práctico: Acompaña la publicación del enlace con el reglamento o protocolo de investigación de tu empresa para reforzar la confianza en la confidencialidad del proceso.
¿Qué puedes hacer ahora?
Una vez publicado tu Canal de Denuncias, puedes gestionar el ciclo de vida de los casos desde el módulo:
- Monitorear y clasificar nuevas denuncias: Ingresa regularmente al panel de Canal de Denuncias para revisar los casos recibidos, actualizar su estado de avance y registrar las gestiones realizadas.
- Comunicarte de forma segura con el denunciante: Utiliza el canal de seguimiento integrado en cada caso para solicitar antecedentes adicionales o informar resoluciones manteniendo la confidencialidad (incluso en denuncias anónimas).
- Auditar los accesos del comité investigador: Si tu equipo de Compliance o Recursos Humanos cambia, actualiza oportunamente las reglas de segmentación por tipo de denuncia en Usuarios y Perfiles.