Mejora la tranquilidad económica de tu equipo con el módulo de Adelantos de Sueldo, una solución diseñada para facilitar liquidez inmediata a tus colaboradores mediante un proceso 100% en línea y conectado con tu nómina.
Con esta guía de primeros pasos aprenderás a parametrizar las reglas financieras del beneficio, administrar los accesos del portal y realizar una solicitud de prueba para comprobar el descuento automático en la liquidación:
- Límites personalizados: Define topes de monto fijo, porcentaje máximo sobre la remuneración líquida, ventanas mensuales de solicitud y cantidad máxima de transacciones por período.
- Control de acceso y exclusiones: Administra quiénes gestionan el portal de Adelantos y define qué colaboradores quedan excluidos del beneficio según tus políticas internas.
- Automatización total en nómina: Cada adelanto solicitado y confirmado se refleja de forma automática en la sección de otros descuentos de la liquidación de sueldo del colaborador.
Paso 1: Configura los contactos de facturación
Define las direcciones de correo electrónico que recibirán las notas de cobro mensuales del servicio para asegurar una gestión administrativa ordenada de los reembolsos.
- En el menú lateral izquierdo de Buk, haz clic en Beneficios y selecciona Adelantos de Sueldo.
- Ingresa a la pestaña Configuraciones.
- Ubica el campo Contactos de facturación.
- Escribe las direcciones de correo electrónico de las personas o áreas encargadas de finanzas y facturación.
- Guarda los cambios en el panel de configuración.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Los correos electrónicos ingresados quedarán registrados y visibles dentro de la sección Contactos de facturación del panel.
- Sugerencia: Incluye más de un contacto del equipo de Finanzas o Administración para garantizar la recepción oportuna de las notificaciones mensuales de cobro y conciliación.
Paso 2: Define los días de inicio y corte de retiro
Establece la ventana mensual en la que tus colaboradores tendrán habilitada la opción para solicitar adelantos de sueldo desde su portal o aplicación móvil.
- En Beneficios > Adelantos de Sueldo, dirígete a la sección Configuraciones.
- Configura las fechas del período de solicitud mensual:
- 2.1. Día de inicio de retiro: Ingresa el día del mes a partir del cual se habilitan las solicitudes (puede configurarse desde el día 2 del mes en adelante).
- 2.2. Día corte de retiro: Define el último día del mes en que se permitirán retiros (hasta el día 25 como máximo).
- Haz clic en Guardar para aplicar el rango de fechas.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Las fechas de inicio y corte se mostrarán actualizadas en la pantalla de Configuraciones.
- Ejemplo práctico: Puedes definir que los retiros estén habilitados desde el día 5 hasta el día 20 de cada mes, asegurando que todas las transacciones cierren antes del procesamiento de la nómina mensual.
Paso 3: Establece el máximo de transacciones por período
Controla la cantidad de solicitudes que un mismo colaborador puede realizar dentro de la ventana mensual habilitada, promoviendo un uso responsable y planificado del beneficio.
- Dentro de Beneficios > Adelantos de Sueldo > Configuraciones, ubica la opción Máximo de transacciones por período.
- Ingresa el número máximo de retiros permitidos por colaborador durante el mes.
- Guarda los cambios en el formulario de configuración.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: El número límite de transacciones quedará reflejado en el campo correspondiente del panel de Configuraciones.
- Importante: Una vez que el colaborador alcance este número de solicitudes procesadas en el mes, no podrá generar nuevos retiros hasta la apertura del siguiente período mensual, aun cuando mantenga saldo disponible en su tope de monto.
Paso 4: Configura los topes de monto y porcentaje máximo
Protege la salud financiera de tu equipo estableciendo el límite máximo de dinero o la proporción máxima de la remuneración líquida que cada persona puede retirar por período.
- En Beneficios > Adelantos de Sueldo > Configuraciones, localiza la sección de límites financieros.
- Define ambos parámetros de control:
- 2.1. Monto máximo de retiro: Ingresa el tope fijo en dinero que un colaborador puede solicitar en el período.
- 2.2. Porcentaje máximo sobre remuneración: Ingresa el porcentaje máximo del sueldo líquido devengado que estará disponible para retiro.
- Haz clic en Guardar para confirmar los límites.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Al guardar, verás ambos topes establecidos en tu vista de Configuraciones y reflejados en el cálculo de monto disponible de tus colaboradores.
- Importante sobre la regla de cálculo: El sistema evaluará ambos topes y aplicará siempre el menor valor entre el monto fijo máximo y el porcentaje configurado sobre la remuneración líquida de cada colaborador.
Paso 5: Revisa la lista de administradores del portal
Otorga y administra el acceso al panel de control de Adelantos de Sueldo para los miembros de tu equipo que monitorearán las estadísticas, el historial de retiros y la operación de la herramienta.
- Ingresa al panel de administración de Adelantos de Sueldo.
- En el menú de navegación lateral o desde el botón Acciones, selecciona la sección Lista de administradores.
- Gestiona los accesos de tu equipo según tus necesidades:
- 3.1. Agregar un administrador: Incorpora a nuevos integrantes del equipo de Gestión de Personas o Finanzas que requieran acceso al portal.
- 3.2. Reenviar clave de acceso: Envía nuevamente las credenciales a un administrador existente que necesite restablecer su ingreso.
- 3.3. Eliminar un administrador: Revoca el acceso a los usuarios que ya no administren el beneficio.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Visualizarás únicamente a las personas autorizadas de tu organización listadas en la tabla de Lista de administradores.
- Sugerencia: Mantén actualizada esta nómina para resguardar la confidencialidad de los indicadores financieros y el detalle de retiros de los colaboradores.
Paso 6: Gestiona la lista de exclusión de colaboradores
Restringe la solicitud de adelantos de sueldo para colaboradores específicos que, de acuerdo con las políticas internas de tu empresa, no deban contar con este beneficio activo.
- Ve a Beneficios > Adelantos de Sueldo y selecciona la sección Lista de exclusión.
- Busca y selecciona a los colaboradores que deseas desactivar del beneficio.
- Confirma su incorporación en la lista de exclusión.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: El colaborador aparecerá registrado en la tabla de Lista de exclusión y no tendrá habilitada la opción para solicitar adelantos desde su portal ni desde la aplicación móvil.
- Importante sobre bajas temporales: Además de las exclusiones manuales que configures en esta lista, recuerda que cuando a un colaborador se le registra una licencia médica pasa automáticamente a estado de baja temporal en el módulo de Adelantos.
Paso 7: Solicita un adelanto de sueldo de prueba
Experimenta el flujo completo desde la vista del colaborador realizando una solicitud real para comprobar la rapidez del proceso y la automatización del descuento en la liquidación de sueldo.
- Antes de iniciar la solicitud, ingresa a tu ficha de colaborador y verifica que tus datos bancarios, correo electrónico y teléfono de contacto estén actualizados.
- Accede al formulario de solicitud desde cualquiera de las vías disponibles para el colaborador:
- 2.1. Acceso rápido en el portal: En la barra lateral derecha de tu portal de Buk, ubica la sección Acceso rápido y haz clic en Solicitar Adelanto.
- 2.2. Ficha del colaborador: Ingresa a la pestaña Liquidaciones y selecciona la opción de solicitud en la parte inferior de la sección.
- 2.3. App Buk: Ingresa desde tu dispositivo móvil a Accesos > Solicitar Adelanto.
- Si es la primera vez que utilizas el beneficio, lee y acepta los términos y condiciones (este paso se realiza por única vez).
- Revisa tu monto disponible en pantalla, ingresa el monto a retirar y confirma la operación.
- Ingresa el código de confirmación enviado a tu correo electrónico y haz clic en Finalizar.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: La solicitud quedará en estado Procesado dentro del historial del módulo y el descuento se reflejará automáticamente en tu liquidación de sueldo, dentro de la sección Otros descuentos, con el detalle de la fecha y hora de la transacción.
- Consideración clave: Buk Adelantos considera los registros de marcaje (entrada y salida) y no lee programación de turnos; asegúrate de realizar la prueba dentro de los días de inicio y corte que definiste en el Paso 2.
¿Qué puedes hacer ahora?
Una vez completada la configuración inicial y tu primera prueba, puedes gestionar y auditar el uso del beneficio desde el panel de control:
- Monitorear indicadores en el Resumen: Revisa en tiempo real cuántos colaboradores están registrados, cuántos están activos, el total de usuarios que han utilizado el beneficio y el monto total y promedio solicitado según el rango de fechas filtrado.
- Auditar retiros desde el Historial: Consulta todos los anticipos solicitados en tiempo real, verifica si su estado es Procesado, Procesando o Rechazado, y exporta el detalle en formato Excel.
- Consultar el monto disponible por colaborador: En la sección Lista de empleados, revisa el saldo disponible en tiempo real de cada persona y el detalle del cálculo según los límites configurados (la nómina se sincroniza automáticamente 3 veces al día y también puedes actualizarla manualmente con el ícono superior derecho).
- Descargar ficheros de respaldo: Utiliza las secciones Fichero empleados y Fichero liquidación cuando necesites descargar el respaldo estructurado de colaboradores y descuentos del período.