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Primeros pasos en Plataforma Esencial Starter México

Centraliza la información de tus colaboradores y administra la estructura de tu equipo en México de forma ordenada, segura y autónoma desde el primer día con Buk Starter.

Con esta guía de primeros pasos aprenderás a configurar los datos fiscales de tu empresa ante el SAT, definir los puestos y cargos de tu organización, crear los expedientes digitales de tus colaboradores, emitir documentos laborales y gestionar bajas:

  • Expedientes de colaboradores: Crea fichas completas para tu equipo con sus datos personales, fiscales (RFC, CURP, NSS), bancarios y contractuales en un solo lugar.
  • Gestión de puestos y cargos: Organiza la estructura de tu empresa, define roles claros apoyándote en Buk AI y da vida al organigrama de tu compañía.
  • Organización documental y ciclo laboral: Personaliza plantillas de contratos o constancias con variables automáticas, genera documentos en segundos y administra las bajas o terminaciones de trabajo ordenadamente.

Paso 1: Configura la información de tu empresa

Mantén actualizados los datos fiscales y bancarios de tu organización para asegurar una gestión administrativa exacta y habilitar la emisión de documentos oficiales y layouts bancarios.

  1. En la barra superior, haz clic en Administración (ícono de engranaje) y selecciona Empresas.
  2. Ubica el registro de tu organización y haz clic en Editar.
  3. Completa la información fiscal, corporativa y bancaria solicitada:
    1. 3.1. Datos fiscales e identificación: Ingresa la Razón social, RFC, Industria y Régimen fiscal.
    2. 3.2. Domicilio fiscal: Registra la Dirección fiscal tal como se encuentra inscrita ante el SAT.
    3. 3.3. Información bancaria: Completa los datos de la cuenta bancaria de la empresa desde la cual dispersarás la nómina.
  4. Haz clic en Guardar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Los datos fiscales y bancarios de tu empresa aparecerán actualizados en la pantalla principal de Empresas.
  • Importante: Verificar que la Razón social, el RFC, el Régimen fiscal y el Código Postal de la dirección fiscal coincidan exactamente con la Constancia de Situación Fiscal de tu empresa es indispensable para el posterior timbrado de recibos CFDI.

Paso 2: Crea tus cargos

Define los puestos de trabajo de tu empresa para estructurar a tu equipo y asignar claramente las responsabilidades de cada colaborador.

  1. En el menú lateral izquierdo, ingresa a Administrativo > Organización > Cargos.
  2. Revisa los cargos precargados que incluye la plataforma (puedes editarlos según tus necesidades) o haz clic en el botón Crear Cargo para registrar uno nuevo.
  3. Completa los datos solicitados en el formulario:
    1. 3.1. Escribe el Nombre del puesto o cargo.
    2. 3.2. Completa la Descripción y los Requerimientos del puesto; puedes utilizar Buk AI para generar automáticamente una propuesta redactada a partir del título del cargo.
  4. Presiona Guardar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El cargo creado aparecerá en el listado de Cargos, disponible para asignarse en el contrato de tus colaboradores.
  • Ejemplo práctico: Crear el cargo de Analista de Finanzas apoyándote en Buk AI para redactar sus funciones y requisitos te permite estandarizar rápidamente los perfiles de puesto de tu organización.

Paso 3: Configura tu ficha de colaborador

Actualiza con tus datos reales el expediente que se creó automáticamente al registrar tu cuenta en Buk Starter, o ajusta tu situación laboral si únicamente administras la plataforma.

  1. En el menú lateral izquierdo, ve a Administrativo > Colaboradores > Vigentes y selecciona tu propio perfil.
  2. Haz clic en el ícono de lápiz (Editar), selecciona Personal, actualiza tus datos personales y fiscales, y presiona Guardar.
  3. Luego, ingresa a Editar trabajo, completa la información de tu puesto y condiciones contractuales, y presiona Guardar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Visualizarás tu ficha de colaborador actualizada con tu información personal y laboral completa.
  • Consideración importante para administradores: Si solo eres administrador de la cuenta y no eres empleado en la nómina de la empresa, puedes dar de baja tu trabajo sin finiquito (Terminar trabajo) para mantener intacto tu acceso administrativo a la plataforma sin aparecer en los cálculos de nómina.

Paso 4: Crea tus colaboradores

Registra a los integrantes de tu equipo ingresando su información personal, fiscal, previsional y contractual para gestionar su expediente y habilitar el cálculo automático de sus recibos de nómina.

  1. En el menú lateral izquierdo, dirígete a Administrativo > Colaboradores y haz clic en el botón Crear colaborador.
  2. En la primera pantalla, completa los datos personales y de acceso del trabajador:
    1. 2.1. Ingresa su información personal y fiscal (nombre, RFC, CURP, correo electrónico y domicilio).
    2. 2.2. Asegúrate de marcar la opción Crear Usuario (Perfil Normal) para otorgarle acceso a su portal de colaborador en la plataforma.
    3. 2.3. Define su forma de pago (incluyendo banco y cuenta o CLABE si aplica) y presiona Crear Colaborador.
  3. En la siguiente etapa, configura sus condiciones previsionales y laborales:
    1. 3.1. Ingresa sus datos previsionales (como Número de Seguridad Social NSS y registro patronal asignado).
    2. 3.2. Define los detalles del contrato (tipo de contrato, fecha de ingreso, periodicidad de pago, jornada y Cargo) y asigna su sueldo.
  4. Haz clic en Finalizar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El sistema abrirá la ficha recién creada del colaborador y lo mostrará activo en tu listado de colaboradores Vigentes.
  • Ejemplo práctico: Ingresar correctamente el correo electrónico de un nuevo ingreso y marcar la casilla Crear Usuario (Perfil Normal) garantiza que reciba de inmediato su invitación por correo para acceder a su portal y consultar sus datos y recibos.

Paso 5: Edita una plantilla de documento

Adapta las plantillas de contratos y constancias precargadas en Buk incorporando tus propios textos y variables automáticas.

  1. En el menú lateral izquierdo, dirígete a Administrativo > Documentos y Firma y selecciona Plantillas.
  2. Ubica la plantilla que deseas personalizar y haz clic en el ícono de lápiz (Editar).
  3. Modifica el texto del documento según las políticas de tu empresa (puedes copiar y pegar contenido directamente desde tus propios modelos de contrato).
  4. Para que el sistema complete los datos de cada trabajador de forma automática (como nombre completo, RFC, CURP, puesto o salario), utiliza la sección Variables e inserta los campos correspondientes dentro del texto.
  5. Haz clic en Previsualizar para comprobar el diseño del documento y verificar que las variables carguen correctamente la información.
  6. Haz clic en Guardar para finalizar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Los cambios quedarán guardados en tu catálogo de Plantillas, listos para generar documentos individuales a tus colaboradores.
  • Sugerencia: Configurar el formato de salida de tus plantillas en PDF te ayuda a mantener intacto el formato original del documento al momento de descargarlo.

Paso 6: Genera tu primer documento

Emite contratos individuales, anexos o constancias laborales desde el expediente de cualquier colaborador utilizando tus plantillas configuradas.

  1. Ingresa a Administrativo > Colaboradores > Vigentes y abre la ficha del colaborador correspondiente.
  2. Selecciona la pestaña Documentos.
  3. Haz clic en el botón Generar Documentos.
  4. Elige en el selector la plantilla que necesitas emitir (por ejemplo: Contrato Tipo, Anexo o Certificado / Constancia).
  5. Haz clic en Generar Documento.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El documento aparecerá generado con los datos reales del trabajador dentro de la pestaña Documentos de su ficha.
  • Sugerencia de respaldo: Recuerda que, una vez recabada la firma autógrafa del colaborador, puedes subir la versión firmada escaneada a esta misma pestaña para conservar su expediente digital completo.

Paso 7: Registra una terminación de colaborador

Cuando un integrante del equipo concluya su relación laboral con la empresa, registra su baja en la plataforma para actualizar tu plantilla activa y generar el movimiento correspondiente.

  1. Ingresa a Administrativo > Colaboradores > Vigentes y abre la ficha del colaborador que deja la organización.
  2. Dentro de la pestaña Trabajo, haz clic en el botón Terminar trabajo.
  3. Completa la fecha y causal de baja, elige si el proceso incluye o no cálculo de finiquito / liquidación y confirma el término del trabajo.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El colaborador dejará de figurar en la lista de activos y aparecerá registrado en la sección de Finiquitados (o Inactivos).
  • Importante: Si necesitas dar de baja una ficha que fue creada por error o corresponde a un usuario que solo administra el sistema, utiliza la opción de terminar trabajo sin finiquito para cerrarla limpiamente sin generar cálculos de pago ni movimientos improcedentes.

¿Qué puedes hacer ahora?

Una vez configurada la base de tu organización en Buk Starter, puedes continuar con estas acciones para aprovechar toda la plataforma:

  • Completar los expedientes de todo tu equipo: Registra a todos tus colaboradores vigentes verificando que sus datos fiscales (RFC, CURP, Código Postal y Régimen) estén completos antes de tu primer cierre de nómina.
  • Organizar tus carpetas digitales: Sube los documentos históricos y comprobantes de tus trabajadores en la pestaña Documentos de cada ficha para centralizar tus expedientes laborales.
  • Configurar Vacaciones y Ausencias: Registra las políticas de descanso, permisos e incapacidades de tu empresa para que se sincronicen automáticamente con el cálculo de nómina.
  • Avanzar hacia Nómina Starter: Configura las variables patronales de tu empresa, sube tus certificados CSD y procesa tu primer pago de nómina con timbrado CFDI e integración con IDSE.

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