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Primeros pasos en Nómina Starter

Calcula y dispersa la nómina de tu equipo en México de forma exacta, autónoma y alineada con la normativa fiscal y laboral vigente desde el primer día con Buk Starter.

Con esta guía de primeros pasos aprenderás a parametrizar las variables fiscales de tu empresa, cargar tus certificados del SAT, gestionar percepciones y deducciones, procesar tu nómina y emitir tanto tus archivos de pago como el timbrado CFDI y los movimientos afiliatorios para el IDSE:

  • Gestión de variables e ítems: Configura los parámetros patronales ante el IMSS y el SAT, y asigna percepciones, deducciones o créditos de manera estructurada en la ficha de cada colaborador.
  • Procesamiento automatizado: Centraliza el cálculo de los recibos de nómina aplicando automáticamente impuestos (ISR), subsidio al empleo y cuotas obrero-patronales.
  • Cumplimiento legal y dispersión: Genera en segundos tus archivos de pago bancario, reportes para SUA, archivos .txt para movimientos en IDSE y el timbrado oficial de tus recibos con CFDI 4.0.

Paso 1: Configura las variables de tu empresa

Actualiza los datos fiscales, patronales y de cálculo de impuestos de tu organización para asegurar la exactitud de tu nómina ante el IMSS y el SAT.

  1. En la barra superior, haz clic en Administración (ícono de engranaje) y selecciona Empresas.
  2. Ubica el registro de tu organización y haz clic en Editar sobre los valores existentes.
  3. Haz clic en Crear nueva versión para abrir el formulario de actualización sin alterar tus periodos históricos.
  4. Ajusta la información requerida para el cálculo de tu empresa:
    1. 4.1. Datos del Registro Patronal: Verifica o actualiza tu clase y prima de riesgo ante el IMSS.
    2. 4.2. Ajustes de ISR y Subsidio al empleo: Define el tipo de ajuste mensual de ISR (como el ajuste proyectado o básico) y las reglas de aplicación del subsidio.
    3. 4.3. Cambios por aniversarios: Configura cómo se aplicarán las actualizaciones de factores de integración salarial.
  5. Desplázate hasta el final del formulario y haz clic en Guardar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: La nueva versión de las variables quedará activa y visible en el historial de tu empresa para aplicarse automáticamente en tus próximos cálculos de nómina.
  • Importante sobre el ISR: Definir correctamente el tipo de ajuste mensual del ISR permite que el sistema calcule con precisión las retenciones de impuestos en los recibos de cada periodo y evite diferencias al cierre del mes.
  • Sugerencia para nómina semanal: Si operas con periodicidad semanal, puedes acudir a Reportería > Exportadores > Calendario Semanal para consultar cómo se agrupan los meses de 4 o 5 semanas según tu planeación contable.

Paso 2: Carga los certificados SAT

Registra los Certificados de Sello Digital (CSD) de tu empresa para habilitar el timbrado electrónico de tus recibos de nómina (CFDI) ante el SAT.

  1. En el menú lateral izquierdo, dirígete a Nómina > CFDI > Certificados.
  2. Haz clic sobre el nombre de tu empresa en el listado.
  3. Presiona el botón Subir certificado.
  4. Completa los archivos y credenciales de tu Certificado de Sello Digital (CSD):
    1. 4.1. Carga tu archivo de certificado en formato .cer.
    2. 4.2. Carga tu archivo de llave privada en formato .key.
    3. 4.3. Ingresa la contraseña de la llave privada.
  5. Haz clic en Subir para validar y almacenar las credenciales.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Tus certificados aparecerán como activos en el listado de la empresa, listos para autenticar y timbrar los recibos de nómina sin errores.
  • Importante: Asegúrate de cargar los archivos correspondientes al Certificado de Sello Digital (CSD) vigente emitido por el SAT para facturación y timbrado, y no los archivos de la e.firma (FIEL).

Paso 3: Asigna una percepción

Otorga ingresos adicionales a tus colaboradores utilizando los conceptos precargados en la plataforma para que se sumen automáticamente en su recibo de nómina.

  1. En el menú lateral izquierdo, ve a Administrativo > Colaboradores > Vigentes y haz clic sobre el nombre del colaborador.
  2. Dentro de su ficha, ingresa a la pestaña Ítems y ubica la sección Percepciones.
  3. Haz clic en el botón Nuevo.
  4. Completa el formulario de asignación de la percepción:
    1. 4.1. Selecciona el concepto de percepción dentro del catálogo precargado.
    2. 4.2. Ingresa el monto que recibirá el colaborador.
    3. 4.3. Define las fechas de vigencia (inicio y término) en las que se pagará el concepto.
  5. Haz clic en Asignar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Visualizarás la percepción registrada en la tabla de ítems asignados dentro de la ficha del colaborador.
  • Ejemplo práctico: Si asignas un Bono por desempeño indicando el periodo actual como vigencia, este ingreso se sumará automáticamente al cálculo de su próximo recibo de nómina junto con su tratamiento fiscal de ISR e IMSS correspondiente.

Paso 4: Asigna una deducción

Aplica descuentos específicos a los integrantes de tu equipo utilizando conceptos precargados para que se retengan correctamente en cada periodo de pago.

  1. Dirígete a Administrativo > Colaboradores > Vigentes y selecciona al colaborador correspondiente.
  2. En su ficha, entra a la pestaña Ítems y dirígete a la sección Deducciones.
  3. Haz clic en el botón Nuevo.
  4. Configura los detalles del descuento:
    1. 4.1. Elige el concepto de deducción desde la lista desplegable.
    2. 4.2. Ingresa el monto a retener y el periodo de vigencia en que debe aplicarse.
  5. Haz clic en Asignar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: La deducción aparecerá listada y activa en la tabla de ítems del colaborador.
  • Ejemplo práctico: Asignar una deducción por concepto de anticipo de sueldo o descuento acordado garantiza que el monto se reste automáticamente del neto a pagar en su recibo del periodo configurado.

Paso 5: Configura créditos y préstamos

Registra préstamos o créditos (como Infonavit, Fonacot o préstamos personales de la empresa) para automatizar su descuento periódico y llevar el control de saldos y cuotas.

  1. Ingresa a Administrativo > Colaboradores > Vigentes y abre la ficha del colaborador.
  2. Selecciona la pestaña Ítems y desplázate hasta la sección Créditos.
  3. Haz clic en Nuevo (o Agregar crédito) y completa los datos del préstamo:
    1. 3.1. Selecciona el tipo de crédito o concepto correspondiente.
    2. 3.2. Ingresa el monto total o valor del descuento periódico.
    3. 3.3. Define el número de pagos (cuotas) y la fecha de inicio del descuento.
  4. Guarda la asignación para activar el cobro automático.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El crédito se mostrará registrado en la tabla de Créditos dentro de la pestaña Ítems del colaborador con su respectivo control de cuotas.
  • Ejemplo práctico: Al registrar un préstamo personal en 6 pagos quincenales, Buk descontará automáticamente la cuota en cada proceso de nómina y detendrá el cobro una vez cubierta la última cuota.

Paso 6: Procesa tu nómina

Centraliza el cálculo de sueldos, percepciones, deducciones e impuestos de tu equipo para revisar y autorizar el pago del periodo sin errores.

  1. En el menú lateral izquierdo, ve a Nómina > Procesos.
  2. Haz clic en Nuevo proceso y selecciona Recibo de Nómina.
  3. Configura y ejecuta el flujo de cálculo de tu proceso:
    1. 3.1. Selecciona el periodo de pago, agrega a los participantes (colaboradores a incluir en la nómina) y crea el proceso.
    2. 3.2. En la etapa de preparación, verifica o carga las novedades del periodo (como ausencias, incapacidades, horas extras, percepciones o deducciones) y revisa los montos calculados.
    3. 3.3. Haz clic para avanzar el proceso a la etapa de Revisión.
    4. 3.4. Valida el detalle de los recibos generados y finaliza el flujo marcando el proceso como Pagado.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El proceso de nómina cambiará su estado a Pagado en tu panel principal de procesos, habilitando la descarga de archivos de dispersión y el timbrado de recibos.
  • Ejemplo práctico: Procesar tu nómina quincenal consolida automáticamente el salario base, las percepciones, las deducciones y los créditos vigentes de cada colaborador para entregarte el monto neto exacto a dispersar.

Paso 7: Genera tus archivos de pago y reportes de cierre

Obtén los documentos consolidados de tu nómina para dispersar los sueldos en tu banco, revisar tus costos contables y cumplir con tus obligaciones patronales.

  1. En el menú lateral izquierdo, ingresa a Nómina > Archivos y pagos.
  2. Haz clic en el botón Crear archivo en la esquina superior derecha.
  3. Configura los parámetros del documento que deseas emitir:
    1. 3.1. Elige el Tipo de archivo que necesitas generar: Layout bancario (Transfer), Recibo de Nómina PDF, Libro de Remuneraciones, Contabilidad, SUA o Lista de raya.
    2. 3.2. Asigna un Nombre identificatorio para el archivo y selecciona el Periodo correspondiente.
    3. 3.3. Filtra y selecciona a los colaboradores que deseas incluir y haz clic en Agregar Selección.
    4. 3.4. Dirígete a la pestaña Comprobantes Seleccionados para verificar la lista final.
  4. Presiona Crear archivo.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El archivo generado aparecerá en la pestaña de archivos Abiertos dentro de Archivos y pagos, listo para descargarse a tu equipo.
  • Ejemplo práctico: Generar el Layout bancario te entrega el archivo plano con la estructura exacta que exige tu institución bancaria para dispersar de forma masiva los sueldos de tu equipo.

Paso 8: Gestiona movimientos afiliatorios en IDSE

Mantén actualizado el registro de tus colaboradores ante el IMSS descargando los archivos oficiales para reportar altas, bajas y modificaciones salariales.

  1. En el menú lateral izquierdo, dirígete a Nómina (o Procesos) > IMSS > IDSE.
  2. Ingresa a la pestaña Movimientos, donde se listan las altas, bajas y modificaciones de salario registradas en la plataforma.
  3. Filtra por registro patronal o periodo y selecciona a los colaboradores cuyos movimientos vas a presentar.
  4. Haz clic en el botón Generar .txt.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Se descargará en tu computadora un archivo en formato .txt con la estructura oficial requerida para cargarse directamente en el portal del IDSE (IMSS Desde Su Empresa).
  • Ejemplo práctico: Al dar de alta a tus nuevos ingresos en Buk, puedes descargar en un clic el archivo .txt con todos sus movimientos afiliatorios para subirlo al IDSE sin digitar datos manualmente.

Paso 9: Timbra tus recibos de nómina con CFDI

Ejecuta el timbrado electrónico de tus comprobantes de pago ante el SAT para completar el cierre fiscal y legal de tu periodo de nómina.

  1. En el menú lateral izquierdo, ve a Nómina > CFDI > Timbrado (o ingresa desde el cierre de tu proceso en Nómina > Procesos).
  2. Selecciona el periodo y el proceso de pago cuyos recibos ya fueron validados y marcados como pagados.
  3. Revisa los comprobantes listados, selecciona los recibos a emitir y ejecuta la acción de Timbrar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Los recibos cambiarán su estado a Timbrado, generando los archivos XML y PDF oficiales con su folio fiscal (UUID) del SAT disponibles para tus colaboradores.
  • Sugerencia: Antes de ejecutar el timbrado definitivo de tu primer periodo, verifica que el RFC, código postal fiscal y régimen de tus colaboradores coincidan con su Constancia de Situación Fiscal para evitar rechazos de validación del SAT.

¿Qué puedes hacer ahora?

Una vez que hayas procesado y timbrado tu primera nómina en Buk Starter, puedes aprovechar estas herramientas para tu operación continua:

  • Publicar recibos en el portal del colaborador: Pon a disposición de tu equipo sus recibos de nómina timbrados en formato PDF y XML para que los consulten y descarguen desde su propio portal.
  • Auditar con la Lista de raya y Libro de Remuneraciones: Descarga reportes detallados por centro de costo o área desde Archivos y pagos para conciliar tus gastos de personal con contabilidad.
  • Exportar archivos para el SUA: Genera mensualmente o bimestralmente los archivos de importación para el Sistema Único de Autodeterminación (SUA) con todas las incidencias y movimientos del periodo.
  • Dar seguimiento a créditos e incapacidades: Consulta en la ficha de cada colaborador el avance automático de los saldos de préstamos y el impacto de ausencias o incapacidades registradas.

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