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Primeros pasos en Vacaciones

Ordena la gestión del tiempo libre de tu organización con el módulo de Vacaciones, un espacio diseñado para administrar políticas de devengo, saldos acumulados, solicitudes y aprobaciones sin errores manuales.

Con esta guía de primeros pasos aprenderás a configurar las reglas de acumulación de tu empresa, cargar los saldos históricos de tu equipo y registrar o aprobar las primeras vacaciones con descuento automático de días:

  • Tipos y políticas a medida: Configura vacaciones legales, progresivas o días administrativos definiendo sus flujos de aprobación y sus reglas de devengo anual.
  • Autogestión del colaborador y jefaturas: Permite que tu equipo consulte su saldo y solicite días libres desde su portal, activando la aprobación en un clic para supervisores o Recursos Humanos.
  • Saldos y certificados automáticos: El sistema devenga diariamente los días correspondientes, descuenta las solicitudes aprobadas considerando los feriados hábiles y genera automáticamente el comprobante en la ficha del trabajador.

Paso 1: Configura los permisos de Vacaciones

Habilita los accesos necesarios para que los administradores y jefaturas gestionen las solicitudes de descanso y tus colaboradores puedan pedir sus días desde su portal.

  1. En la barra superior, haz clic en Administración (ícono de engranaje) y selecciona Usuarios y Perfiles.
  2. Ingresa a la pestaña Perfiles.
  3. Ubica el perfil correspondiente a tu equipo de Recursos Humanos o jefaturas y haz clic en el ícono de lápiz (Editar).
  4. Revisa que los permisos asociados a Vacaciones (y Configuración de vacaciones) se encuentren activos en nivel Modificación, y haz clic en Guardar.
  5. En la misma pestaña Perfiles, edita el Perfil Normal y asegúrate de habilitar la pestaña Vacaciones dentro de la ficha del colaborador para que todo tu equipo pueda visualizar sus saldos y enviar solicitudes.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Los administradores y supervisores verán las opciones de gestión de vacaciones en su menú, y los colaboradores visualizarán la pestaña Vacaciones al ingresar a su ficha.
  • Sugerencia: Otorgar a las jefaturas permisos de aprobación sobre sus equipos directos agiliza la respuesta al colaborador y descarga de tareas operativas al área de Gestión de Personas.

Paso 2: Crea o revisa tus tipos de vacaciones

Define las categorías de descanso disponibles en tu empresa (como feriado legal, vacaciones progresivas o días administrativos) junto con sus reglas de aprobación y sobregiro.

  1. En el menú lateral izquierdo, dirígete a Administrativo > Asistencia > Configuraciones.
  2. Selecciona la pestaña Vacaciones y ubica la sección Tipos de Vacaciones.
  3. Revisa los tipos precargados por defecto o haz clic en Crear Tipo de Vacaciones para agregar uno nuevo.
  4. Completa los campos de configuración del tipo de vacación:
    1. 4.1. Nombre y código: Asigna un nombre identificatorio (por ejemplo, Días administrativos) y su código interno.
    2. 4.2. Método de aprobación: Define quién deberá autorizar las solicitudes (RRHH, Supervisor o Ambos).
    3. 4.3. Notificaciones y sobregiro: Indica si el sistema debe notificar al supervisor y si se permite o limita el sobregiro de días cuando el colaborador no cuente con saldo suficiente.
    4. 4.4. Vacaciones parciales: Si deseas permitir solicitudes por media jornada (0.5 días), activa la casilla Habilitar vacaciones parciales.
  5. Haz clic en Guardar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El tipo de vacación aparecerá registrado en el listado de Tipos de Vacaciones, listo para asociarle políticas de devengo.
  • Ejemplo práctico: Crea el tipo Días administrativos con método de aprobación por Supervisor y sin sobregiro permitido, de modo que los trabajadores solo puedan solicitar hasta el tope de días otorgados por beneficio interno.

Paso 3: Configura tus políticas de vacaciones

Establece cuántos días de descanso acumula al año cada tipo de vacación para que Buk calcule el devengo de forma automática.

  1. Dentro de Administrativo > Asistencia > Configuraciones > Vacaciones, dirígete a la sección Políticas de vacaciones (o haz clic en el ícono de la lupa sobre el tipo de vacación creado y selecciona Nueva Política).
  2. Haz clic en Crear política de vacaciones (o Nueva Política).
  3. Completa las reglas de acumulación de la política:
    1. 3.1. Tipo de vacación: Selecciona el tipo al que pertenecerá esta política (por ejemplo, Legales, Progresivas o Días administrativos).
    2. 3.2. Nombre y descripción: Escribe un nombre claro (el código interno se generará automáticamente al escribir el nombre) y añade una breve descripción.
    3. 3.3. Días devengados y antigüedad: Define la cantidad de días que se acumulan por año (y utiliza el ícono + si necesitas configurar tramos de devengo según años de antigüedad).
  4. Haz clic en Crear.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Verás el mensaje de confirmación Política Creado(a) y la política quedará listada y asociada a su respectivo tipo de vacación.
  • Ejemplo práctico: Crea la política Feriado Legal con 15 días hábiles al año asociada al tipo Vacaciones Legales para que el sistema calcule diariamente el saldo proporcional de tus colaboradores.

Paso 4: Asigna las políticas a tus colaboradores

Vincula las políticas de vacaciones a tus trabajadores, de forma individual o masiva, para que comiencen a devengar días desde la fecha correspondiente.

  1. Para asignar una política de forma individual:
    1. 1.1. Ingresa a la Ficha del colaborador desde el listado de colaboradores y selecciona la pestaña Vacaciones > Asignación de Vacaciones (o Asignación).
    2. 1.2. Haz clic en el botón + para agregar una nueva asignación.
    3. 1.3. Selecciona el Tipo de Vacaciones y la Política de Vacaciones correspondiente.
    4. 1.4. Define la Fecha Inicio Vigencia desde la cual el trabajador comenzará a acumular días bajo esta regla (si dejas este campo vacío, Buk utilizará automáticamente su fecha de ingreso a la empresa).
    5. 1.5. Haz clic en Guardar.
  2. Para asignar políticas de forma masiva:
    1. 2.1. En el menú lateral izquierdo, ve a Información (ícono de carpeta) > Importadores > Importadores.
    2. 2.2. En la sección Administrativo > Asistencia, selecciona Asignación Políticas de Vacaciones.
    3. 2.3. Descarga la plantilla Excel, complétala con los identificadores de tus colaboradores y súbela haciendo clic en Subir Archivo.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Cada colaborador mostrará su política vigente activa en la sección Asignación de Vacaciones de su ficha personal.
  • Importante sobre vigencias: La Fecha Inicio Vigencia nunca puede ser anterior a la fecha de ingreso del colaborador. Además, un trabajador puede tener distintas políticas a lo largo del tiempo para un mismo tipo de vacación, siempre que sus periodos de vigencia no se superpongan (asignando una Fecha de Desasignación a la política anterior antes de iniciar la nueva).

Paso 5: Carga los saldos iniciales o históricos

Ingresa los días de vacaciones que tus colaboradores arrastran de periodos anteriores a la implementación de Buk para que su saldo disponible refleje la realidad desde el primer día.

  1. Para realizar la carga de forma individual:
    1. 1.1. Ingresa a la Ficha del colaborador, selecciona la pestaña Vacaciones y dirígete a la sección Vacaciones Acumuladas.
    2. 1.2. Haz clic en el botón Agregar.
    3. 1.3. Selecciona el Tipo de vacación (Legales, Progresivas o Días administrativos), ingresa la cantidad de días pendientes y la Fecha de asignación, y haz clic en Guardar.
  2. Para realizar la carga de forma masiva:
    1. 2.1. Ve a Información (ícono de carpeta) > Importadores > Importadores y, en la sección Asistencia, selecciona el importador Saldo de Vacaciones (o Saldo vacaciones).
    2. 2.2. Elige el Tipo de vacaciones, define si necesitas activar Borrar saldos (para reemplazar una carga previa) o Proporcionalidad, descarga la plantilla, complétala y súbela a la plataforma.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El saldo disponible del colaborador se actualizará inmediatamente en su ficha sumando o ajustando los días ingresados.
  • Importante sobre la proporcionalidad: Si un colaborador tiene menos de un año de antigüedad, Buk ya calcula automáticamente su saldo proporcional desde su fecha de ingreso. Solo debes cargar días adicionales si arrastra saldos de periodos anteriores; si el saldo que estás cargando ya incluye los días proporcionales del periodo en curso, asegúrate de marcar la casilla Proporcionalidad para que el sistema no los duplique.

Paso 6: Crea un registro de vacación

Asigna directamente un periodo de vacaciones a un colaborador desde su ficha para descontar los días de su saldo y generar el certificado de respaldo.

  1. Ingresa a la Ficha del colaborador y selecciona la pestaña Vacaciones (o Asistencia > Vacaciones).
  2. Ubica la sección Vacaciones Tomadas y haz clic en el botón Agregar.
  3. Completa los datos del descanso en la ventana emergente:
    1. 3.1. Tipo de vacación: Elige la categoría correspondiente (por ejemplo, Legales).
    2. 3.2. Fechas de inicio y término: Selecciona el rango de días hábiles del descanso.
    3. 3.3. Tipo Jornada: Especifica si corresponde a Jornada completa o, si habilitaste vacaciones parciales, si el último día del periodo se tomará como media jornada (0.5) al inicio o al final del día.
  4. Haz clic en Guardar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El registro quedará creado en estado Aprobada, el saldo de días disponibles del colaborador se descontará automáticamente y se emitirá el comprobante en la pestaña Documentos de su ficha.
  • Consideración clave: Recuerda que las vacaciones no pueden iniciar ni finalizar en un día inhábil o feriado, y que la opción de media jornada (0.5 días), cuando está habilitada en la política, aplica únicamente al último día del periodo seleccionado.

Paso 7: Aprueba una vacación solicitada por un colaborador

Gestiona las solicitudes de descanso enviadas por tu equipo desde su portal de autogestión para actualizar sus saldos y emitir sus comprobantes.

  1. Cuando tengas una solicitud enviada por un trabajador, ingresa a su Ficha del colaborador y dirígete a la pestaña Vacaciones.
  2. En la tabla de Vacaciones Tomadas, ubica el registro que se encuentra en estado Pendiente.
  3. Revisa el tipo de vacación, las fechas solicitadas y la cantidad de días hábiles a descontar.
  4. Haz clic en el botón Aprobar (ícono de ticket de confirmación) para autorizar el descanso.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: La solicitud cambiará del estado Pendiente a Aprobada, descontando automáticamente los días del saldo del colaborador y generando el certificado de vacaciones en su pestaña Documentos.
  • Sugerencia: Si tu empresa cuenta con firma electrónica activa en Buk, tanto el colaborador como el aprobador podrán firmar digitalmente el comprobante generado para dejar el respaldo legal completamente cerrado en línea.

¿Qué puedes hacer ahora?

Una vez completada la puesta en marcha de tu módulo de Vacaciones, puedes aprovechar estas funcionalidades para tu operación continua:

  • Fomentar la autogestión del equipo: Invita a tus colaboradores a ingresar a su portal web o app móvil para simular y solicitar sus días de descanso sin trámites en papel.
  • Planificar asignaciones futuras: Si un colaborador cambiará de política de devengo en una fecha futura (por ejemplo, al cumplir años de servicio o cambiar de convenio), programa desde ya su nueva política cuidando que no se traslape con la vigencia actual.
  • Consultar reportes y provisiones: Revisa en la sección de reportería los saldos acumulados y días tomados de toda tu nómina para proyectar las provisiones financieras de vacaciones y gestionar el descanso oportuno de los equipos.

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