Centraliza la planificación presupuestaria de tu dotación directamente en la plataforma con Headcount Planning, una solución diseñada para definir cuántas posiciones requiere cada área y cargo, contrastarlas en tiempo real con tu dotación activa y detectar brechas de subdotación o sobredotación.
Con esta guía de primeros pasos aprenderás a habilitar los permisos del equipo encargado, definir el nivel organizacional de análisis, registrar las posiciones presupuestadas y auditar el cumplimiento del plan de dotación:
- Control de presupuesto de posiciones: Define el Headcount (HC) Objetivo por área, cargo y rango de fechas mediante creación individual o carga masiva.
- Comparación en tiempo real: Cruza automáticamente las posiciones planificadas con los colaboradores activos en Buk para identificar vacantes disponibles, puestos cubiertos o sobrecupos.
- Detección de brechas por área y cargo: Visualiza alertas claras de dotación Insuficiente o Excedida según la estructura organizacional de tu empresa.
- Dashboard analítico y exportación: Complementa la toma de decisiones con gráficos de evolución entre posiciones planificadas versus reales y descarga reportes para tus comités internos.
Paso 1: Activa los permisos del módulo
Otorga acceso al módulo de planificación de dotación y a las herramientas de carga y descarga masiva para los usuarios que administrarán o consultarán el presupuesto de posiciones.
- En la barra superior, haz clic en Administración (ícono de engranaje) y selecciona Usuarios y Perfiles.
- Ingresa a la pestaña Perfiles y haz clic en el ícono de lápiz (Editar) sobre el perfil personalizado que deseas configurar (o selecciona Crear Perfil de Usuario).
- En la sección Administrativo, busca el permiso Planificación de Headcount y actívalo según el nivel de atribución requerido (Lectura o Modificación).
- Si el usuario no tiene un perfil de Administrador general y necesitará cargar posiciones por planilla o descargar reportes, dirígete también a la sección Información dentro del mismo perfil y activa los permisos de Exportadores e Importadores.
- Desplázate hasta el final de la página y haz clic en Guardar (o Modificar).
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Los usuarios asociados al perfil visualizarán la sección Planificación de Headcount en su menú lateral izquierdo.
- Importante: Los usuarios que ya cuentan con el perfil de Administrador general de la plataforma tienen acceso completo a Planificación de Headcount de forma automática, sin necesidad de ajustes adicionales.
Paso 2: Configura el nivel organizacional de visualización
Define sobre qué nivel jerárquico de la estructura de tu organización (como División, Área o Subárea) se desglosará y comparará el detalle del headcount.
- En el menú lateral izquierdo, ingresa a Administrativo > Planificación de Headcount > Configuraciones.
- Selecciona el nivel de tu estructura organizacional sobre el cual deseas agrupar y visualizar la planificación de dotación.
- Haz clic en Guardar.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: El sistema guardará tu preferencia y estructurará las vistas de Posiciones, Áreas y Cargos y Analítica de acuerdo con el nivel organizacional elegido.
- Sugerencia: Elige el mismo nivel organizacional con el que tu área de Finanzas o Control de Gestión aprueba el presupuesto anual de dotación para facilitar la conciliación de tus reportes.
Paso 3: Crea las posiciones de la planificación
Registra los puestos presupuestados para tu organización definiendo su área, cargo y vigencia para establecer el Headcount Objetivo.
- En el menú lateral izquierdo, dirígete a Administrativo > Planificación de Headcount > Headcount.
- Asegúrate de encontrarte en la pestaña Posiciones y haz clic en la opción Crear Posiciones (o Crear posición).
- En el formulario de registro, completa los datos de la posición presupuestada:
- 3.1. Área / Unidad organizacional: Selecciona el área o nivel al que pertenece el cupo.
- 3.2. Cargo: Elige el puesto de trabajo requerido.
- 3.3. Fechas de ingreso y término: Indica la fecha estimada de inicio de la posición y, si se trata de un cupo temporal o por proyecto, su fecha de término.
- Haz clic en Guardar.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: La nueva posición quedará registrada en la tabla principal de la pestaña Posiciones, sumándose al presupuesto de dotación del área y cargo correspondientes.
- Sugerencia para carga masiva: Si estás cargando la planificación anual completa de tu empresa, utiliza el importador masivo de posiciones para subir toda tu estructura presupuestada desde una planilla Excel en pocos minutos.
Paso 4: Revisa y ajusta posiciones individualmente (opcional)
Actualiza o corrige los datos de un cupo específico directamente desde el listado cuando existan cambios puntuales en tu presupuesto o fechas de contratación.
- En Administrativo > Planificación de Headcount > Headcount, sitúate en la pestaña Posiciones.
- Utiliza los filtros de búsqueda para localizar la posición que necesitas modificar.
- Haz clic en la acción de Editar sobre el registro correspondiente y actualiza los campos requeridos (como el cargo, el área o las fechas de vigencia).
- Haz clic en Guardar.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Los cambios se reflejarán de inmediato en el listado de Posiciones y actualizarán automáticamente los indicadores de dotación objetivo de esa área.
- Ejemplo práctico: Esta edición individual es ideal cuando un comité aprueba postergar el ingreso de una vacante para el próximo trimestre o reasignar un cupo entre dos áreas, sin necesidad de volver a ejecutar una carga masiva.
Paso 5: Valida el estado de dotación por área (opcional)
Audita la relación entre el Headcount Objetivo (presupuestado) y el Headcount Actual (colaboradores activos) para detectar desviaciones por área y puesto de trabajo.
- Dentro de Administrativo > Planificación de Headcount > Headcount, selecciona la pestaña Áreas y Cargos (o Areas y Cargos).
- Revisa la tabla comparativa para cada unidad organizacional y puesto de trabajo, prestando especial atención a los indicadores de estado:
- 2.1. Insuficiente (Subdotación): Indica que el número de colaboradores activos en ese cargo y área está por debajo del Headcount Objetivo definido, evidenciando vacantes pendientes de cubrir.
- 2.2. Excedido (Sobredotación): Indica que la cantidad de personas activas supera el cupo presupuestado para ese puesto.
- Ingresa a la pestaña Analítica dentro del mismo módulo para complementar tu revisión con los gráficos comparativos de evolución entre posiciones planificadas versus dotación real.
- ¿Cómo sabrás que está listo?: Visualizarás con claridad qué áreas y cargos coinciden con lo presupuestado y cuáles presentan brechas de sub o sobredotación.
- Ejemplo práctico: Revisa la vista Áreas y Cargos antes de autorizar una nueva requisición de personal para confirmar en segundos si el cargo solicitado cuenta con presupuesto disponible (Insuficiente) o si generará un sobrecupo (Excedido).
¿Qué puedes hacer ahora?
Una vez cargada y validada tu planificación de dotación, aprovecha estas prácticas para el control continuo de tu organización:
- Monitorear el dashboard de Analítica: Consulta periódicamente la vista gráfica del módulo para seguir la curva de cumplimiento del presupuesto de contrataciones mes a mes.
- Exportar datos para comités de dirección: Descarga el detalle de posiciones y brechas por área para compartir reportes actualizados con Finanzas y las gerencias de área.
- Mantener viva la planificación: Ajusta individualmente las posiciones ante reestructuraciones internas o cambios de presupuesto para que tus indicadores en tiempo real reflejen siempre la meta vigente.