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Primeros pasos en Gestión básica de documentos

Centraliza y digitaliza la administración de los documentos laborales de tus colaboradores de forma segura y estructurada con Gestión básica de documentos, una solución diseñada para estandarizar la emisión documental y organizar los expedientes digitales de tu equipo.

Con esta guía de primeros pasos aprenderás a configurar los permisos de acceso, diseñar plantillas con variables dinámicas, habilitar la autogestión de certificados y administrar tu repositorio central:

  • Plantillas con variables dinámicas: Crea formatos estandarizados para contratos, anexos, certificados y cartas de aviso que se completan automáticamente con los datos reales de la ficha de cada colaborador.
  • Autogestión de certificados: Otorga autonomía a tus colaboradores para que generen y descarguen sus propios certificados (como antigüedad o renta) directamente desde su portal personal.
  • Repositorio digital centralizado: Emite documentos de forma individual o masiva, clasifícalos en carpetas digitales por colaborador y administra todo tu archivo desde una sola vista.

Paso 1: Configura los permisos de acceso

Habilita las atribuciones necesarias en los perfiles de usuario para que los administradores gestionen plantillas y documentos, y para que los colaboradores puedan consultar sus archivos.

  1. En la barra superior, haz clic en Administración (ícono de engranaje) y selecciona Usuarios y Perfiles.
  2. Ingresa a la pestaña Perfiles.
  3. Para configurar el perfil de quienes administrarán los documentos:
    1. 3.1. Edita el perfil del administrador (ícono de lápiz) o haz clic en Crear perfil de usuario.
    2. 3.2. Ajusta en Modificación los permisos correspondientes a Documentos, Plantillas y Colaboradores.
    3. 3.3. Haz clic en Guardar.
  4. Para permitir que los colaboradores visualicen sus documentos en su portal personal:
    1. 4.1. Edita el perfil Normal (o el perfil asignado a tus colaboradores).
    2. 4.2. Ingresa a la pestaña Ficha del Colaborador y marca la casilla Documentos.
    3. 4.3. Haz clic en Guardar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Los administradores verán habilitado el menú Administrativo > Documentos y Firma (Documentos y Plantillas), mientras que los colaboradores verán la pestaña Documentos dentro de su propia ficha.
  • Sugerencia: También puedes crear un perfil con permisos de solo Lectura en Documentos para auditores o jefaturas que solo necesiten consultar carpetas sin emitir ni eliminar archivos.

Paso 2: Crea y personaliza tus plantillas con variables dinámicas

Diseña tus formatos base e inserta variables del sistema para que Buk complete automáticamente los datos de cada colaborador al generar un documento.

  1. En el menú lateral izquierdo, dirígete a Administrativo > Documentos y Firma > Plantillas.
  2. Haz clic en Crear plantilla (o selecciona una plantilla existente para editarla) y define sus parámetros iniciales:
    1. 2.1. Nombre y Tipo: Asigna un nombre a la plantilla y elige su categoría (Contrato, Anexo, Certificado o Carta de aviso).
    2. 2.2. Formato: Selecciona PDF o DOCX.
    3. 2.3. Carpeta: Elige la carpeta digital de la ficha del colaborador donde se guardarán los documentos generados (puedes seleccionar una existente o elegir Crear una nueva carpeta dentro de la selección; si lo dejas en blanco, el archivo se guardará en la carpeta raíz del colaborador).
    4. 2.4. Nombre del archivo generado: Personaliza el nombre de salida usando variables (se recomienda incluir la marca temporal de fecha y hora, ya que el sistema no permite generar dos documentos con exactamente el mismo nombre).
  3. En el editor de contenido, redacta el texto del documento e inserta las variables dinámicas:
    1. 3.1. Escribe dos llaves seguidas ({{) directamente en el editor o haz clic en el botón Variables para desplegar el catálogo de campos disponibles de la plataforma.
    2. 3.2. Selecciona las variables que necesites insertar (por ejemplo, {{empleado.nombre_completo}}, documento de identidad, cargo, sueldo o fecha de ingreso).
  4. Haz clic en el botón Vista previa para comprobar cómo se ve el documento con datos reales y luego presiona Guardar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: La plantilla aparecerá en el listado general de Plantillas y, al previsualizarla, verás los marcadores dinámicos reemplazados por la información real del colaborador.
  • Consejo de formato para DOCX: Si trabajas con formato DOCX y necesitas separar el contenido en varias páginas, inserta el salto de página directamente en tu archivo Word (Insertar > Salto de página) antes de subirlo, para que Buk respete exactamente esa paginación.

Paso 3: Habilita la autogestión de documentos (Opcional)

Permite que tus colaboradores generen y descarguen por sí mismos sus propios certificados laborales desde su portal, reduciendo la carga operativa de Recursos Humanos.

  1. En Administrativo > Documentos y Firma > Plantillas, ingresa a crear o editar una plantilla cuyo Tipo sea Certificado.
  2. Desplázate hasta la sección de Autogestión.
  3. Marca la casilla Puede ser autogestionable por el Colaborador.
  4. Haz clic en Guardar para aplicar los cambios.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Tus colaboradores verán habilitado el botón Generar Archivo directamente en la pestaña Documentos de su propia ficha personal para emitir ese certificado cuando lo necesiten.
  • Importante: La funcionalidad de autogestión es exclusiva para plantillas de tipo Certificado (por ejemplo, certificados de antigüedad laboral o de renta); no aplica para contratos, anexos ni cartas de aviso.

Paso 4: Genera tu primer documento

Emite documentos oficiales para uno o múltiples colaboradores simultáneamente utilizando las plantillas que configuraste.

  1. En el menú lateral izquierdo, ve a Administrativo > Documentos y Firma > Documentos.
  2. Haz clic en el botón Generar documentos ubicado en la esquina superior derecha y avanza por los pasos del asistente:
    1. 2.1. Paso 1 - Plantilla: Elige la plantilla que deseas utilizar y selecciona el período de referencia (que determinará el valor de las variables asociadas a fechas o remuneraciones).
    2. 2.2. Paso 2 - Colaboradores: Utiliza los filtros (por empresa, centro de costo, área, cargo o nombre) y marca a los colaboradores para quienes emitirás el documento.
    3. 2.3. Paso 3 - Visibilidad y envío: Define si el documento quedará visible en la ficha del colaborador una vez generado.
    4. 2.4. Paso 4 - Resumen: Revisa el total de archivos a crear y haz clic en Generar documentos para confirmar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Los archivos generados aparecerán listados en la pestaña Todos los Documentos y se almacenarán en la carpeta digital de cada colaborador seleccionado.
  • Sugerencia: Si necesitas emitir un documento puntual para una sola persona, también puedes hacerlo directamente desde su Ficha del colaborador > pestaña Documentos haciendo clic en el botón Generar Archivo.

Paso 5: Gestiona tu repositorio documental

Administra, filtra, descarga o depura todos los archivos emitidos a tus colaboradores desde el gestor central de documentos.

  1. Ingresa a Administrativo > Documentos y Firma > Documentos y sitúate en la pestaña Todos los Documentos.
  2. Utiliza el Buscador, los Filtros simples (tipo de documento, visibilidad, empresa) o el Filtro avanzado para localizar archivos específicos.
  3. Selecciona uno o varios documentos en la tabla (recuerda que la vista muestra hasta 100 documentos por página; para abarcar todo un lote filtrado, marca la casilla del encabezado y elige Seleccionar todos).
  4. Haz clic en el menú Acciones para ejecutar gestiones masivas o individuales, tales como Descargar copias de respaldo o enviar registros incorrectos a la Papelera.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Podrás localizar cualquier documento laboral de tu organización en segundos, controlar si está visible o no para el colaborador y descargar expedientes completos cuando lo requieras.
  • Importante sobre la Papelera: Los documentos enviados a eliminación permanecen en la pestaña Papelera durante una ventana de recuperación de 60 días, plazo dentro del cual puedes restaurarlos antes de que se eliminen de forma definitiva.

¿Qué puedes hacer ahora?

Una vez estructurado tu repositorio y tus plantillas básicas, puedes seguir optimizando tu gestión documental:

  • Organizar el expediente por carpetas temáticas: Crea carpetas estandarizadas en tus plantillas (como Contratos y Anexos, Certificados o Comprobantes) para mantener ordenada la ficha digital de cada colaborador.
  • Limitar el acceso a plantillas por empresa: Si administras múltiples razones sociales en Buk, configura en cada plantilla la restricción por empresa o juego de datos para que cada administrador utilice solo los formatos legales de su entidad.
  • Evolucionar hacia flujos de revisión y Firma Electrónica: Cuando quieras incorporar visadores previos o firma electrónica con validez jurídica y código QR en tus documentos, podrás activarlos directamente sobre estas mismas plantillas y carpetas.

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