Primeros pasos en Exportadores Personalizados – Peru

Extrae y analiza la información exacta de tu organización con Exportadores Personalizados, la herramienta de reportería de Buk diseñada para construir informes a la medida según los módulos que administras en plataforma.

Con esta guía de primeros pasos aprenderás a validar tus permisos, diseñar estructuras de datos personalizadas, descargar archivos en Excel o PDF y programar envíos recurrentes:

Selección y orden de variables: Elige los parámetros exactos que necesitas cruzar (datos demográficos, contractuales, de asistencia, vacaciones o remuneraciones) y ordénalos en columnas a tu medida.
Agrupación y filtros avanzados: Consolida la información por categorías (como Empresa, Área, Cargo o Centro de costo) y aplica condiciones específicas o apóyate en Buk AI para filtrar tus datos.
Descarga inmediata y envíos programados: Exporta tus reportes en formato Excel (.xlsx) o PDF, guárdalos como plantillas reutilizables y automatiza su entrega periódica por correo electrónico.

Paso 1: Valida los permisos de acceso

Verifica que tu perfil de usuario (o el de los miembros de tu equipo) cuente con el permiso habilitado para acceder a la sección de exportadores.

En la barra superior derecha, haz clic en Administración (ícono de engranaje) y selecciona Usuarios y Perfiles.
Ingresa a la pestaña Perfiles.
Ubica el perfil asociado al usuario y haz clic en el ícono de lápiz (Editar).
Dirígete a la pestaña Reportería (o Información) y revisa que el permiso Exportadores esté configurado en Sí.
Si realizaste cambios, desplázate hasta el final de la página y haz clic en Guardar.

¿Cómo sabrás que está listo?: Al observar el menú lateral izquierdo de la plataforma, verás habilitada la sección Reportería > Exportadores.
Ejemplo práctico: Habilitar este permiso a los líderes o analistas de área les permite extraer de forma autónoma la nómina básica de los colaboradores a su cargo (según los permisos de lectura de su perfil) sin depender del equipo de Recursos Humanos.

Paso 2: Crea un nuevo reporte personalizado

Inicia la construcción de tu informe seleccionando la plantilla base correspondiente al módulo que deseas consultar.

En el menú lateral izquierdo, haz clic en Reportería y selecciona Exportadores.
Dentro de la pestaña Mis reportes, haz clic en el botón Crear Reporte ubicado en la esquina superior derecha.
Explora las categorías disponibles y selecciona la plantilla base que se adapte a tu necesidad (por ejemplo, Maestro de empleados, Ausencias, Vacaciones, Remuneraciones o Beneficios).
Asigna un Nombre identificatorio a tu nuevo reporte para abrir el panel de configuración.

¿Cómo sabrás que está listo?: Se desplegará el espacio de trabajo del exportador con las secciones de configuración de datos y una tabla de previsualización en tiempo real.
Importante: Cada plantilla base está diseñada para un módulo específico, por lo que las variables disponibles dependerán del tipo de reporte elegido (no es posible combinar variables de distintos exportadores en un mismo archivo).

Paso 3: Selecciona y organiza las variables

Define qué campos de información compondrán las columnas de tu reporte y en qué secuencia aparecerán.

Dentro del panel de configuración de tu reporte, ubica la sección 1. Datos y haz clic en Seleccionar.
En el buscador de parámetros disponibles, localiza y marca las variables que deseas incluir (por ejemplo: Nombre, Número de documento, Cargo, Sueldo base o Fecha de ingreso).
Haz clic en Continuar (o arrastra las variables hacia el recuadro de Columnas).
Reordena las columnas arrastrándolas hacia arriba o hacia abajo según la estructura que prefieras y revisa el resultado en la tabla de previsualización en tiempo real.

¿Cómo sabrás que está listo?: La vista previa mostrará inmediatamente las columnas seleccionadas en el orden exacto que definiste.
Ejemplo práctico: Agrega las variables Fecha de ingreso a la compañía y Fecha de término de trabajo en un reporte de Maestro de empleados para identificar rápidamente la antigüedad y el estado contractual de cada colaborador.

Paso 4: Agrupa y filtra la información (Opcional)

Consolida los registros de tu reporte bajo una categoría común o acota los resultados aplicando reglas de filtrado.

Para consolidar tus datos por categoría, ubica la sección Agrupar por:
1. 1.1. Haz clic en Seleccionar y elige una o más variables de agrupación (por ejemplo: Nombre empresa, Área, Cargo o Centro de costo).
2. 1.2. Si deseas modificar el criterio de consolidación, haz clic en el ícono de lápiz junto a la variable agrupada.
Para acotar los registros que incluirá el informe, dirígete a la sección Filtrar datos:
1. 2.1. Añade condiciones lógicas sobre las variables (por ejemplo, que Tipo de contrato sea igual a Indefinido).
2. 2.2. También puedes apoyarte en Buk AI para definir tus filtros de manera asistida.
Comprueba en la tabla de previsualización que los datos consolidados respondan a las reglas aplicadas.

¿Cómo sabrás que está listo?: La previsualización en tiempo real reflejará tus datos agrupados por la categoría elegida y mostrará únicamente las filas que cumplan con los filtros activos.
Sugerencia: El orden recomendado para construir cualquier reporte sin errores es: primero seleccionar las variables en Datos, luego Agrupar por y finalmente aplicar Filtrar datos.

Paso 5: Guarda la estructura del reporte

Almacena la configuración de columnas, agrupaciones y filtros como una plantilla reutilizable para futuras consultas.

Una vez validada la vista previa de tu informe, haz clic en el botón Guardar (o Guardar como plantilla).
Confirma el nombre del reporte y define su visibilidad si corresponde.

¿Cómo sabrás que está listo?: Tu exportador aparecerá listado de forma permanente en la pestaña Mis reportes dentro de Reportería > Exportadores, desde donde podrás descargarlo, editarlo, duplicarlo o compartirlo con otros usuarios de Buk.
Ejemplo práctico: Guarda una estructura llamada Cierre de Mes Nómina para que, cada fin de mes, puedas extraer exactamente las mismas columnas cambiando solo el periodo de consulta.

Paso 6: Descarga el reporte

Exporta los datos de tu reporte en formato Excel para trabajarlos, cruzarlos o presentarlos fuera de la plataforma.

Desde la vista de edición del reporte o desde el listado en la pestaña Mis reportes, haz clic en el botón Descargar.
En la ventana de descarga, selecciona el rango de fechas o mes que necesitas consultar y, si lo requieres, aplica Filtros avanzados adicionales (por ejemplo, filtrar solo por Colaboradores Activos).
Haz clic nuevamente en Descargar para confirmar.

¿Cómo sabrás que está listo?: El archivo se descargará automáticamente en tu computador en formato Excel (.xlsx).
Sugerencia: Si la descarga no inicia de inmediato en tu equipo, verifica que tu navegador web no tenga bloqueadas las descargas automáticas o revisa el avance del archivo en la pestaña Historial.

Paso 7: Programa el envío automático (Opcional)

Automatiza la generación y entrega recurrente de tus reportes frecuentes para recibirlos directamente en tu correo electrónico.

En Reportería > Exportadores, ingresa a la pestaña Mis reportes y ubica el reporte guardado que deseas automatizar.
Haz clic en el botón Programar envío.
Completa los parámetros de programación en la sección Enviar Informe:
1. 3.1. Frecuencia: Elige si el reporte se enviará Diariamente, Semanalmente o Mensualmente.
2. 3.2. Intervalo de tiempo y Hora de envío: Define el periodo de datos que contendrá el exportador y el horario en que deseas recibirlo.
3. 3.3. Modo de entrega: Selecciona el canal de despacho (correo electrónico, link o SFTP, según disponibilidad).
4. 3.4. Asunto y Descripción: Escribe el asunto y el cuerpo del mensaje que acompañará el envío.
Haz clic en Guardar para activar la programación.

¿Cómo sabrás que está listo?: La programación quedará activa y comenzarás a recibir el reporte en el correo asociado a tu usuario en los días y horarios definidos (puedes editar o eliminar esta programación en cualquier momento desde la misma sección).
Ejemplo práctico: Programa un envío automático todos los lunes a primera hora con el listado de ausencias o cumpleaños de la semana para planificar la operación con los líderes de equipo.

Paso 8: Revisa el historial de descargas y exporta en PDF (Opcional)

Consulta el registro de todos los reportes procesados recientemente y descarga respaldos visuales de solo lectura en formato PDF.

En el menú lateral izquierdo, dirígete a Reportería > Exportadores.
En la parte superior de la pantalla, haz clic en la pestaña Historial.
Examina el listado con el estado de tus últimas descargas y ubica la fila del reporte que deseas consultar.
En la columna Acciones (al costado derecho de la fila), elige cómo deseas obtener el archivo:
1. 4.1. Descargar en Excel: Para volver a bajar el archivo .xlsx ya procesado.
2. 4.2. Exportar en formato PDF: Presiona el ícono de PDF, espera unos segundos mientras se muestra la ventana emergente Generando PDF (sin cerrar la pestaña del navegador) y el documento portátil se descargará automáticamente en tu equipo.

¿Cómo sabrás que está listo?: Obtendrás en tu computador el documento PDF con la tabla de tu reporte adaptada al ancho de página, lista para compartirse o adjuntarse en presentaciones.
Importante sobre el formato PDF: La descarga en PDF es exclusiva de la pestaña Historial y contempla un límite máximo de 15 columnas; si tu reporte original tiene más de 15 columnas, el archivo PDF incluirá únicamente las primeras 15.

¿Qué puedes hacer ahora?

Una vez que domines la creación y descarga de exportadores personalizados, puedes aprovechar estas opciones avanzadas:

Compartir reportes con tu equipo: Desde la pestaña Mis reportes, utiliza la opción Compartir para poner tus plantillas de reportes a disposición de otros usuarios de Buk y estandarizar los informes de la empresa.
Editar o duplicar estructuras existentes: Ajusta en cualquier momento las columnas o filtros de tus reportes guardados sin perder tus configuraciones previas.
Cruzar información con Analítica: Si además de tablas descargables necesitas gráficos dinámicos en vivo, utiliza tus fuentes de datos para construir tableros visuales en Reportería > Analítica.