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Primeros pasos en Gestión Documental

Centraliza y digitaliza la administración de los documentos laborales de tus colaboradores con el módulo de Gestión Documental, automatizando la creación, visación y almacenamiento seguro de contratos, anexos, certificados y cartas en un repositorio único.

Con esta guía de primeros pasos aprenderás a configurar los permisos de tu equipo, diseñar plantillas con variables dinámicas, establecer flujos de revisión o autogestión y emitir tu primer documento oficial:

  • Plantillas personalizables con variables: Diseña formatos estandarizados en PDF o DOCX que extraen y completan automáticamente los datos de cada colaborador desde su ficha.
  • Flujos de revisión y control: Configura una etapa de visación previa para que un supervisor o responsable valide el contenido antes de que el documento sea emitido o pase a firma.
  • Autogestión en el portal del colaborador: Permite que tus trabajadores generen y descarguen sus propios certificados laborales o de antigüedad al instante desde su perfil personal.
  • Repositorio digital centralizado: Administra, filtra y descarga masivamente toda la documentación laboral organizada en carpetas digitales dentro de la ficha de cada persona.

Paso 1: Configura los permisos de acceso

Habilita las atribuciones necesarias para que los administradores gestionen plantillas y documentos, y autoriza la visualización de la pestaña documental en la ficha de tus colaboradores.

  1. En la barra superior, haz clic en Administración (ícono de engranaje) y selecciona Usuarios y Perfiles.
  2. Ingresa a la pestaña Perfiles y haz clic en el ícono de lápiz (Editar) sobre el perfil del usuario que operará el módulo (o selecciona Crear Perfil de Usuario).
  3. En la sección Administrativo, ubica los permisos asociados al módulo y configura en modo Modificación:
    1. 3.1. Documentos: Permite generar, consultar, descargar y administrar los archivos del repositorio.
    2. 3.2. Plantillas: Permite crear y editar los formatos base de documentos.
    3. 3.3. Configuraciones de Documentos y Firma: Permite ajustar los parámetros generales de seguridad, firma y descargas del módulo.
  4. Desplázate hasta el final de la página y haz clic en Guardar.
  5. Regresa a Administración (ícono de engranaje) > Usuarios y Perfiles > Perfiles y haz clic en Configuración de Perfil normal.
  6. Selecciona la pestaña Ficha del Colaborador y, en la sección Pestañas de la ficha, marca la casilla Documentos.
  7. Haz clic en Guardar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Los administradores contarán con acceso completo a Administrativo > Documentos y Firma, y los colaboradores podrán visualizar sus archivos y carpetas desde la pestaña Documentos de su propia ficha.
  • Requisito importante: Si además utilizarás firma electrónica en tus documentos, recuerda que en Buk solo pueden firmar las personas que cuenten con ficha y usuario activos en la plataforma (incluidos los representantes legales).

Paso 2: Crea tu primera plantilla de documento

Diseña la estructura y parámetros generales de un formato base para emitir documentos individuales o masivos de manera estandarizada.

  1. En el menú lateral izquierdo, dirígete a Administrativo > Documentos y Firma > Plantillas.
  2. Haz clic en el botón Crear plantilla ubicado en la esquina superior derecha.
  3. Completa los campos de configuración inicial de la plantilla:
    1. 3.1. Nombre: Asigna un título claro al formato (por ejemplo, Contrato de Trabajo Indefinido, Anexo de Teletrabajo o Certificado de Antigüedad).
    2. 3.2. Tipo: Selecciona la categoría documental correspondiente (Contrato, Anexo, Certificado o Carta de aviso).
    3. 3.3. Formato: Elige entre PDF o DOCX según tus necesidades de edición o descarga.
    4. 3.4. Carpeta: Escribe o selecciona la carpeta digital de la ficha del colaborador donde se guardarán automáticamente los documentos generados con esta plantilla (también puedes elegir Crear una nueva carpeta dentro de la selección). Si dejas este campo en blanco, el archivo se alojará en la carpeta raíz del colaborador.
    5. 3.5. Opciones de acceso y nombre de archivo (opcional): Si tienes múltiples razones sociales, limita el uso de la plantilla por empresa o juego de datos, y personaliza el nombre del archivo resultante utilizando variables.
  4. Haz clic en Guardar (o continúa directamente en el editor de contenido).
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Tu nueva plantilla aparecerá registrada en el listado general de Administrativo > Documentos y Firma > Plantillas.
  • Sugerencias de formato y nomenclatura: Si trabajas con formato DOCX y necesitas separar el contenido en varias hojas, inserta los saltos de página directamente en Word antes de cargar el texto para que Buk respete la paginación. Además, al personalizar el nombre del archivo generado, te recomendamos incluir la variable de marca temporal (fecha y hora) para evitar errores de validación por nombres duplicados.

Paso 3: Personaliza el contenido con variables dinámicas

Redacta el cuerpo de tu plantilla e inserta marcadores dinámicos para que Buk complete automáticamente los datos contractuales y personales de cada colaborador al emitir el documento.

  1. En Administrativo > Documentos y Firma > Plantillas, ingresa a crear o Editar tu plantilla y ubícate en el editor de texto enriquecido.
  2. Redacta el contenido del documento aplicando el formato que requieras (títulos, negritas, alineación o tablas).
  3. Inserta las variables del sistema en los lugares donde deba completarse información individual:
    1. 3.1. Escribe dos llaves de apertura {{ directamente en el texto o haz clic en el botón Variables de la barra de herramientas para desplegar el buscador de campos disponibles.
    2. 3.2. Selecciona las variables que necesites extraer de la plataforma (por ejemplo, {{empleado.nombre_completo}}, documento de identidad, cargo, sueldo base o fecha de ingreso).
    3. 3.3. Si tu documento contempla firmantes configurados, también puedes insertar variables dinámicas de firma como {{firma.primer_firmante.nombre}} y {{firma.segundo_firmante.nombre}}.
  4. Haz clic en el botón Vista previa para previsualizar cómo se construye el documento con datos reales y verificar su paginación.
  5. Haz clic en Guardar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Al abrir la Vista previa, observarás que los códigos entre llaves son reemplazados automáticamente por los datos reales de la ficha del colaborador.
  • Sugerencia: Revisa siempre en la Vista previa que el bloque de firmas no quede cortado o huérfano en una página final; si eso ocurre, ajusta los márgenes o el espaciado en el editor de la plantilla.

Paso 4: Define un flujo de revisión (opcional)

Incorpora una instancia de visación previa para que un supervisor o encargado apruebe el documento antes de su emisión definitiva o de que se dispare el proceso de firma.

  1. Dentro de la edición de tu plantilla en Administrativo > Documentos y Firma > Plantillas, desplázate hasta la sección de opciones de firma y revisión.
  2. Marca la casilla Esta plantilla requiere revisor.
  3. Define quién será el responsable de visar el documento (se admite hasta 1 revisor por plantilla):
    1. 3.1. Supervisor del colaborador: Asigna automáticamente a la jefatura directa registrada en la ficha del trabajador.
    2. 3.2. Otro usuario: Selecciona a un usuario específico activo en la plataforma (por ejemplo, el gerente de Recursos Humanos o el abogado laboral).
  4. Opcionalmente, si la plantilla también requiere firmas electrónicas, puedes marcar Esta plantilla requiere firma, definir hasta 3 firmantes (Colaborador, Representante Legal, Supervisor u Otro), activar Establecer orden para las firmas arrastrando a los actores en la secuencia deseada (1°, 2°, 3°) y marcar Notificar firmantes automáticamente.
  5. Haz clic en Guardar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Cada vez que generes un documento con esta plantilla, quedará en estado Pendiente de revisión y no será visible para el colaborador ni avanzará a firma hasta que el revisor designado lo apruebe.
  • Limitación a considerar: El orden y flujo automático de firma y revisión está disponible para contratos, anexos, cartas y certificados generales, pero no aplica para certificados automáticos de vacaciones ni de beneficios.

Paso 5: Habilita la autogestión de documentos (opcional)

Otorga autonomía a tus colaboradores permitiéndoles generar y descargar sus propios certificados al instante desde su portal personal sin requerir gestión manual de Recursos Humanos.

  1. Ingresa a Administrativo > Documentos y Firma > Plantillas y edita una plantilla cuyo Tipo sea Certificado (por ejemplo, un Certificado de Antigüedad o Certificado de Renta).
  2. Desplázate hasta la sección Autogestión.
  3. Marca la casilla Puede ser autogestionable por el Colaborador.
  4. Haz clic en Guardar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Tus colaboradores verán habilitado el botón Generar Archivo directamente en la pestaña Documentos de su ficha personal, desde donde podrán emitir este certificado cuando lo necesiten.
  • Sugerencia: Si tu certificado autogestionable incluye firma de Representante Legal, puedes activar en Administrativo > Documentos y Firma > Configuraciones la opción Permitir la firma de cualquier Representante Legal para agilizar su despacho.

Paso 6: Genera tu primer documento

Emite un documento oficial para uno o múltiples colaboradores utilizando la plantilla que configuraste en los pasos anteriores.

  1. En el menú lateral izquierdo, ve a Administrativo > Documentos y Firma > Documentos.
  2. En la esquina superior derecha, haz clic en el botón Generar documentos para abrir el asistente de emisión en 4 pasos:
    1. 2.1. Paso 1 (Plantilla): Selecciona la plantilla que deseas utilizar y define el Período de referencia (el cual determina con qué mes de datos se poblarán las variables salariales o contractuales; la fecha de creación será siempre la del día de emisión).
    2. 2.2. Paso 2 (Colaboradores): Utiliza los filtros (por área, empresa, centro de costo, cargo o nombre) y marca las casillas de los colaboradores destinatarios. Haz clic en Continuar.
    3. 2.3. Paso 3 (Firma y envío): Revisa los firmantes y el representante legal si aplica, y define la Visibilidad (marca Quiero que los documentos se generen visibles si deseas que el documento quede disponible en la ficha del colaborador e inicie automáticamente las notificaciones de revisión y firma).
    4. 2.4. Paso 4 (Resumen): Verifica la cantidad total de documentos a emitir y la configuración seleccionada.
  3. Haz clic en Generar documentos para confirmar la emisión.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El documento recién emitido aparecerá listado en la pestaña Todos los Documentos dentro de Administrativo > Documentos y Firma > Documentos.
  • Emisión rápida desde la ficha: Si necesitas emitir un documento puntual para una sola persona, también puedes ir directamente a la Ficha del Colaborador > pestaña Documentos y hacer clic en Generar Archivo, saltándote el paso de selección de colaboradores.

Paso 7: Revisa y aprueba el documento (si aplica)

Valida el contenido de los documentos que cuentan con flujo de visación activa para autorizar que continúen hacia la etapa de firma o publicación en la ficha del colaborador.

  1. En el menú lateral izquierdo, ingresa a Administrativo > Documentos y Firma > Documentos.
  2. Selecciona la pestaña Mis revisiones pendientes, donde se listan todos los documentos en los que tu usuario figura como revisor designado.
  3. Ubica el documento emitido y haz clic sobre su nombre para previsualizar el contenido o selecciona la acción Revisar documento (donde podrás añadir un comentario de revisión).
  4. Para resolver uno o varios documentos simultáneamente, marca sus casillas en la tabla, haz clic en el botón Acciones y selecciona Aprobar o Rechazar.
  5. Confirma tu decisión en el cuadro de diálogo haciendo clic en Aprobar.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: El sistema mostrará el mensaje de confirmación, el documento saldrá de tu bandeja Mis revisiones pendientes y cambiará su estado en el listado general (avanzando a Pendiente de firma o quedando disponible en la ficha del colaborador).
  • Importante: Si decides Rechazar un documento durante la revisión, el flujo de emisión y firma se detendrá de forma definitiva para ese archivo, evitando que información errónea llegue al trabajador.

Paso 8: Gestiona tu repositorio documental

Administra el ciclo de vida completo de los archivos emitidos mediante herramientas de búsqueda avanzada, control de visibilidad, descargas masivas y papelera de reciclaje.

  1. Dirígete a Administrativo > Documentos y Firma > Documentos y sitúate en la pestaña Todos los Documentos.
  2. Utiliza los filtros simples y avanzados en la parte superior para localizar documentos por colaborador, plantilla, carpeta, fechas de emisión, estado de revisión o estado de firma.
  3. Selecciona uno o múltiples archivos marcando las casillas de la izquierda (o usa Seleccionar todos en el encabezado para abarcar más allá de los 100 registros por página) y despliega el botón Acciones para ejecutar la operación que necesites:
    1. 3.1. Descargar documentos: Baja a tu equipo un archivo comprimido con los documentos seleccionados.
    2. 3.2. Mostrar u Ocultar para el colaborador: Cambia en lote la visibilidad de los documentos en la ficha de los trabajadores.
    3. 3.3. Eliminar: Envía a la papelera los registros emitidos por error.
  • ¿Cómo sabrás que está listo?: Podrás filtrar cualquier documento laboral en segundos y ejecutar acciones masivas sobre tu repositorio con total trazabilidad.
  • Consideraciones clave de seguridad: Los documentos enviados a la papelera cuentan con una ventana de recuperación de 60 días antes de su eliminación definitiva. Ten presente que, por respaldo legal, un documento que ya completó la totalidad de sus firmas electrónicas no puede eliminarse ni reemplazarse; cualquier modificación posterior debe formalizarse emitiendo un anexo.

¿Qué puedes hacer ahora?

Una vez dominado el flujo de creación y emisión documental, aprovecha estas funcionalidades para potenciar tu operación diaria:

  • Gestionar tus bandejas diarias de trabajo: Utiliza las pestañas Mis firmas pendientes y Mis revisiones pendientes en Administrativo > Documentos y Firma > Documentos como tu centro de tareas diario en cierres de mes o contrataciones masivas.
  • Personalizar parámetros avanzados del módulo: Explora Administrativo > Documentos y Firma > Configuraciones para activar el envío automático de copias a Representantes Legales (Enviar copia a Representantes Legales) o habilitar la verificación externa mediante código QR (Descargar documentos vía QR sin usuario).
  • Estandarizar carpetas digitales: Organiza todas tus plantillas vinculándolas a carpetas claras (como Contratos y Anexos, Certificados o Activos) para mantener ordenada la ficha digital de cada colaborador.

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