En este artículo aprenderás cómo configurar y utilizar la herramienta de Reasignación Automática de Licencias. Te mostraremos cómo definir un orden de prioridad para las licencias de tus colaboradores y cómo ejecutar la acción masiva que ajusta automáticamente las fechas para evitar errores de tope de días durante tu cierre de mes.
¿Para qué sirve esta funcionalidad?
Esta herramienta está diseñada para empresas que trabajan con cierres de nómina desplazados. Es decir, que utilizan la funcionalidad de fechas de aplicación para trasladar el pago y declaración de licencias de un colaborador a un mes diferente al mes en que realmente se tomó la licencias (Más detalles en este artículo).
En algunos casos, al trasladar licencias a otro mes, la suma de los días trabajados y los días asociados a estas novedades puede superar el máximo de días pagables en un mes (por ejemplo, 30 días), y el sistema arroja un error al procesar la boleta.
En lugar de tener que revisar colaborador por colaborador y mover manualmente las fechas de las licencias menos importantes hacia el mes siguiente para que la nómina cuadre, esta funcionalidad lo hace por ti.
Basándose en un orden de prioridad que tú defines, el sistema evalúa a los colaboradores con exceso de días y traslada automáticamente al mes siguiente las licencias de menor prioridad, permitiéndote cerrar la nómina sin fricciones. De este modo, el pago y la declaración de las licencias de menor prioridad se realizarán según su nueva fecha de aplicación.
Paso a paso: Cómo usar la Reasignación Automática
Paso 1: Define el orden de prioridad con SAC
Esta configuración no se puede realizar directamente en la plataforma, por lo que debes solicitar ayuda a SAC. Para esto comunícate mediante el canal de atención e indícale a tu agente qué tipo de licencias son más importantes y cuáles pueden ser desplazadas al mes siguiente. Las licencias de menor prioridad son las que serán desplazadas primero.
Ruta para SAC en Active Admin:
Ingresar a Active Admin
Selecciona la variable empresa a editar
En el campo de Prioridad de reasignación de licencias, ingresa las prioridades una por línea, sin utilizar comas, según el orden de importancia que desees establecer.
Paso 2: Ejecutar la reasignación masiva
Una vez que SAC haya confirmado la configuración de prioridades y hayas cargado las novedades del mes, puedes ejecutar la reasignación antes de cerrar tu nómina. Para hacer esto tienes dos opciones:
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Ve a Remuneraciones > Comprobantes > Selecciona a todos los colaboradores > Acciones
Selecciona la opción "Reasignar Licencias por exceso de días".
El sistema procesará la información en segundo plano. Evaluará a todos los colaboradores que excedan el tope de días y modificará las fechas de aplicación de las licencias de menor prioridad, trasladando los días sobrantes al periodo siguiente.
Una vez finalizado, podrás procesar las boletas de pago de tu nómina sin errores por exceso de días.
Los archivos como PLAME, Archivos de Pago, Contabilidad y Libro de Remuneraciones declararán las licencias según la fecha de aplicación a la que se movió automáticamente el pago.
Consideraciones importantes
Desplazamiento hacia el futuro: El sistema siempre trasladarán los días sobrantes hacia el periodo inmediatamente posterior. Nunca adelantará licencias hacia el pasado. La reasignación solo mueve licencias al siguiente mes, lo cual puede implicar que el mes próximo quede con exceso de días por lo que se debe repetir el proceso para el período con exceso.
Si existen licencias del mismo tipo en el mismo mes de aplicación y son candidatas a ser reasignadas por la lista de prioridades, se desplazará primero la que tiene fecha de creación más reciente.
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Trazabilidad: Cualquier cambio de fecha que realice esta herramienta quedará registrado automáticamente en el historial de cambios del colaborador, indicando que el cambio fue realizado por el proceso de reasignación automática, para que siempre tengas control en caso de auditorías.
Puedes acceder al historial de cambios desde Ficha del colaborador > Trabajo > Historia > Historial de Cambios