En este artículo detallamos qué son las fechas de aplicación en las licencias de Perú, cómo determinan el periodo en que se paga una licencia y cómo registrar licencias con fechas de aplicación traslapadas, tanto de forma individual como mediante carga masiva.
¿Qué son las fechas de aplicación?
Las fechas de aplicación determinan en qué periodo de nómina se contabiliza y paga una licencia. Es decir, indican cuándo el descuento o el pago se refleja en la boleta del colaborador.
Estas fechas son distintas de las fechas reales de la licencia, que corresponden a la Fecha de Inicio y la Fecha de Término. Esas fechas registran los días en que el colaborador estuvo ausente. En cambio, las fechas de aplicación definen el periodo en que esa ausencia impacta la nómina.
Esta diferencia es especialmente útil para empresas con cierre de nómina desplazado, por ejemplo, con corte el día 25 de cada mes. En esos casos, una licencia tomada en los últimos días del mes puede aplicarse al periodo siguiente, porque la nómina del mes en curso ya quedó cerrada.
Traslape de fechas de aplicación
Las fechas de aplicación de dos o más licencias del mismo colaborador pueden traslaparse, es decir, compartir uno o más días. Esto resulta útil cuando, por el cierre desplazado, necesitas registrar una nueva licencia cuyo periodo de pago coincide con el de otra licencia ya aprobada.
Cuando el traslape está habilitado, dos o más licencias del mismo colaborador pueden compartir fechas de aplicación, y el cálculo de la boleta considera los días correspondientes de cada una.
⚠️ Importante: Para habilitar en tu cuenta de Buk el traslape de fechas de aplicación es necesario contactar a SAC (Servicio al Cliente) y pedir la activación.
Carga individual desde el registro de la licencia
Para registrar una licencia con fecha de aplicación, dirígete Ficha del colaborador >Ausencias > Registrar Ausencia> Licencias.
Dentro del formulario, despliega la sección Opciones avanzadas y completa el campo Inicio Fecha de Aplicación con la fecha en que la licencia debe reflejarse en la nómina.
Carga masiva con el importador
Si necesitas registrar varias licencias con fechas de aplicación al mismo tiempo, puedes hacerlo mediante el importador masivo de licencias. El importador acepta licencias con fechas de aplicación traslapadas entre sí, siempre que el traslape esté habilitado para tu empresa.
Para usarlo, dirígete a Información > Importadores y selecciona el importador llamado "Ausencia por Día".
Descarga la plantilla, completa los registros con las columnas correspondientes , incluyendo la fecha de aplicación. Luego guarda el template y cargalo a la plataforma. Al terminar verás un mensaje de confirmación.
💡 Consideraciones Importantes:
- Aunque se permita el traslape de fechas de aplicación, las fechas reales de inicio y fin de la licencia para un mismo colaborador no se pueden traslapar.
Existe un tope de días de auencia máximo por mes. Si se intenta registrar una ausencia que hace que la suma total de días de ausencias —licencias, inasistencias y permisos — supere los días disponibles del mes (30 días por defecto), la plataforma permitirá registrar dicha ausencia pero mostrará un mensaje de error. Este tope no aplica para los días de vacaciones, solo ausencias.
Ejemplo: Un colaborador tiene registrados en enero 28 días de permisos y 3 dias de licencias, en total 31 días. Luego, el administrador registra 4 días de permisos con fecha de aplicación en enero (01 de enero 2026). Ya que estos 4 días hacen que en enero hayan registrados 35 días de ausencias, la plataforma muestra un mensaje de error para la boleta de enero.
Es importante eliminar o modificar la fecha de aplicación de las licencias que causan un exceso de días disponibles para ausencias en el mes, para evitar problemas contables y de pago en la boleta.