Políticas de asignación en Gestión de Activos

Requisitos previos

• Contar con un perfil de usuario con permisos de edición en la configuración de Gestión de Activos.
• Contar con un perfil de usuario con permiso de edición en Políticas de Activos.
• Tener creadas las áreas y los cargos correspondientes en la estructura organizacional en tu plataforma.

Paso a paso

1. Crear una política

1. En el menú lateral izquierdo, dirígete a Administrativo, ingresa a Gestión de Activos y selecciona la sección Políticas.
2. Haz clic en el botón Crear política, ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla.
3. Completa el formulario ingresando el nombre de la política (por ejemplo, "Operario de Aplicación de Agroquímicos").
4. Define a quiénes aplicará la política: puedes seleccionar una o más áreas, uno o más cargos, o los dos. 
   • En el selector de Área, elige los departamentos correspondientes. Si seleccionas un área padre, se incluyen automáticamente todas las sub-áreas hijas que crees en el futuro.
   • En el selector de Cargo, define los roles que se verán alcanzados por esta política.

5. En el selector de Productos, asocia el o los productos que debería tener este grupo.
6. Haz clic en Guardar para registrar la política en el sistema.

2. Vincular una política desde la edición del producto

Si prefieres asociar otro producto a una política ya creada, puedes editar la política o también vincularla desde la edición de un producto. Para hacerlo, sigue estos pasos:

1. Navega en el menú lateral hacia Gestión de Activos, ingresa a Configuraciones y haz clic en la pestaña Productos.
2. Busca en tu listado el producto que deseas vincular y haz clic en el ícono del lápiz (Editar). También puedes hacer clic en Crear Producto si es nuevo.
3. Desplázate hasta la parte inferior del formulario de edición hasta ubicar el apartado Políticas de asignación.
4. En el selector multi-política, selecciona una o más de las políticas que deseas que apliquen a este producto (este campo no es obligatorio).
5. Presiona el botón Actualiza Producto para guardar y consolidar la asociación de forma permanente.

3. Navegar en la vista del producto

1. En el menú lateral izquierdo, dirígete a Administrativo, ingresa a Gestión de Activos y selecciona Configuraciones > Productos.
2. Haz clic en el producto que quieres revisar para abrir su vista de detalle.

La vista se organiza en tres pestañas: Información general (datos del producto y sus políticas de asignación), Activos (listado de activos individuales de ese producto y su estado) y Colaboradores (listado de personas alcanzadas por la política, segmentado según el estado de su asignación). La pestaña Colaboradores es donde se identifica y resuelve la brecha de asignación.

Dentro de la pestaña Colaboradores, los colaboradores elegibles se agrupan en tres vistas:

• Sin orden creada: colaboradores alcanzados por la política que todavía no tienen ninguna orden de asignación generada para este producto.
• Con orden pendiente: colaboradores que ya tienen una orden creada, pero aún no tienen el activo asignado. Esta vista indica además si el colaborador sigue dentro de la política o no, para detectar casos que se salen de las políticas establecidas.
• Con asignación: colaboradores que ya tienen el producto asignado. Esta vista indica además si el colaborador sigue dentro de la política o no, para detectar casos que se salen de las políticas establecidas.

4. Crear una orden de asignación

1. En la vista Sin orden creada, selecciona el colaborador al que quieres iniciar la entrega.
2. Haz clic en Crear orden.
3. En el cuadro que aparece, selecciona la fecha de asignación estimada.
4. Haz clic en Crear para confirmar.

La orden queda registrada con el colaborador y el producto pre-completados desde el contexto, sin necesidad de llenar un formulario manual desde cero.

5. Crear una orden de asignación para más de un colaborador

1. En la vista Sin orden creada, selecciona los colaboradores al que quieres iniciar la entrega.
2. Haz clic en Crear orden.
3. En el cuadro que aparece, selecciona la fecha de asignación estimada.
4. Haz clic en Crear para confirmar.

6. Asignar el activo a una orden pendiente

1. En la vista Con orden pendiente, ubica al colaborador cuya entrega quieres completar.
2. Haz clic en Asignar activo.
3. En el cuadro que aparece, selecciona el activo a asignar.
4. Agrega un comentario si necesitas dejar información adicional.
5. Haz clic en Asignar para confirmar.

Al confirmar, el colaborador pasa a la vista Asignado y el movimiento se registra automáticamente en el historial del activo.

7. Automatiza con Buk Studio la creación de órdenes

Con Buk Studio puedes automatizar la creación de órdenes de activos sin hacerlo manualmente cada vez. Desde Flujos y agentes, creas un flujo flexible que se activa cuando se crea o modifica un trabajo de un colaborador, y que ejecuta la acción “Solicitud de activos por políticas”. Así, cada vez que ocurre ese evento, la orden se genera automáticamente según las políticas definidas, ahorrando tiempo y evitando olvidos.

1. Ingresa a Buk Studio > Flujos y agentes.
2. Selecciona Crea un flujo > Crea un flujo desde cero.
3. Ingresa un nombre al flujo, descripción y selecciona "Flexible".
4. En Inicio del flujo selecciona la opción de: Evento de la plataforma y el evento específico es: Cuando se le crea/modifica un trabajo al colaborador. 
5. En "Acción" selecciona: Solicitud de activos por políticas.
6. Haz clic en Guardar en cada etapa.

Consideraciones importantes

• La política pertenece a la empresa, no a la persona que la creó. El cálculo de elegibilidad sigue operando de manera estable aunque el administrador cambie de perfil o deje la compañía.
• Un producto puede pertenecer a varias políticas, y una política puede estar asociada a varios productos al mismo tiempo.
• Que un colaborador aparezca en "Sin orden creada" significa que la política lo alcanza, pero no tiene ni activo asignado ni orden pendiente de asignación: No significa que el sistema le entregue el producto automáticamente. La entrega solo ocurre al crear la orden y luego asignar el activo.
• Las órdenes creadas desde esta vista quedan marcadas con origen "Políticas" en las pantallas de órdenes, devoluciones e historial, para diferenciarlas de las creadas manualmente desde el módulo Órdenes.

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