En esta etapa, aprenderás a configurar flujos de trabajo inteligentes que se inician por sí solos. Esto te permitirá garantizar que cada nuevo colaborador tenga sus herramientas desde el día uno, eliminando el error humano y ahorrando tiempo.
Paso 1: Permisos para configurar automatizaciones
Para poder configurar Plantillas de Automatizaciones, debes tener permiso de modificación de Solicitudes y el permiso de Gestión de Activos.
Ruta de acceso:
⚙️> Usuarios y Perfiles
Debes tener activos los permisos de modificación de Solicitudes y de Gestión de Activos:
Paso 2: Lógica de eventos y acciones
🗓️Evento: situación o cambio que ocurre en la plataforma y que sirve como el disparador para iniciar automáticamente una solicitud. En el módulo de Gestión de Activos, el evento clave es:
- Cuando se crea un Colaborador (Alta): Ideal para asignar equipos.
⚙️Acción: tarea o proceso que se ejecuta automáticamente cuando el Evento ocurre. En el módulo de Gestión de Activos, la acción clave es:
- Solicitar la asignación de activos a un colaborador: Crea una órden de asignación de activo directamente al nuevo colaborador sin necesidad de intervención manual.
Paso 3: Configuración de la Plantilla
🔗Administrativo > Colaboradores > Solicitudes
Selecciona la opción de Configuración
Ahora selecciona el botón "Crear plantilla" o el nombre de la plantilla flexible que desees modificar:
Completa/Edita el formulario para crear la plantilla de solicitud. No olvides seleccionar que esta sea del tipo “Flexible”
Ahora, en la configuración de la plantilla, selecciona el inicio por “Evento de la plataforma” y elige el evento “cuando se crea un colaborador” (que es el evento asociado al alta de un colaborador)
💡Si quieres, puedes segmentar aún más esta automatización. Esto mediante reglas específicas. En el modal, puedes seleccionar con un filtro avanzado, a quiénes aplicaría esta automatización. En el ejemplo, la automatización sería para todos los analistas del área de Administración y Finanzas.
Ahora, haz clic en el final del flujo flexible, haz clic en el botón “Añadir acción”
Al hacer clic, se te abrirá un modal en el que tienes que seleccionar la acción a realizar “ Solicitud de activos”
Para configurar la acción, debes completar los campos del formulario a continuación
Solicitado para:
- Si quieres que la solicitud de asignación de activo sea para el colaborador que es dado de alta, elige la opción “Colaborador del evento”
- Si quieres que la solicitud de asignación de activo sea para el supervisor del colaborador que es dado de alta, elige la opción “Supervisor del Colaborador del evento”
Luego, selecciona los días para asignar, el plazo que tendría el administrador de Gestión de Activos para asignar los activos desde que la alta del colaborador gatilla la solicitud de asignación.
Por último, selecciona la categoría y producto(s) que quieres que se soliciten.
💡Recuerda que tu plantilla debe estar en estado “Activo” para que la automatización funcione:
Si quieres conocer más sobre la configuración de solicitudes y otras automatizaciones, entra a este artículo que contiene más información.
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