Los recordatorios automáticos te permiten programar el envío periódico de recordatorios a las personas que aún no han respondido una encuesta libre, sin necesidad de hacer seguimiento manual. Así refuerzas la participación durante toda la ventana de respuesta de forma automática.
Antes de empezar
La lógica de los recordatorios se construye a partir de la fecha de inicio y la ventana de respuesta que definas en la tab Programación de la encuesta. Por eso, lo primero es configurar esa tab:
- Fecha de inicio y término de la encuesta.
- Si la encuesta se aplica una sola vez o se repite automáticamente en el tiempo.
💡 La ventana de respuesta (desde el inicio hasta el término) es la base sobre la que se calculan todos los recordatorios. Si la encuesta es periódica, esta lógica se aplica en cada nueva aplicación, usando como referencia la fecha de inicio de cada período.
Si la encuesta no tiene una fecha de inicio automática, se tomará como fecha de inicio el momento en que la inicies manualmente.
Paso 1: Activar los recordatorios automáticos
Ingresa a la configuración de la encuesta y ve a la tab Notificaciones.
Ubica la sección Notificación de recordatorios (viene desplegada por defecto).
Marca el checkbox para activar el envío automático de recordatorios.
Al activarlo, se habilitarán los siguientes campos:
| Campo | Descripción |
| Repetir cada | Número + unidad de tiempo (días, semanas, meses o años). |
| Hora de envío | Hora en que se enviará cada recordatorio. |
Paso 2: Entender cómo se calculan los recordatorios
La frecuencia siempre se calcula desde la fecha de inicio definida en Programación (o desde el inicio manual, si corresponde).
Los recordatorios se envían solo dentro de la ventana de respuesta.
Los envíos se realizan únicamente a las personas que aún no han respondido.
La cadencia se cuenta por días calendario, a la hora configurada.
Ejemplo: Si la encuesta inicia el 01/01 a las 10:00 y configuras un recordatorio cada 1 día a las 09:00, el primer recordatorio se enviará el 02/01 a las 09:00 (aunque no hayan pasado exactamente 24 horas, porque el cálculo es por día calendario a la hora definida).
Ejemplo con ventana: Si la encuesta va del día 1 al día 30 y configuras un recordatorio cada 5 días, el primer recordatorio se enviará el día 5, y se repetirá cada 5 días mientras la ventana siga abierta.
Paso 3: Guardar y validaciones
La encuesta se guarda cuando presionas Guardar en la configuración general (las tabs no se guardan por separado). Al guardar, el sistema valida la configuración de recordatorios.
Si activas los recordatorios automáticos, ten en cuenta:
Repetir cada y Hora de envío son obligatorios.
El valor de Repetir cada debe ser mayor o igual a 1.
La periodicidad debe permitir al menos un envío dentro de la ventana de respuesta.
⚠️ Ejemplo de configuración inválida: si la encuesta dura del día 1 al día 5, no podrás configurar un recordatorio cada 2 semanas, porque no habría ningún envío posible dentro de la ventana.
Si hay un error, el sistema te lo indicará en tres niveles:
- Una alerta general en la parte superior.
- Una alerta dentro de la tab Notificaciones.
- Un mensaje bajo el campo que debes corregir.
ℹ️ Si la encuesta no tiene fecha de inicio (inicio manual) o tiene término manual, esta validación no aplica, ya que la ventana no tiene fecha de cierre definida. En esos casos se acepta cualquier combinación.
Revisar recordatorios programados
Una vez guardada la encuesta, puedes revisar sus recordatorios desde el listado de encuestas:
- Abre el menú de acciones de la encuesta.
- Selecciona Revisar recordatorios programados. Se abrirá una tabla con el detalle de los recordatorios asociados. Esta vista está disponible en cualquier estado de la encuesta (en configuración guardada, en curso o finalizada), de forma similar a Revisar periodicidad.
| Estado | Significado |
| Programada | El recordatorio está creado y pendiente de envío. |
| Finalizada | El recordatorio ya fue enviado. |
| Eliminada | El recordatorio fue eliminado antes de su envío. |
En encuestas periódicas, la tabla lista los recordatorios de todos los períodos generados, y puedes eliminar recordatorios futuros que aún no se hayan enviado, tanto de la ventana actual como de las próximas.
ℹ️ Encuestas con inicio manual: si la encuesta aún no tiene una fecha de inicio real, la tabla se mostrará vacía, con un mensaje que indica que todavía no hay recordatorios para visualizar. Una vez que inicies la encuesta manualmente, el sistema calculará los recordatorios a partir de esa fecha y aparecerán en la tabla.
Editar una encuesta en curso
Cuando la encuesta ya está en curso, puedes seguir entrando a su configuración, pero con algunas restricciones para evitar inconsistencias en los envíos ya programados:
✅ Puedes visualizar la configuración de recordatorios definida.
✅ Puedes editar el asunto y el mensaje del recordatorio (aplica solo a los envíos que aún no se han ejecutado).
❌ No puedes modificar la periodicidad ni la hora de envío.
✅ Para detener envíos futuros, ingresa a Revisar recordatorios programados y elimina los recordatorios pendientes que necesites (uno a uno o de forma masiva).
ℹ️ Si la encuesta no tenía recordatorios automáticos activados desde el inicio, la configuración de recordatorios automáticos permanecerá bloqueada mientras la encuesta esté en curso.
Envío manual de recordatorios
Además del envío automático, puedes enviar recordatorios de forma manual desde la tab Participantes, usando el botón Enviar recordatorios. Este comportamiento es igual para encuestas anónimas y no anónimas:
Si hay participantes pendientes de responder, el botón estará habilitado.
Si presionas el botón sin seleccionar a nadie, el recordatorio se enviará a todas las personas que aún no hayan respondido. Verás una ayuda que te sugiere revisar si la encuesta ya tiene recordatorios programados, para evitar envíos innecesarios o muy seguidos.
Si seleccionas participantes y luego presionas el botón, el recordatorio se enviará solo a los seleccionados.
🔒 En encuestas anónimas, el sistema nunca expone quién respondió y quién no.
Información de la encuesta
En el detalle de la encuesta, dentro de la pestaña Información de la encuesta, verás un nuevo dato que indica si la encuesta tiene o no recordatorios programados. Así puedes confirmar rápidamente si la automatización está activa, sin entrar a la configuración.
Correo de confirmación
Cada vez que se ejecuten los recordatorios programados, recibirás un correo de confirmación indicando que los recordatorios fueron enviados, tal como ocurre hoy con las encuestas periódicas.