Requisitos previos
- Contar con permisos de administrador en el módulo de Onboarding.
- Tener previamente creados los Cursos o Rutas de aprendizaje en el módulo de Capacitaciones.
Contenido - Paso a Paso
El proceso de configuración consta de cuatro etapas consecutivas:
Etapa 1: Crear la plantilla de tareas
- En el menú izquierdo, dirígete a Onboarding > Plantillas.
- Selecciona la pestaña Tareas y haz clic en el botón para añadir una nueva tarea.
- En el campo Tipo de tarea, selecciona Capacitación desde el menú desplegable.
- En el campo Sub tipo, elige entre Curso e-learning o Ruta de aprendizaje según lo requieras.
- Define la visibilidad de la tarea seleccionando la opción Pública o Privada.
- Verifica el campo Responsables, el cual se asignará automáticamente como Nuevo Empleado.
- Selecciona el nivel de Prioridad (Baja, Media o Alta).
- Activa o desactiva el interruptor Mostrar tarea al Nuevo Empleado según corresponda.
Pestaña 2: Detalles de la plantilla
- En el menú de la izquierda del recuadro, haz clic en Detalles de la plantilla.
- Escribe el Nombre oficial de la tarea de capacitación en el campo obligatorio.
- Redacta una Descripción clara en el editor de texto para guiar al colaborador sobre el objetivo del curso.
- En la sección Plazo, selecciona una de las opciones de tiempo definido para completar la tarea:
- Antes del inicio de onboarding.
- Después del inicio de onboarding.
- Define la duración exacta seleccionando la unidad de tiempo (Días o Semanas) e ingresa la cantidad numérica correspondiente en el recuadro contiguo.
- Haz clic en el botón Crear Tarea para guardar la configuración.
Etapa 2: Crear la plantilla de proceso
- En la misma sección de Plantillas, dirígete a la pestaña Procesos.
- Haz clic en Crear Plantilla.
- Completa los datos generales (Nombre y Responsable ).
- Marcar check si deseas incluir la plantilla para todas las subareas y cargos
- Haz clic en Agregar tarea
- Selecciona las tareas a incluir y agregalas a la plantilla.
- Haz clic en crear plantilla
Etapa 3: Crear el proceso y asociar las tareas
- En el menú lateral izquierdo de la plataforma, dirígete a Onboarding > Procesos.
- Haz clic en el botón Crear proceso ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla.
- En el campo Seleccionar Empleado, busca y elige al colaborador. Al hacerlo, el sistema completará automáticamente los campos:
- Nombre del Empleado *
- Correo del Empleado *
- Empresa *
- Área *
- Cargo *
- En el campo Inicio del onboarding * , indica la fecha exacta en la que comenzará el proceso del colaborador utilizando el calendario integrado.
- En Encargado del proceso de onboarding * , selecciona desde el menú desplegable a la persona responsable de supervisar el avance de este flujo.
- En la sección Plantillas de procesos, haz clic sobre una o más etiquetas de plantillas preconfiguradas para vincular las tareas y capacitaciones al colaborador.
- Mantén marcada la casilla Enviar recordatorio semanal si prefieres automatizar los correos de seguimiento sobre el estado de las tareas.
- Haz clic en el botón guardar en la parte inferior para finalizar la creación del proceso.
También pueden crear tareas adicionales de forma directa al crear un proceso de onboarding en Buk, debes dirigirte a la sección inferior del formulario y utilizar el botón de agregar tareas para estructurar una actividad nueva sin afectar tu plantilla preconfigurada.
Paso a paso
- Dentro del formulario de Crear proceso, completa los datos del colaborador y vincula tus plantillas base.
- Haz clic en el botón de Crear Tarea ubicado al final de la tabla.
- En la nueva línea desplegada, selecciona el Tipo de tarea como Capacitación.
- Define el Sub tipo eligiendo entre Curso e-learning o Ruta de aprendizaje.
- Escribe el nombre específico de la actividad en el campo de texto obligatorio.
- Asigna el nivel de Prioridad y determina el Plazo de cumplimiento (unidad de tiempo y cantidad de días o semanas).
- Verifica que la casilla Mostrar tarea al Nuevo Empleado esté activa si deseas que la visualice en su portal.
- Guarda los cambios para procesar el alta del flujo con la tarea incorporada.
Etapa 4: Visualización del empleado
- Una vez asignado el proceso, el colaborador recibirá su acceso a la plataforma.
- Al iniciar sesión, deberá dirigirse a la sección Mi Onboarding en su portal personal.
- Desde allí podrá revisar y comenzar las tareas de capacitación asignadas.
Consideraciones o limitaciones importantes
El empleado seleccionado debe contar obligatoriamente con una ficha creada y un usuario activo en la plataforma para que se le puedan asignar y desplegar correctamente las tareas de tipo capacitación.
Al seleccionar un empleado con ficha activa, los campos de información personal y organizacional quedan bloqueados para edición, ya que se extraen directamente de los datos registrados en su ficha.
Al igual que en la configuración inicial, si seleccionas el tipo como "Capacitación", el sistema determinará al nuevo empleado de manera automática como el responsable único de la ejecución.
Las tareas que se agregan de forma manual directamente en esta pantalla solo afectarán al proceso individual del colaborador seleccionado; no se guardarán de forma permanente ni modificarán la plantilla original
Al asociar una tarea de tipo capacitación, el sistema mostrará únicamente las instancias de los cursos que se encuentren vigentes y próximas a vencer para su selección.
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