En Buk puedes configurar, crear, asignar y gestionar anticipos de principio a fin. Este artículo te explica todo el proceso: desde la creación del ítem hasta la descarga del transfer bancario y el comprobante del colaborador.
Contenido - Paso a paso
1. Crear un ítem de anticipo
Creación individual:
- Ve a Remuneraciones > Ítems > Ítems.
- Ingresa al tab Anticipos.
- Haz clic en Crear anticipo.
Completa el formulario con la siguiente información:
- Tipo: elige entre Fijo o Formulado.
- Nombre: asigna un nombre que identifique el anticipo.
- Código: define un código único para el ítem.
- Monto a asignar: selecciona si el monto es igual para todos los colaboradores o distinto por persona.
Configura las opciones adicionales según necesites:
- Flujo de solicitud: actívalo si quieres que los colaboradores puedan solicitarlo y que pase por aprobación.
- Permitir asignación vía beneficios: actívalo si quieres que el anticipo esté disponible desde el módulo de Beneficios.
También puedes configurar opciones avanzadas para restringir el acceso a ciertos grupos de colaboradores.
- Haz clic en Guardar.
El ítem de anticipo queda creado y disponible para asignar.
Creación masiva:
Si necesitas crear varios anticipos a la vez, puedes hacerlo mediante el importador.
- Ve a Reportería> Importadores > Importadores.
- Dirígete al tab Administrativo.
- Ubica la sección Ítems y KPIs y selecciona el importador Ítems.
- Descarga el template y completa la información.
- Haz clic en Seleccionar archivo y sube el archivo completado.
Los ítems de anticipo quedan creados de forma masiva.
2. Asignar un ítem de anticipo a un colaborador
- Ve a Administrativo > Colaboradores > Vigentes.
- Selecciona el colaborador al que quieres asignar el anticipo.
- Ingresa a Ítems > Descuentos.
- Haz clic en Asignar descuento.
Completa el formulario:
- Descuento: selecciona el ítem de anticipo creado.
- Valor: ingresa el monto del anticipo.
- Día de pago de anticipo: define el día en que se pagará.
- Fecha inicio: selecciona la fecha de inicio.
- Mes término: ingresa el mes de término. Debe coincidir con el mes de inicio, ya que solo se permite un período.
- Haz clic en Asignar.
El anticipo queda asignado al colaborador.
3. Crear un proceso de anticipo
El proceso de anticipo te permite gestionar el pago de anticipos de varios colaboradores en un mismo período, de forma centralizada. Para crearlo, los colaboradores deben tener previamente asignado un ítem de anticipo en el período correspondiente.
- Ve a Remuneraciones > Procesos.
- Selecciona el período en el que quieres crear el proceso.
- Dirígete al tab Procesos.
- Haz clic en Crear Proceso.
Completa el formulario:
- Nombre: asigna un nombre que identifique el proceso.
- Tipo de proceso: selecciona Anticipo.
- Colaboradores: agrega los colaboradores que necesites. Solo aparecen como seleccionables quienes tengan un ítem de anticipo asignado en el período correspondiente.
- Haz clic en Crear.
El proceso de anticipo queda creado. A partir de aquí, puedes continuar con el flujo normal de un proceso de pago. Para más información, revisa el siguiente artículo: ¿Cómo crear y gestionar un proceso de pago de remuneraciones?.
4. Solicitar un anticipo (colaborador)
Requisitos previos del flujo de solicitud
Para que los colaboradores puedan solicitar anticipos y el equipo pueda aprobarlos, debes solicitar a Buk que active las siguientes configuraciones en tu cuenta:
- Habilitar flujo ítem: permite que haberes y descuentos pasen por un flujo de aprobación.
- Habilitar solicitud de anticipos: activa el flujo para que los colaboradores puedan solicitar anticipos desde su ficha.
Contacta a nuestro equipo de atención al cliente para habilitarlas.
Marcar un ítem de anticipo como solicitable: En el formulario de creación de un ítem de anticipo, debes marcar el checkbox de Flujo de Solicitud.
Solicitar un anticipo
- Ingresa a la ficha del colaborador.
- Ve al tab Ítems y selecciona Descuentos.
- Haz clic en Solicitar anticipo.
- Selecciona el ítem de anticipo que quieres solicitar.
- Si corresponde, ingresa el monto a solicitar.
- Haz clic en Solicitar.
Una vez enviada la solicitud, puedes revisar su estado desde la misma sección.
5. Aprobar solicitudes de anticipo (administrador)
Aprobación individual o masiva desde la sección Solicitudes
- Ve a Remuneraciones > Ítems > Solicitudes.
- Revisa las solicitudes ingresadas.
Para aprobar una a una, haz clic en el ícono de acción en la columna Acciones de cada solicitud.
Para aprobar de forma masiva:
- Selecciona los registros que quieres gestionar.
- Haz clic en el botón Acciones.
- Selecciona Aprobar seleccionados.
El sistema confirma que las asignaciones fueron aprobadas.
Aprobación desde la ficha del colaborador
También puedes aprobar directamente desde la ficha del colaborador, en la sección Ítems > Descuentos.
6. Descargar la transfer bancario de anticipos
La generación del transfer bancario debe realizar directamente en el módulo de Archivos y Pagos, para más información puedes revisar el siguiente artículo: ¿Qué es Archivos y Pagos?
7. Visualizar el comprobante de anticipo
- Ve a Colaboradores > Vigentes.
- Selecciona el colaborador.
- Ingresa al tab Liquidaciones.
- Baja hasta la sección Recibos extraordinarios.
- Haz clic en el recibo que quieres visualizar.
Si el comprobante aparece vacío, actualiza primero el comprobante de nómina y luego el de anticipo.
8. Desasignar un ítem de anticipo
- Ve a Administrativo > Colaboradores > Vigentes.
- Selecciona el colaborador.
- Ingresa a Ítems > Descuentos.
- Busca el anticipo en la lista y haz clic en los tres puntos al lado del ítem.
- Haz clic en Eliminar.
El anticipo queda desasignado y su comprobante deja de estar disponible.
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Anticipos · Remuneraciones · Ítems · Solicitudes · Descuentos · Comprobante