En este artículo aprenderás a modificar y mantener al día la información personal de tus colaboradores dentro de la plataforma Buk, ya sea que necesites realizar un cambio específico de forma individual o actualizaciones múltiples mediante un proceso masivo.
Mantener estos datos actualizados es fundamental para el correcto funcionamiento de tu gestión de nómina y comunicación interna. Siguiendo este procedimiento paso a paso, podrás modificar datos de contacto, antecedentes bancarios, tipo de documento y más.
Paso a paso
Opción 1: Actualización individual de datos personales
Paso 1: Ingresa a la ficha del colaborador
Para comenzar, dirígete a la ficha del colaborador cuyos datos necesitas actualizar. Una vez allí, ubícate justo debajo de su fotografía de perfil, donde visualizarás el ícono de un lápiz (✏). Al hacer clic en este ícono, verás que el sistema desplegará un menú con las secciones editables del perfil.
Paso 2: Accede a la sección de datos personales
A continuación, selecciona la opción "Personal". Al presionar en ella, el sistema abrirá la pantalla de edición donde podrás actualizar los datos que necesites, tales como: foto de perfil, dirección, teléfono, correo electrónico, ciudad, comuna, banco, número de cuenta bancaria, entre otros.
Paso 3: Configura el tipo de documento (si corresponde)
Dentro de este mismo formulario ubica el campo "Tipo de documento". En este punto podrás elegir entre dos modalidades:
RUT: Para documentos de identificación tradicionales.
Otro: Esta opción no requiere validaciones y permite ingresar caracteres alfanuméricos de cualquier país. Es ideal para registrar números de documento extranjeros manteniendo la información fidedigna.
(Ten en cuenta que al seleccionar "Otro", el sistema marcará por defecto la casilla "Sin recibo de nómina" en la configuración de Trabajo, por lo que el colaborador no estará sujeto a pagos).
Paso 4: Guarda la información
Finalmente, una vez que hayas realizado todas las modificaciones necesarias, presiona el botón de guardar los cambios. Con esta acción, el sistema procesará la información y verás reflejados los nuevos datos de forma inmediata en la ficha del colaborador.
Opción 2: Actualización masiva de datos personales
Ruta: Reportería > Importadores > Importadores
Paso 1: Dirígete al importador correspondiente
Para iniciar el proceso masivo, dirígete a la sección Reportería en el menú principal y luego ingresa a Importadores. Una vez dentro de este módulo, haz clic nuevamente en la opción "Importadores". A continuación, busca y selecciona la opción "Datos Personales (modificador)". Al hacerlo, el sistema te mostrará en pantalla un listado completo con todos los campos editables disponibles.
Paso 2: Selecciona los campos y descarga la plantilla
Ahora, marca únicamente las casillas de los datos que deseas modificar. Los campos que elijas en este paso serán exactamente los que se habilitarán posteriormente en las columnas de la planilla Excel. Luego de seleccionar las casillas, haz clic en el botón "Descargar Template". El sistema generará y descargará automáticamente un archivo en tu equipo.
Paso 3: Edita la información en la plantilla de Excel
A continuación, abre la plantilla descargada. Verás que incluye el listado completo de los trabajadores registrados en tu plataforma.
Si vas a actualizar a todo el personal: Mantén la lista completa y modifica las columnas correspondientes.
Si solo vas a editar a algunos colaboradores: Puedes eliminar las filas de los trabajadores que no sufrirán cambios y conservar únicamente a las personas que vas a actualizar.
Una vez que hayas modificado y revisado los datos en el Excel, guarda los cambios realizados en el archivo.
Paso 4: Carga el archivo a la plataforma
Para terminar, regresa a la misma sección del importador en Buk y haz clic en la opción "Selecciona Archivo". Elige el documento de Excel que acabas de guardar y súbelo a la plataforma. El sistema procesará el archivo y actualizará automáticamente la información de todos los colaboradores incluidos en la plantilla.
Resultado esperado
Al finalizar cualquiera de las dos rutas, la información personal de tus colaboradores habrá sido actualizada de manera correcta y fidedigna dentro de la plataforma Buk, reflejándose de inmediato tanto en sus fichas individuales como en los registros del sistema.
Consideraciones adicionales
Alcance y limitaciones: Este procedimiento aplica únicamente para clientes de Buk que gestionen la nómina de sus trabajadores dentro de la plataforma y está limitado al uso directo de sus módulos.
Actualizaciones continuas: Te recomendamos utilizar este proceso cada vez que tus colaboradores notifiquen formalmente un cambio de domicilio, correo electrónico, número telefónico o datos de depósito bancario.
Estatus de pago para tipo de documento "Otro": Recuerda que los colaboradores registrados bajo el tipo de documento "Otro" quedan excluidos del proceso de pagos por defecto al activarse la opción "Sin recibo de nómina".