Mantener la información de tu equipo de trabajo actualizada es fundamental para asegurar una comunicación fluida y, sobre todo, para garantizar el correcto funcionamiento de procesos clave como la firma digital de documentos.
En esta guía te mostraremos, paso a paso, cómo editar la información personal de tus colaboradores en Buk, ya sea de forma individual o masiva. Este procedimiento está diseñado para todos los clientes de Buk que gestionan su nómina en la plataforma y necesitan configurar correctamente estos datos esenciales.
Conceptos clave antes de comenzar
Para asegurar el éxito de este proceso y evitar inconvenientes con las firmas electrónicas, es muy importante que configures los siguientes datos respetando estas reglas:
Email Personal: Es la dirección de correo electrónico a la que llegarán los códigos de verificación para validar la firma digital de los documentos. Consideración muy importante: bajo ninguna circunstancia utilices correos institucionales (de la empresa), ya que esto invalidará el proceso de firma electrónica. Asegúrate de ingresar un correo estrictamente personal.
Teléfono Particular: Corresponde al número telefónico móvil al cual se enviarán los códigos de verificación por SMS. Para que el sistema lo registre de forma correcta, debes ingresarlo con el siguiente formato: código de área + prefijo telefónico + número telefónico personal. Escríbelo de corrido: sin espacios, sin puntos, sin guiones y sin el símbolo "+".
Paso a paso: Actualización de datos de forma Individual
Si necesitas modificar la información de un colaborador específico, puedes hacerlo directamente desde su perfil personal siguiendo estas instrucciones:
Paso 1: Accede al perfil del colaborador
Para comenzar, dirígete a la ficha o perfil del colaborador cuyos datos deseas actualizar. Una vez allí, ubícate justo debajo de su fotografía de perfil. Verás un botón con el ícono de un lápiz (✏); selecciónalo para abrir el menú con las diferentes opciones de edición disponibles.
Paso 2: Ingresa a la sección de datos personales
A continuación, selecciona la opción llamada "Personal". Al hacerlo, verás que la plataforma despliega una pantalla con todos los campos editables del colaborador. En esta sección podrás modificar la información que necesites, incluyendo su foto, dirección, teléfono, email, ciudad, comuna, banco, número de cuenta, entre otros.
Paso 3: Modifica el Email Personal y el Teléfono Particular
Ahora, desplázate hasta encontrar las casillas correspondientes a "Email Personal" y "Teléfono Particular". En este punto, ingresa los nuevos datos asegurándote de respetar de forma estricta los formatos que revisamos en la sección de conceptos clave (correo no institucional y número telefónico continuo sin caracteres especiales).
Paso 4: Guarda las modificaciones en el sistema
Finalmente, deslízate hasta el extremo inferior de la página. Verás un botón azul con el texto "Actualizar Colaborador". Pincha en él para confirmar y guardar los cambios. Una vez que lo presiones, el sistema registrará la nueva información de inmediato y mostrará un mensaje en pantalla confirmando que la ficha ha sido actualizada con éxito.
Paso a paso: Actualización de datos de forma Masiva
Si necesitas actualizar los datos de contacto de varios colaboradores al mismo tiempo, te recomendamos utilizar nuestra herramienta de carga masiva para ahorrar tiempo:
Paso 1: Dirígete al importador de datos personales
Para comenzar con este proceso, navega a través del sistema siguiendo esta ruta:
RUTA: Reportería → Importadores
Una vez que te encuentres en la sección de importadores, verás una lista con diferentes opciones de carga. Para agilizar la búsqueda, puedes escribir el nombre "Datos Personales (modificador)" en la barra buscadora de la parte superior y seleccionar dicha opción cuando aparezca.
Paso 2: Selecciona los campos y descarga la plantilla
A continuación, el sistema te mostrará un listado de los campos que tienes disponibles para modificar. Selecciona las casillas correspondientes a los datos que deseas cambiar (por ejemplo, "Email Personal" y "Teléfono Particular"). Una vez marcados, haz clic en el botón "Descargar Template" para obtener una plantilla de Excel personalizada. Ten presente que las columnas del archivo descargado corresponderán exactamente a los campos que acabas de seleccionar.
Paso 3: Completa la información y guarda el archivo
Ahora, abre la plantilla de Excel en tu computadora. En ella, rellena la información de tus colaboradores en sus respectivas filas, asegurándote de que los correos y teléfonos cumplan con las reglas de formato establecidas. Cuando termines de ingresar todos los datos, guarda los cambios realizados en el archivo de Excel y ciérralo.
Paso 4: Sube el archivo completado a la plataforma
Para terminar, vuelve a la pantalla del importador en Buk y haz clic en el botón "Seleccionar Archivo". Se abrirá una ventana de exploración para que busques y selecciones la plantilla de Excel que acabas de guardar en tu equipo. Al cargar el documento, la plataforma procesará la información de manera automática y te mostrará un mensaje de confirmación indicando que la carga masiva de datos ha concluido con éxito.
Resultado esperado
Si realizaste el proceso correctamente, ya sea de forma individual o masiva, la información de contacto de tus colaboradores habrá quedado registrada y actualizada en la plataforma. Esto garantizará que, cuando se generen documentos para firma, los códigos de verificación se envíen sin inconvenientes a las vías de contacto correctas.
Consideraciones adicionales
Para que el módulo de firma y la gestión documental de tu empresa funcionen de manera óptima utilizando estos datos de contacto, es requisito indispensable que tu plataforma tenga habilitadas las siguientes configuraciones generales:
"Habilitar plantillas personalizables"
"Habilitar Firma Electrónica"
Si notas que estas funciones no se encuentran operativas en tu portal de Buk, por favor ponte en contacto con nuestro equipo de Servicio al Cliente (SAC) para que te asistan y las activen a la brevedad.