En esta guía te explicamos en detalle cómo funciona el flujo completo para la creación de usuarios dentro de la plataforma Buk. El proceso de creación de usuarios responde a la necesidad de garantizar que cada colaborador pueda acceder de forma segura y personalizada al sistema.
Este flujo asegura que únicamente aquellas personas que cuentan con una ficha de colaborador activa puedan disponer de un usuario, lo que protege la integridad de la información y facilita la administración de accesos. De este modo, se cubre el ciclo completo desde la existencia del colaborador en la base de datos hasta su primer ingreso como usuario activo.
Paso a paso del flujo de creación de usuarios
El flujo de creación de usuarios en Buk sigue una lógica secuencial que conecta la gestión de colaboradores con la administración de accesos. Para llevar a cabo este procedimiento correctamente, el sistema opera a través de las siguientes etapas:
Paso 1: Contar con la Ficha de colaborador
Para comenzar con el proceso, es indispensable que la persona se encuentre registrada en la base de datos. La ficha de colaborador representa el registro base de cada persona en la organización e incluye sus datos esenciales, tales como:
Nombre.
Documento.
Correo electrónico.
Este registro constituye el punto de partida para cualquier gestión de acceso, ya que solo quienes tienen una ficha activa pueden convertirse en usuarios.
Paso 2: Realizar la Creación del usuario
A continuación, se procede a asociar un usuario a la ficha de colaborador existente.
Para facilitar la administración según el volumen de colaboradores que maneje tu organización, el sistema permite realizar esta creación mediante dos modalidades:
De forma individual.
De forma masiva.
Para acceder al área de creación de usuarios y habilitar las credenciales de acceso para tu equipo, tanto de forma individual como masiva, debes dirigirte al módulo de administración general. A continuación, te detallo la ruta exacta y los procedimientos paso a paso a seguir.
RUTA
Administración (⚙️) ➔ Usuarios y Perfiles ➔ Usuarios ➔ Crear Usuarios
PROCEDIMIENTO
Para acceder a la herramienta de creación, realiza lo siguiente:
Dirígete a la esquina superior derecha de tu pantalla y haz clic en el ícono de engranaje (⚙️) correspondiente a Administración.
En el menú desplegable, selecciona la opción Usuarios y Perfiles.
Posiciónate en la pestaña de Usuarios.
Haz clic en el botón Crear Usuarios (o Crear).
Desde este punto, puedes elegir cómo proceder según tu necesidad:
Creación Individual
En las opciones que se despliegan desde el botón de creación, selecciona Individualmente.
Asegúrate de activar el switch Colaborador Existente (si la persona ya tiene ficha o contrato cargado en el sistema) o Usuario Externo (para consultores o personal fuera de nómina).
Si es un colaborador existente, busca su nombre en la lista y selecciónalo; el sistema autocompletará sus datos base. Si es externo, llena manualmente el Nombre, Apellido, DNI y Correo Electrónico.
En Perfil, selecciona el rol de permisos que tendrá en la plataforma.
Haz clic en el botón Crear usuario para finalizar y guardar.
Creación Masiva
Si necesitas dar acceso a un gran volumen de colaboradores a la vez, desde el botón Crear Usuarios puedes usar dos alternativas masivas:
Por grupos: Al seleccionar esta opción, se abrirá una ventana donde debes elegir el perfil de acceso en un menú desplegable. Luego, marca en la tabla las casillas de los colaboradores a quienes deseas crearles la cuenta y presiona Crear usuarios.
Normal a todos: Al hacer clic en esta alternativa, el sistema procesará la acción de forma global y creará automáticamente credenciales con "Perfil Normal" a todos los trabajadores de la empresa que no tengan un usuario en la plataforma y que cuenten con un correo corporativo registrado en su ficha.
CONTEXTO
En la plataforma Buk, existe una diferencia entre un "colaborador" (la ficha que almacena la información laboral y personal) y un "usuario" (las credenciales lógicas para iniciar sesión). Las herramientas de creación que te he detallado sirven precisamente para dotar de estas credenciales de acceso a las fichas que ya tienes creadas o a personal de apoyo externo.
CONSIDERACIONES IMPORTANTES
Requisito de correo electrónico: Para que un colaborador aparezca en las listas seleccionables (ya sea individualmente o por grupos) y se le pueda habilitar el ingreso, es un requisito obligatorio que cuente con un Email Corporativo registrado en su ficha.
Precedencia de correos: El correo utilizado por el sistema para el acceso y notificaciones siempre será el que esté ingresado en el campo Email Corporativo, no el Email Personal.
Activación automática: Inmediatamente después de ejecutar la creación del usuario (individual o masivamente), la plataforma enviará un correo a la persona con el asunto “Activa tu usuario en Buk”. El destinatario deberá abrir el enlace para configurar su contraseña e ingresar.
Restricción de duplicidad: En las listas de creación individual o por grupos solo te figurarán aquellos empleados que aún no cuenten con un usuario vinculado.
Paso 3: Envío automático del correo de activación
Una vez que el usuario ha sido creado en el sistema, Buk envía de forma automática un correo electrónico al colaborador con un enlace de activación.
Este paso garantiza que únicamente el colaborador designado sea quien pueda activar su cuenta y establecer su contraseña.
Paso 4: Activación de la cuenta por parte del colaborador
En este punto, el colaborador debe ingresar al enlace recibido en su correo, definir su contraseña cumpliendo con los criterios de seguridad requeridos por el sistema y activar su usuario.
Este mecanismo protege el acceso a la plataforma y asegura la verificación de la identidad del usuario.
Paso 5: Realizar el Primer acceso
Finalmente, tras haber completado la activación, el colaborador está listo para realizar su primer ingreso a Buk utilizando sus credenciales recién configuradas. Una vez dentro de la plataforma, podrá visualizar los módulos y ejecutar las acciones disponibles según el perfil de acceso que le haya sido asignado.
Resultado esperado
Una vez completado adecuadamente todo el procedimiento, el colaborador habrá recorrido exitosamente el ciclo completo desde su registro en la base de datos hasta convertirse en un usuario activo. Al ingresar con sus credenciales, podrá acceder de manera segura a la plataforma y visualizar las herramientas y módulos que correspondan a su perfil.
Consideraciones adicionales
Alcance y límites del proceso
Para un uso adecuado del sistema, ten en cuenta las siguientes condiciones y restricciones del flujo:
Aplica exclusivamente a fichas existentes: El flujo de creación de usuarios aplica de forma estricta a colaboradores que ya cuentan con una ficha registrada en la plataforma. Su alcance cubre desde la existencia de dicha ficha hasta el primer acceso del usuario, asegurando que solo personas autorizadas ingresen a Buk.
Procesos previos o paralelos no incluidos: Este flujo no contempla la creación de fichas de colaboradores ni la gestión de los perfiles de acceso, ya que estas acciones corresponden a procesos previos o paralelos.
Permisos específicos: Tampoco se incluye la administración de permisos específicos dentro de los módulos, dado que esto se gestiona una vez que el usuario ya se encuentra activo en la plataforma.
Relación y diferencias con otros elementos del sistema
Para comprender el funcionamiento global, es importante conocer la relación de este flujo con otros componentes:
El módulo Usuarios y Perfiles: Es la sección encargada de centralizar la administración de usuarios y la asignación de los perfiles de acceso.
La ficha de colaborador: Actúa como el prerrequisito fundamental para la creación de cualquier usuario en la plataforma.
Diferencia fundamental entre la Ficha de Colaborador y el Usuario
La diferencia radica principalmente en el propósito de cada elemento dentro del sistema:
Ficha de colaborador: Almacena la información laboral y personal relevante para la gestión interna de la organización.
Usuario: Habilita el acceso efectivo a la plataforma Buk y define las acciones que la persona puede realizar en ella.
El flujo de creación de usuarios conecta ambos elementos sin sustituirlos ni confundirlos, asegurando que cada uno cumpla su función específica dentro del sistema de gestión de Buk.