Al crear una Encuesta Libre, tienes el control total sobre cómo y cuándo te comunicas con los participantes. Una comunicación clara es clave para asegurar una buena tasa de respuesta y mantener a tu equipo informado durante todo el proceso.
En la etapa de configuración, encontrarás dos secciones fundamentales para gestionar esta relación: Notificaciones y Mensajes.
Configuración de correos electrónicos (Tab Notificaciones)
En esta pestaña podrás definir los correos automáticos que recibirán los colaboradores en tres momentos clave del proceso. Por defecto, el sistema te ofrece textos predefinidos para facilitarte el trabajo, pero puedes personalizarlos según el tono de tu organización.
1. Notificación de inicio de encuesta
Este es el correo que invita formalmente a los colaboradores a participar. Al configurar tu encuesta por primera vez, esta opción aparecerá seleccionada por defecto.
Opciones: Puedes elegir entre "Enviar correo de inicio" o "No enviar". Si decides no enviar la notificación, los campos de edición se bloquearán.
Personalización: Si decides notificar, puedes editar tanto el Asunto como el Mensaje.
Contenido sugerido: Por defecto, el correo saludará al colaborador por su nombre y le explicará que su opinión es vital para mejorar la experiencia de todos en la compañía.
2. Notificación de recordatorio
Este correo se utiliza para incentivar la participación de quienes aún no han respondido. A diferencia del correo de inicio, este mensaje se dispara de forma manual cuando tú lo decidas mientras la encuesta esté activa.
Personalización: Puedes ajustar el asunto y el cuerpo del mensaje.
Contenido sugerido: El texto predefinido recordará amablemente que la encuesta sigue disponible y que su participación es fundamental para conocer su visión.
3. Notificación de término de encuesta
Es el correo de cierre que confirma a los participantes que el proceso ha finalizado. Al igual que la notificación de inicio, viene activada por defecto.
Opciones: Puedes elegir "Enviar correo de término" o "No enviar".
Personalización: Tienes la libertad de editar el asunto y el mensaje de agradecimiento.
Contenido sugerido: El sistema incluirá un mensaje agradeciendo el tiempo dedicado y reforzando que la información recolectada servirá para fortalecer las iniciativas internas.
Configuración de mensajes en la plataforma (Tab Mensajes)
En esta pestaña encontrarás la configuración de los mensajes in-app. Estos son los textos que el colaborador verá directamente dentro de la plataforma al momento de comenzar a responder las preguntas y al enviar sus respuestas finales.
Separar estas comunicaciones de los correos te permite dar instrucciones más operativas sobre el llenado del formulario mientras el usuario ya está interactuando con la herramienta.
Gestión durante la aplicación: Envío de recordatorios
Una vez que la encuesta esté en curso, puedes gestionar el envío de recordatorios desde el panel de administración mediante el botón “Enviar recordatorios”. El comportamiento de esta función varía según el tipo de encuesta:
Si la encuesta NO es anónima: Primero deberás seleccionar manualmente a los participantes de la lista a quienes desees contactar y luego pulsar el botón. Solo ellos recibirán el correo.
Si la encuesta ES anónima: Al hacer clic en el botón, el sistema enviará automáticamente el recordatorio a todas las personas que aún no han completado su respuesta, protegiendo siempre la identidad de quienes ya participaron.
Cómo realizar ediciones con la encuesta en curso
Si necesitas realizar un ajuste de último minuto en la comunicación una vez que la encuesta ya comenzó, puedes hacerlo ingresando a través del ícono del lápiz (Editar).
Para resguardar la integridad de los datos y el flujo de la encuesta, notarás que la mayoría de las pestañas y componentes de configuración aparecerán bloqueados. Sin embargo, la sección de Notificaciones permanecerá abierta para que puedas modificar los asuntos o mensajes de los correos de inicio, recordatorio o término según lo necesites.
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