Desde la vista de detalle de un proceso activo (Administrativo > Onboarding > Procesos > Un proceso en específico), puedes monitorear el avance del onboarding de un colaborador. Esta vista consolidada te permite revisar en un solo lugar el estado real de las tareas y de las notificaciones, identificando pendientes, atrasos, mensajes despachados y excepciones que requieren tu atención.
Seguimiento de las tareas
En la sección de tareas podrás revisar, para cada una:
Nombre de la tarea: Identificación de la actividad asignada.
Estado: Situación actual de la tarea dentro del flujo.
Responsable: Persona asignada para ejecutar o responder la tarea.
Fecha límite / Plazo: Fecha programada para su cumplimiento.
Prioridad: Nivel de importancia (Alta, Media, Baja).
Detalle o descripción: Instrucciones o contexto para su realización.
Archivos, links o complementos asociados: Recursos adjuntos o vínculos a formularios/objetos integrados.
Con esta información puedes entender no solo qué tareas existen, sino también si el proceso está avanzando como esperabas o si requiere intervención.
¿Qué significan los estados de una tarea?
En el seguimiento de un proceso de onboarding, el avance de las tareas se gestiona mediante dos dimensiones independientes:
1. Estado del hito (Estado real de la tarea):
Programada: La tarea existe pero su fecha de activación aún no ocurre (o el colaborador no tiene ficha creada).
Pendiente: La tarea se encuentra activa y disponible para ser realizada.
En curso: Existe avance o interacción abierta (ej. encuesta en progreso o documento en flujo de firma).
Terminada: La tarea fue completada exitosamente.
No cumplida: Ocurrió un cierre no exitoso (ej. la encuesta cerró sin responder o un documento fue rechazado).
Error: Ocurrió un fallo técnico o de sincronización con el objeto origen (visible solo para el administrador).
Cancelada: La tarea fue cancelada manualmente por el administrador.
2. Estado del plazo (Cumplimiento de fechas):
A tiempo: La tarea está pendiente o en curso y aún se encuentra dentro de la fecha límite definida.
Atrasada: La tarea superó su fecha límite sin haber sido completada, requiriendo atención prioritaria.
¿Qué acciones puedes realizar sobre una tarea?
Según tus permisos y el estado del proceso, desde la columna de acciones puedes realizar:
Editar: Permite modificar los datos específicos de la tarea en este proceso (responsable, plazo, prioridad, visibilidad, etc.).
Marcar como terminada: Permite completar manualmente una tarea estándar cuando la actividad ya se realizó.
Enviar recordatorio: Envía un aviso de notificación al responsable para recordarle que tiene una tarea pendiente.
Cancelar: Cierra la tarea como cancelada de forma permanente cuando deja de aplicar. No se puede reabrir.
Eliminar: Borra la tarea del proceso de forma definitiva e irreversible.
¿Qué impacto tiene una tarea atrasada o pendiente?
Una tarea pendiente no necesariamente implica un problema mientras se mantenga a tiempo. En cambio, una tarea atrasada indica que un hito clave del proceso no ocurrió dentro del plazo planificado (por ejemplo, la entrega de un equipo, la firma de un documento o una reunión de bienvenida). Revisar las tareas atrasadas permite identificar cuellos de botella y tomar acciones oportunas.
Seguimiento de las notificaciones
En la sección de notificaciones podrás revisar las instancias de notificación asociadas a ese proceso. Esto te permite saber qué notificaciones forman parte del onboarding de esa persona y en qué estado se encuentran.
¿Qué significan los estados de una notificación?
Programado: La notificación aún no ha sido enviada porque está pendiente según la programación definida (por ejemplo, enviarse X días antes o después del inicio de onboarding).
Enviado: La notificación ya fue procesada y despachada exitosamente hacia el destinatario.
Eliminado: La notificación fue eliminada del proceso manualmente y ya no se enviará.
Esto sirve cuando una comunicación deja de aplicar para ese caso específico y no quieres que siga formando parte del onboarding.
¿Qué pasa si una notificación no aparece como enviada?
Si la notificación sigue como Programada, significa que aún no llega la fecha o el hito configurado para su despacho. Si la fecha ya transcurrió y la notificación no se envió, se recomienda revisar:
La configuración de la fecha o desfase en la plantilla/tarea.
La fecha de inicio de onboarding configurada en el proceso.
Si la notificación permanece activa dentro del proceso.
¿Dónde revisar si una notificación falló?
Si necesitas confirmar el estado técnico de entrega de una notificación o verificar si existió un rebote, dirígete a:
Tuerca de administración > Configuración > Central de Notificaciones > Historial de Notificaciones (filtrando por el módulo Onboarding).
Allí podrás visualizar los estados del servidor de mensajería:
Procesando: La notificación está en cola de despacho.
Enviado: Entregada correctamente al servidor de destino.
Fallido: El envío rebotó o falló. Al pasar el cursor sobre la etiqueta Fallido, el sistema mostrará la razón técnica del error.
¿Qué casos conviene revisar con más atención?
Te recomendamos poner especial atención cuando:
Una tarea está atrasada.
Una tarea sigue pendiente pero es un requisito indispensable para el ingreso.
Una notificación debería haberse enviado y sigue apareciendo como programada.
Una notificación crítica falló en la Central de Notificaciones.
Una tarea ya no aplica y conviene cancelarla para mantener la trazabilidad limpia.
Importante sobre pre-ingreso y alta
Si este proceso corresponde a una persona sin ficha y necesitas hacer seguimiento a la solicitud de pre-ingreso o al alta administrativa, esa gestión no se realiza desde la vista de tareas del onboarding. Desde aquí supervisas únicamente las tareas y notificaciones del proceso. Para revisar el avance del pre-ingreso o del alta, dirígete a Workflow > Solicitudes.
Resumen
Desde esta vista puedes seguir el avance operativo del proceso revisando:
Las tareas: con su estado de hito, estado de plazo, responsable, fecha límite e impacto en la incorporación.
Las notificaciones: con su estado dentro del proceso (Programado, Enviado, Eliminado).
Recuerda que una tarea a tiempo sigue pendiente dentro del plazo, una tarea atrasada requiere atención por superar su fecha límite, una tarea terminada ya fue completada y una tarea cancelada deja de aplicar. Si necesitas verificar rebotes de envíos, consulta la Central de Notificaciones, y si gestionas solicitudes de pre-ingreso o alta, hazlo desde Workflow > Solicitudes.