Esta funcionalidad permite que los usuarios con permisos de Capacitaciones puedan automatizar la inscripción de colaboradores a rutas del LMS directamente desde Workflows, conectando ambos módulos para optimizar procesos y reducir tareas manuales.

Está disponible solo para clientes que cuenten con el módulo de Workflow activo en su plataforma, y aplica únicamente para flujos flexibles gatillados por los eventos de creación o movimiento de colaborador.

Actualmente, la automatización se realiza en la instancia predeterminada del curso (si esta se cierra, dejará de inscribir automáticamente), y no contempla aún la inscripción a rutas de aprendizaje ni notificaciones automáticas al colaborador.

¿Qué permite la automatización de inscripciones desde Workflow?

A través de Workflow, puedes automatizar la inscripción de colaboradores a rutas de aprendizaje sin necesidad de realizar inscripciones manuales en el LMS.

Esta funcionalidad permite:

• Inscribir automáticamente colaboradores según eventos de la plataforma.

• Utilizar plantillas prediseñadas para casos comunes o crear flujos personalizados.

• Definir si la inscripción será obligatoria u opcional.

• Seleccionar una ruta de aprendizaje directamente desde el flujo.

• Mantener trazabilidad del origen de la inscripción como Workflow.

Es especialmente útil para procesos como:

• Onboarding de colaboradores

• Cambios de cargo o rol

• Programas de capacitación obligatorios

Pasos para configurar la automatización

1️⃣ Crear un flujo flexible en Workflow

1. Ingresa desde el menú lateral a Administrativo → Workflow.

Vista del acceso a Workflow desde el menú lateral.

2. Selecciona la pestaña “Solicitudes”, haz clic en Acciones → Configuración.

2. Luego selecciona “Crear plantilla”.

   Aquí podrás elegir entre:

   Usar una plantilla prediseñada, o

   Seleccionar Empezar desde cero para crear un flujo flexible.

   

   2.1 Configurar una plantilla prediseñada

   Si eliges una plantilla prediseñada, podrás:

   Selecciona la plantilla que más se ajuste a los que deseas 

   Editar la acción de inscripción (ruta) seleccionando la ruta a la cual deseas inscribir al participante

   Guardar y activar la plantilla sin necesidad de configurar todo desde cero.

   Este tipo de plantilla es ideal para procesos estándar como onboarding.

   

   

   2.2 Si eliges la opción “Empezar desde cero” y completa los siguientes campos:
   
   Nombre de la plantilla: asigna un nombre representativo (por ejemplo, Inscripción automática a curso de inducción).

   Descripción: opcional.

      Tipo: selecciona “Flexible”.

      Presiona Guardar cambios.

Configuración inicial del flujo flexible desde cero.

 2️⃣ Configurar el inicio del flujo flexible

1. Se desplegarán los pasos del flujo. En Inicio de la solicitud, define cómo se iniciará:

   Puedes definir reglas de inscripción automática segmentando por área, división, cargo u otros criterios disponibles en Workflow, asegurando que solo los colaboradores que cumplan con estos parámetros sean inscritos automáticamente.
   
   Marca la opción “Evento de la plataforma”.

Definición del evento que gatillará la automatización

2. Selecciona el evento que dará inicio a la automatización.
   Para el caso de Capacitaciones, podrás elegir entre:
   
    ➕ Cuando se crea un trabajo a un  empleado

   ❌👤 Cuando se le termina el trabajo  a un empleado (en esta caso, es importante que verifiques que el colaborador tenga su usuario activo para poder ingresar y ejecutar el curso, de lo contrario, éste no podrá acceder al LMS)

   🔄 Cuando se modifica el trabajo de un empleado

    

Eventos disponibles para activar la automatización.

 Haz clic en Guardar.

3️⃣ Definir la acción final del flujo

1. En el paso Final del flujo flexible, selecciona “Añadir acción”.

Agregar acción final al flujo flexible.

2. Elige la acción “Inscribir a una ruta de aprendizaje”.

Selección de la acción “Inscribir a ruta de aprendizaje”.

3. Completa los campos obligatorios del modal:
   
    
   • Ruta: selecciona desde la lista la ruta al que deseas inscribir a los colaboradores.
   • En el listado solo verás las rutas que tienen fechas vigentes o aquellas programadas para iniciar en el futuro. Esto te permite visualizar únicamente la información relevante para la gestión actual y próxima de tu operación.
   • Tipo de inscripción: indica si será opcional u obligatoria.
     
      

Configuración de la acción de inscripción automática.

✅ Y listo…

Con esta automatización podrás garantizar que cada nuevo ingreso o movimiento de colaborador active de forma automática su proceso de capacitación, ahorrando tiempo, asegurando cumplimiento y mejorando la experiencia de aprendizaje en Buk LMS

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