En este artículo aprenderás a agregar, editar y eliminar proveedores de capacitación y relatores en la plataforma LMS para asegurar la trazabilidad en tus programas y reportería.
Requisitos previos
Tener un perfil de usuario con rol súper administrador o administración general en Buk.
Tener activo el módulo de Capacitaciones en tu plataforma.
Paso a paso
1. Ingresar a la sección de proveedores
Dirígete al menú lateral izquierdo y selecciona Centro de datos.
Haz clic en Proveedores de capacitación para ver el listado de proveedores registrados.
2. Crear un nuevo proveedor
Haz clic en el botón Agregar nuevo.
-
En la pestaña Proveedor, completa los campos obligatorios:
Identificador de empresa (imprescindible para guardar el registro).
País del proveedor.
Nombre del proveedor.
Tipo (selecciona si es interno o externo).
Selecciona Crear y editar para guardar la información.
3. Activar integración SENCE (solo clientes de Chile)
Ingresa a la configuración del proveedor creado y selecciona la pestaña SENCE.
Ingresa el Identificador del proveedor.
Selecciona Sí o No para activar la integración con SENCE.
4. Crear relatores asociados
Dentro de la configuración del proveedor, selecciona la pestaña Relatores.
Haz clic en Agregar nuevo.
Completa los campos requeridos (nombre, correo electrónico e identificador).
Si el relator es un colaborador de la empresa, búscalo por su nombre o correo en el campo Usuario/Licencia para vincular su perfil existente de Buk.
Haz clic en Crear y editar para guardar el registro.
Importante: Los relatores registrados sirven como información para la reportería, pero no tienen acceso al LMS, ni a la creación de cursos, ni reciben correos automáticos.
5. Activar integración SIRCE (solo clientes de México)
Al crear o editar un relator, activa el interruptor Activar para expedir DC-3.
Ingresa el Folio del agente capacitador (STPS).
Carga el archivo de imagen con la firma del relator al final del formulario (necesaria para la emisión de constancias DC-3)
Dimensiones y formatos recomendados para la imagen de firma
Para que la firma del relator o representante legal se visualice correctamente en diplomas y certificados:
| Ancho | Alto calculado (proporción 2.27:1) |
| 122 px (original — ideal) | 48 px |
| 250 px | 98 px |
| 500 px | 197 px |
| 800 px | 315 px |
| 1000 px | 393 px |
|
Formatos aceptados y recomendaciones Formatos compatibles: SVG, PNG, JPEG. Para firmas con fondo transparente, usa PNG o SVG. El archivo no debe superar los 600 KB. Si la firma se ve pixelada o distorsionada en el diploma, verifica que las dimensiones respeten la proporción aproximada de 2.27:1 (ancho:alto). Mensajes de error frecuentes: · "El archivo seleccionado excede el tamaño permitido" → reduce el tamaño del archivo. · "Formato de imagen no soportado" → usa PNG, SVG o JPEG. |
Los dos tipos de relator según la modalidad
Antes de crear o buscar un relator, identifica la modalidad del curso, porque el mecanismo cambia por completo:
| Característica | Relator Cursos E-learning o presencial |
Relator de webinar / meeting
|
|---|---|---|
| ¿Qué es? | Un relator del catálogo del LMS, que pertenece a un proveedor de capacitación. | Un usuario del LMS asignado como anfitrión (host) o panelista. |
| ¿Dónde se asigna? | A nivel de módulo del curso, en la configuración del curso. | En el formulario de la instancia (agenda del webinar/meeting). |
| ¿Requiere alta previa como relator? | Sí: debe existir en Capacitaciones → Centro de daos→ Proveedores→ Relatores. | No: aparece cualquier usuario del LMS. con permisos en Capacitaciones de “Control de meeting y webinar” |
| ¿Interno o externo? | Se define con el campo Tipo del relator (Interno / Externo). | El usuario queda marcado como relator al asignarlo. |
2. Diferencia entre relator interno y relator externo
| Característica | Relator interno |
Relator externo
|
|---|---|---|
| ¿Quién es? | Colaborador activo de la empresa (tiene ficha en Buk HCM). | Persona externa (proveedor, consultor) sin ficha de colaborador. |
| ¿Requiere ficha en Buk HCM? | Sí (ya la tiene). | No: se registra en el LMS o se sincroniza como usuario relator. |
| ¿Cómo se registra como relator? | Se da de alta como relator en el LMS y, si corresponde, se vincula a su usuario. No se crea automáticamente desde su ficha de colaborador. |
Presencial: se crea en Capacitaciones → ⚙ → Relatores. Webinar/meeting: se sincroniza como usuario con perfil de Relator desde la WebApp. |
| ¿Puede acceder al LMS? | Sí, con su usuario. | Solo si tiene un usuario con un perfil que le otorgue acceso (ver sección 5). |
| ¿Aparece en variables de certificado? | Solo si está marcado como Relator normativo SST con los campos completos. | Solo si está marcado como Relator normativo SST con los campos completos. |
Nota: Crear o editar un colaborador en Buk HCM no lo convierte automáticamente en relator. Para el catálogo presencial es necesario crearlo como relator en el centro de datos, proveedores crear relator; en webinar/meeting basta con asignarlo como anfitrión cuando configuras y creas el curso sincronico
Nota sobre visibilidad en el organigrama: Los usuarios externos, como un relator que no es colaborador interno, no se reflejarán en el organigrama de la empresa. El organigrama está diseñado para mostrar exclusivamente la estructura jerárquica de los colaboradores con ficha activa en Buk.
A considerar: Los usuarios externos, como los relatores que no son colaboradores de la empresa, no se visualizan en el organigrama. Esta herramienta solo refleja la estructura interna de la compañía, mostrando únicamente a los colaboradores con una ficha activa en Buk HCM.
Perfil creado desde Perfiles y usuarios en Buk HCM
6. Asignar relatores según la modalidad del curso
Cursos e-learning o presenciales:
Ingresa a la configuración del curso correspondiente.
Asigna el relator creado desde el catálogo de relatores a nivel de módulo.
Webinars o meetings (cursos sincrónicos):
Ingresa al formulario de la instancia en la agenda del webinar o meeting.
Busca a cualquier usuario del LMS en el campo Anfitrión o Panelista. Al asignarlo, el sistema lo marcará como relator para esa sesión.
¿Qué acceso tiene un relator en el LMS? (Perfiles)
El acceso al LMS depende del perfil del usuario, y los perfiles se sincronizan directamente desde la WebApp de Buk (Centro de Datos → Usuarios / Perfiles). No se asignan manualmente dentro del LMS.
Un relator del catálogo sin usuario no tiene acceso a la plataforma: solo puede ser asignado como relator en cursos. Para ingresar necesita un usuario.
El acceso de relator lo otorga el perfil de Relator, que llega sincronizado desde la WebApp.
Regla importante: Si la persona tiene ficha de colaborador en Buk HCM, no se clasifica como relator externo aunque tenga ese perfil (el vínculo con la ficha de colaborador tiene prioridad). En la práctica, un colaborador interno no puede ser “relator externo”.
Con el perfil de Relator, el usuario solo ve los webinars/meetings donde está asignado como anfitrión o panelista, además de la reportería de sus cursos. No gestiona cursos ni accede al panel de administración.
¿Por qué el relator no aparece en el desplegable?
Depende de la modalidad del curso. Revisa primero si el curso es presencial o webinar/meeting:
En cursos presenciales o e-learning
El relator debe existir en el catálogo del LMS (Capacitaciones → Centro de Datos → Proveedores de capacitación-Relatores), no solo en Buk HCM. Un colaborador de Buk HCM no aparece automáticamente hasta crearlo como relator.
El desplegable no filtra por “activo/inactivo” (el catálogo de relatores no tiene ese estado). Si no aparece, suele ser porque no está creado como relator.
En webinar / meeting
El desplegable lista usuarios del LMS. Si no aparece, verifica que el usuario exista y esté habilitado (activo) en la WebApp, y tenga los permisos asociados
Resumen de aclaraciones clave
Relator interno: No hay creación automática desde la ficha de colaborador; hay que crearlo como relator o asignarlo como anfitrión (webinar/meeting).
Gestión de usuarios y perfiles: Los usuarios y perfiles se sincronizan automáticamente desde la WebApp de Buk.
Clasificación de relator externo: Si un usuario tiene ficha de colaborador activa en Buk HCM, la ficha tiene prioridad y no se clasifica como relator externo.
Permisos del perfil Relator: Solo permite visualizar los webinars/meetings asignados y consultar la reportería correspondiente; no otorga acceso al panel de administración ni a la gestión de cursos.
Estado del relator: El catálogo de relatores presenciales no tiene estado activo/inactivo; el concepto de usuario "activo" aplica para la modalidad de webinar/meeting.
Ejemplos prácticos de creación
Ejemplo 1: Crear un proveedor de capacitación externo
Imaginemos que necesitas registrar a la empresa "Capacita Global SpA" para un curso presencial.
Ve a Centro de datos > Proveedores de capacitación.
Haz clic en Agregar nuevo.
-
Completa los datos en la pestaña Proveedor:
Identificador de empresa: 76.123.456-7
País del proveedor: Chile
Nombre del proveedor: Capacita Global SpA
Tipo: Externo
Haz clic en Crear y editar para guardar.
Ejemplo 2: Crear un relator externo
Ahora, necesitas registrar a Juan Pérez, quien trabaja para "Capacita Global SpA" y será el instructor del curso.
Dentro de la ficha del proveedor "Capacita Global SpA" que acabas de crear, ve a la pestaña superior Relatores.
Haz clic en Agregar nuevo.
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Completa los datos del relator:
Nombre: Juan Pérez
Email: juan.perez@capacitaglobal.com
Identificador: 15.987.654-3
Tipo: Externo
Selecciona Crear y editar. Ahora Juan Pérez está disponible para ser asignado a cursos presenciales o e-learning.
Ejemplo 3: Crear un relator interno
Ana Gómez, una colaboradora de tu empresa, dictará una capacitación interna. Para que aparezca en los reportes, debe ser creada como relatora.
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Primero, asegúrate de tener un proveedor genérico para los empleados de tu empresa. Si no existe, créalo:
Nombre del proveedor: Relatores Internos [Nombre de tu empresa]
Identificador de empresa: (El RUT de tu empresa)
País del proveedor: (El país de tu empresa)
Tipo: Interno
Una vez creado el proveedor "Relatores Internos", ingresa a su ficha y ve a la pestaña Relatores.
Haz clic en Agregar nuevo.
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Completa los datos con la información de la colaboradora:
Nombre: Ana Gómez
Email: ana.gomez@tuempresa.com
Identificador: 18.123.456-K (El RUT de Ana)
Tipo: Interno
Haz clic en Crear y editar. Ana ya puede ser asignada como relatora a los cursos que lo requieran.
Consideraciones importantes
Acceso a la plataforma: Los relatores registrados solo para reportería no reciben accesos, credenciales ni notificaciones automáticas del LMS. Para ingresar, deben tener un usuario activo vinculado.
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Formato de firma para diplomas (SIRCE):
Formatos compatibles: PNG, SVG o JPEG.
Tamaño máximo del archivo: 600 KB.
Para evitar distorsiones, se recomienda mantener una proporción de 2,27:1 (por ejemplo, 250 px de ancho por 98 px de alto).
Relatores externos en el organigrama: Los relatores externos no se reflejan en el organigrama de la empresa, ya que este muestra exclusivamente a colaboradores con ficha activa en Buk HCM.
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