Si una persona no recibió su pre ingreso, perdió el enlace o quieres revisar en qué estado va, puedes hacer seguimiento tanto a la solicitud como al correo enviado.
En este artículo te explicamos dónde revisar el avance del pre ingreso, cómo validar si el correo fue enviado correctamente y cómo volver a compartir el acceso al formulario.
¿Cómo hacer seguimiento al estado del pre ingreso?
Para revisar el avance de un pre ingreso, dirígete a:
Workflow > Solicitudes
Una vez ahí, filtra por solicitudes de tipo Pre ingreso.
Desde esta vista podrás revisar:
- en qué etapa del flujo se encuentra
- si el formulario ya fue respondido o sigue pendiente
- quién debe realizar la siguiente acción
- el detalle de la información asociada a la solicitud
Esto te permite confirmar si la persona todavía debe completar el formulario o si el proceso ya avanzó a una etapa posterior.
¿Cómo revisar si el correo de pre ingreso fue enviado?
Si quieres validar si el correo con el pre ingreso salió correctamente, debes revisarlo en el historial de notificaciones.
Dirígete a:
Tuerca de administración > Configuración > Central de Notificaciones > Historial de Notificaciones
Luego filtra por el módulo Onboarding.
Desde ahí podrás revisar si el correo:
- está Procesando
- fue Enviado
- quedó Fallido
Si el estado es Fallido, al pasar el cursor sobre el estado podrás ver el motivo del error.
Esto es especialmente útil cuando una persona indica que no recibió el correo de pre ingreso, ya que te permite confirmar si el problema fue de envío o si el correo sí salió correctamente.
¿Como reenviar un pre ingreso?
Dirigirte a Workflow>Solicitudes, donde puedes seleccionar el pre ingreso (siempre que esté en etapa 1) y reenviarlo. Del mismo modo, puedes cambiar el correo en caso de que se haya ingresado uno incorrecto:
2. Copia el enlace para reenviarlo manualmente, o reenvialo desde aquí mismo:
3. Veras una confirmación:
Cómo recibir una alerta cuando falle un correo de onboarding (como el pre ingreso)
Si cuentas con el módulo de Workflow (plataforma pro), puedes crear una automatización para que Buk te avise cuando un correo de onboarding rebote.
Esto te permite enterarte rápidamente de fallas en correos críticos, como el Mensaje de bienvenida, sin tener que revisar manualmente el Historial de Notificaciones.
¿Cómo configurarlo?
- Ve a Workflow.
- Entra a Plantillas de Workflow.
- Crea una nueva Plantilla de tipo flexible.
- En el evento, selecciona Cuando una notificación rebota.
Agrega un filtro para acotar la automatización al correo que quieres monitorear:
Por ejemplo: Notificación es igual a Mensaje de bienvenida (este es el correo con el formulario de pre ingreso)
- Define la acción que quieres ejecutar cuando ocurra ese rebote. Por ejemplo:
- Crear una tarea pendiente para que alguien revise el caso.
- Enviar un correo a la persona o equipo encargado.
De esta forma, cada vez que falle ese correo, se generará automáticamente un aviso para hacer seguimiento y tomar acción.