Mantener informados a tus colaboradores sobre el estado de sus herramientas de trabajo es fundamental para una gestión transparente y ordenada. Por esta razón, el módulo de Gestión de Activos cuenta con un sistema automatizado que despacha alertas por correo electrónico en momentos clave del flujo de trabajo, permitiendo que tu personal esté al tanto de sus recursos asignados sin necesidad de que realices avisos manuales.
A continuación, te explicamos detalladamente bajo qué situaciones el sistema activa estos correos y cómo se comporta la plataforma para mantener una comunicación eficiente con tu equipo.
Activadores de alertas
Notificación automática al asignar un activo
Para comenzar, debes saber que el primer activador de alertas ocurre en el momento exacto en que realizas la entrega formal de un recurso en la plataforma. Una vez que completas la asignación de un activo a un colaborador, el sistema generará y enviará de forma automática un correo electrónico de notificación directo a la bandeja de entrada de ese trabajador. Al revisar este mensaje, el usuario podrá visualizar el detalle y las especificaciones de la herramienta que acaba de recibir.
Consolidación de alertas en asignaciones múltiples
A continuación, es importante considerar qué sucede si necesitas entregarle varias herramientas a un mismo colaborador al mismo tiempo. Pensando en la experiencia del usuario y para evitar saturar su bandeja de entrada con notificaciones duplicadas o innecesarias, el sistema optimizará el proceso: verás que se enviará un único correo electrónico de notificación que consolidará la información, incluso si el colaborador recibe más de un activo en ese momento.
Notificación ante el rechazo de una solicitud
Finalmente, el segundo gran activador de alertas se presenta cuando se evalúa un requerimiento de equipamiento y se decide denegar. Si rechazas una solicitud de activo iniciada por un colaborador, el sistema le enviará de inmediato una notificación para informarle sobre la resolución. En este punto, el mensaje mostrará el motivo del rechazo en la pantalla del colaborador, siempre y cuando hayas tenido la precaución de agregar un comentario explicativo al momento de procesar el rechazo en la plataforma.
Resultado esperado
Si el flujo del módulo opera con normalidad, tus colaboradores recibirán avisos claros en sus correos cada vez que se les asigne un recurso o se rechace una de sus peticiones. Esto permitirá que la comunicación interna sea fluida, automática y perfectamente documentada dentro del ciclo de vida de los activos de la empresa.
Consideraciones adicionales
Visibilidad centralizada: Independientemente del correo electrónico enviado, el colaborador siempre tendrá la posibilidad de revisar de forma histórica y detallada todos los recursos que tiene vinculados directamente ingresando a su ficha personal dentro de la plataforma.