Si tu organización no cuenta con el módulo específico de Workflow, la plataforma de todas formas te permite estructurar y activar el flujo de requerimiento de equipamiento para tu personal. Esto es posible gracias a una plantilla predeterminada y lista para usar que ya viene integrada en el sistema.
El objetivo de este procedimiento es habilitar dicha herramienta para que cualquier trabajador de la empresa pueda pedir un recurso, su jefatura directa valide la necesidad y la orden de entrega viaje automáticamente al equipo encargado del inventario, manteniendo el proceso ordenado y bajo control.
Paso a paso
Paso 1: Ingresa al configurador de solicitudes
Para comenzar con la habilitación de esta herramienta, inicia sesión con tu cuenta de administrador y dirígete al menú principal de navegación para seguir esta ruta:
Ruta: Administrativo > Workflow > Solicitudes
Una vez allí, la plataforma te mostrará el panel centralizado donde se gestionan los requerimientos internos de la organización. En esta pantalla, deberás seleccionar la opción llamada Crear solicitud, lo que permitirá que el sistema te muestre las alternativas disponibles para armar un nuevo canal de peticiones.
Paso 2: Activa la plantilla predeterminada de activos
A continuación, dentro de las opciones de diseño que se desplegarán en tu pantalla, verás los formatos base que ofrece el sistema. En este apartado, debes buscar y habilitar la plantilla predeterminada que se llama Solicitud de Activo. Esto permitirá que la plataforma cargue la estructura esencial de control y configure el formulario automatizado.
Paso 3: Revisa los campos incluidos en el formulario
Ahora, verás que la solicitud predeterminada incluye los campos básicos e indispensables para que el requerimiento sea preciso. El sistema te mostrará en pantalla las siguientes casillas que los usuarios deberán completar al momento de hacer una petición:
Solicitado para (obligatorio): Para definir el nombre del colaborador al que se le asignará el recurso.
Fecha para asignar (obligatorio): Indica la fecha estimada de entrega en la que el usuario necesita el equipo.
Categoría (obligatorio): El grupo general del activo que se está pidiendo.
Producto (opcional): El artículo específico dentro de la categoría.
Comentario (opcional): Un espacio libre para añadir justificaciones o detalles técnicos adicionales.
Paso 4: Entiende el recorrido automático del flujo
Después de eso, una vez que dejes activa esta herramienta, no tendrás que preocuparte por gestionar los traslados de información de forma manual, ya que la solicitud seguirá este recorrido automatizado en segundo plano:
Inicio: Cualquier colaborador de la empresa tendrá el permiso de ingresar a su sesión y enviar este formulario cuando necesite una herramienta.
Aprobación: En el momento en que el trabajador envíe la petición, el sistema la derivará de forma interna a su supervisor directo, quien se encargará de revisar los detalles en su pantalla para aprobarla o rechazarla.
Asignación: Una vez aprobada la solicitud por la jefatura, verás que la plataforma generará automáticamente una orden de entrega oficial.
Resultado esperado
Si realizaste el proceso correctamente, el flujo quedará completamente operativo. A partir de ese momento, cada vez que una jefatura autorice la petición de un colaborador, el sistema creará una orden de trabajo de manera autónoma que llegará directamente a la pestaña de Órdenes > Pendientes dentro del módulo de Gestión de Activos, quedando lista para que el encargado de bodega realice la entrega física del recurso.