Existen 3 razones por las que una jefatura podría no encontrar una solicitud:
1. Porque está en la ubicación incorrecta. Desde Administrativo > Workflow > Solicitudes encontraras todas las solicitudes (flexibles, pre-ingreso, búsqueda, altas, bajas, movimientos) pero si estas en otro acceso como Colaboradores > Solicitudes, la vista se encuentra pre filtrada a procesos del módulo (solo altas, bajas, movimientos, pre-ingreso y búsqueda. Solicitudes flexibles no son accesibles desde aca).
2. El perfil no cuenta con los permisos necesarios para ver la solicitud. Para más información de como funcionan los permisos en Workflow y quien puede iniciar o aprobar una solicitud, te invitamos a revisar el articulo ¿Cómo funcionan los permisos en Workflow? Si es que la jefatura no puede ver las solicitudes ni aprobar una, entonces significa que su perfil está marcado como No o Sin permiso en el módulo de Usuarios y Perfiles > Administrativo > Workflow > Solicitudes y Plantillas o no fue marcado como Aprobador (ver punto 3) dentro de las etapas. Acá te entregamos un listado de cada perfil para que comprendas el acceso que tiene cada uno:
🔴 Sin permiso o "No"
El usuario verá el módulo de Solicitudes en el portal, pero al ingresar solo podrá realizar las siguientes acciones:
- Iniciar solicitudes en las que tenga permiso explícito para hacerlo (a través del botón “Crear solicitud”) según la configuración de la plantilla.
- Visualizar solicitudes en curso en las que haya sido asignado como responsable o aprobador, según lo definido en la plantilla. Solamente podrá acceder al historial de las etapas en las que es responsable.
- No puede descargar solicitudes.
🟡 Permiso de Lectura
- El usuario puede acceder al módulo de Solicitudes y visualizar todas las solicitudes en curso y su historial, además de descargar cada una, independientemente de los permisos definidos en las plantillas. Es decir, puede ver todas las solicitudes de la plataforma, independiente de las limitaciones de área del usuario.
- No puede responder, aprobar o devolver etapas de estas solicitudes, a menos que haya sido asignado como responsable o aprobador en la configuración de esa plantilla.
- Puede iniciar solicitudes en las que tenga permiso explícito para hacerlo (a través del botón “Crear solicitud”) según la configuración de la plantilla.
- Puede ver las plantillas existentes, pero no puede crear, editar ni eliminarlas.
- En plantillas de Alta y Movimiento, la vista de solicitudes se filtra automáticamente según los límites de área del usuario. Esto significa que solo podrá ver aquellas solicitudes cuyo “Área de la solicitud” esté dentro de sus áreas permitidas.
🟢 Permiso de Modificación
- Tiene acceso completo al módulo. Esto incluye ver el historial y descargar todo tipo de solicitud.
- Puede ver, iniciar, responder o aprobar y devolver todo tipo de solicitud, incluso si no se definió como aprobador en la plantilla.
- Puede crear, borrar, duplicar y editar plantillas.
- En plantillas de Alta y Movimiento, aunque tenga permiso de modificación, la vista de solicitudes también se filtra por los límites de área del usuario.
3. Porque no estás asignado como aprobador en la etapa correspondiente de la plantilla.
Para que un usuario pueda visualizar y gestionar una solicitud, debe estar incluido explícitamente en la configuración de aprobadores. Para verificarlo:
- Ve a Administrativo > Workflow > Plantillas
- Haz clic en la plantilla correspondiente.
- Ingresa a la etapa en la que el usuario debería participar.
- Revisa que esté agregado como aprobador.
¿Quiénes pueden aprobar solicitudes?
Las siguientes opciones están disponibles en la mayoría de los tipos de Workflow para asignar aprobación en etapas:
- Área/Cargo
- Usuario específico (no disponible para plantillas de tipo Pre-ingreso)
- Administrador de solicitudes
- Supervisor del solicitante (no disponible para plantillas de tipo Pre-ingreso)
- Solicitante
- Perfil de Usuario
Si no está asignado en esa etapa, no podrá ver la solicitud ni intervenir en el flujo, a no ser que su perfil tenga asignado el acceso "Modificación" en el permiso Workflow > Solicitudes y plantillas.