Objetivo:
El siguiente artículo pretende ser una guía para configurar el revisor, orden y flujo de firma electrónica de documentos para los gestores documentales de la plataforma. Aquí describiremos los pasos necesarios para configurar un colaborador quien será el encargado de aprobar/rechazar el documento (revisor/visador), establecer el orden de los firmantes del documento y por último activar el flujo automático de firma.
Alcance:
Este artículo está dirigido al gestor documental (administrador) y colaborador del módulo de firma digital y gestión documental, el cual le brindará los parámetros necesarios para configurar el proceso de firma con las nuevas funcionalidades disponibles. Así mismo entrega las definiciones de los parámetros habilitados en los endpoint de la API.
Limitaciones:
Actualmente los siguientes tipos de archivos no son soportados por el orden y flujo de firma:
- Certificado de vacaciones.
- Certificados de beneficios.
Glosario:
Plataforma
Variable: Marcador que se utiliza para representar un valor que puede cambiar o ser proporcionado cuando se utiliza la plantilla en la generación de documentos.
Plantilla: Archivo genérico en donde se agregan las variables que se usarán para la generación de documentos para cada colaborador
Orden de firma: Establece la secuencia de los firmantes de un documento.
Flujo de firma automático: Notificará automáticamente a los actores del proceso de firma (revisor, firmantes empresa, colaborador), cuando deban firmar el documento generado.
Revisor/visador: Colaborador quien aprueba o rechaza los documentos generados para firma.
Empleado: Colaborador a quien se le está generando el documento laboral que debe ser firmado.
Firmante empresa: Representante legal, supervisor u otros, quienes firman en nombre de la empresa los documentos laborales generados a los colaboradores.
Notificaciones: Acción para indicarle al revisor y/o firmantes que deben realizar una acción en el documento (aprobar/ rechazar, firmar)
API
Signatures: Son las firmas requeridas en un documento. Se permite un máximo de 3 firmantes por documento, teniendo en consideración que uno de los firmantes puede ser el empleado del documento, y puede haber un máximo de dos firmantes de la empresa, cabe mencionar que deben ser personas diferentes. Cada firma incluye los siguientes :
Signature_type: El tipo de firmante, que puede ser uno de los siguientes tipos:
Employee_signature: Firma del colaborador.
Legal_agent_signature: Firma de un Representante Legal.
Second_legal_agent_signature: Firma de un Segundo Representante Legal. Este tipo de firmantes sólo es aceptado si anteriormente viene asignado un firmante tipo legal_agent_signature
Supervisor_signature: Firma del supervisor del colaborador. Cuando se envía una firma de este tipo, el id de la persona será calculado automáticamente por la plataforma, asignando como firmante al supervisor del empleado al cual se le sube el documento.
Other_signature: Firma de un usuario específico.
Second_other_signature: Firma de un segundo usuario específico. Este tipo de firmantes sólo es aceptado si anteriormente viene asignado un firmante tipo other_signature
Position: Se utiliza para establecer el orden de las firmas. Si se desea un orden específico para los firmantes, este parámetro debe tener un valor entre 1 y 3. En caso de que no se quiera que haya un orden, se puede dejar en blanco mandar el position como nulo, o bien, no mandarlo.
Person_id: El id de la persona que se designará como firmante. En caso de que el tipo de firmante sea supervisor o empleado, entonces este campo no será considerado, pues ahí el firmante se calcula en el servidor de Buk.
Reviewer_id Este parámetro se emplea para asignar un revisor al documento, que puede ser cualquier colaborador. Este revisor podrá aprobar o rechazar el documento en una pestaña específica para esto en el index de documentos en la plataforma. Esta acción no hará ningún cambio en el contenido del documento, sin embargo, si influirá en el proceso de firmas. Es decir, si un documento requiere un revisor, y este no ha sido revisado ni ha sido aprobado, entonces ninguna de las personas asignadas para firmar el documento lo podrá hacer.
Sustento Legal y Aplicaciones:
https://dt.gob.cl/legislacion/1624/w3-article-117808.html
Resumen
Hemos incluido mejoras en nuestro módulo de firma digital y gestión documental, ahora vas a poder generar documentos eligiendo un revisor, establecer un orden entre los firmantes desde la plantilla del y por último iniciar el flujo de firma automáticamente.
A continuación describimos los pasos a seguir para configurar estas características en la plataforma.
Proceso en Plataforma Masivo:
Crear/editar plantillas
Desde administrativo>documentos y firma>plantillas>tab documentos vas a poder crear o editar las plantillas de documentos.
Index plantillas de documentos Buk.
Al hacer clic en los tres puntos y seleccionar editar en la sección de firmas, podrás marcar los check, “Esta plantilla requiere revisor” el cual establece que todos los documentos generados a partir de esta plantilla deben ser aprobados por un revisor que puede ser el supervisor del colaborador o cualquier otro colaborador habilitado en la url de la empresa (puede ser un colaborador de otra empresa) siempre y cuando esté creado en la url.
Al marcar el check “Esta plantilla requiere firma”, se activa un segundo check “Establecer orden para las firmas”, el cual, al marcarlo te permite dar un orden a los firmantes requeridos en la plantilla arrastrándolos con el mouse, estableciendo quién será el primero en firmar.
Permite hasta tres firmantes por documento entre los que se disponibiliza al empleado, supervisor, RRLL u otro.
Edición plantillas de documentos Buk.
En la sección de las variables se han incluido dos nuevas variables {{firma.primer_firmante.nombre}} y {{firma.segundo_firmante.nombre}}, las cuales sirven para mostrar el nombre de los firmantes de empresa seleccionados en la plantilla cuando se configura con orden de firma.
Tal como se ilustra en la imagen “Edición plantillas de documentos Buk”, con la configuración dada en la plantilla, la variable {{firma.primer_firmante.nombre}} mostrará el nombre del representante legal seleccionado en la generación del documento, de igual forma la segunda variable mostrará el nombre del supervisor del colaborador a quien se le generó el documento.
Ir a administrativo>documentos y firma>documentos>tab “todos los documentos” vas a poder generar los documentos basados en las plantillas, haz clic en “Generar documentos”:
Index de documentos Buk.
Se abrirá un modal para seleccionar la plantilla con la cual vamos a generar los documentos al colaborador:
Seleccionar plantilla.
Marcar el check “Quiero que los documentos se generen visibles”. Lo debes marcar si deseas iniciar el flujo de firma automáticamente. Al marcar este check, los documentos serán visibles únicamente cuando se hayan firmado
Seleccionar colaboradores.
Clic en acciones, Generar (n) documentos. (indica la cantidad de colaboradores a los que se les generan los documentos)
Generación masiva de documentos Buk.
El siguiente modal mostrará la configuración de la plantilla y tendrás la posibilidad de elegir el representante legal (RRLL) por cada empresa a la cual pertenezcan los colaboradores. Terminar haciendo clic en finalizar.
Selección del RRLL para la firma del documento generado Buk.
Se mostrará un mensaje de confirmación al terminar de generar los documentos a los colaboradores seleccionados.
Confirmación documento(s) generados Buk.
Si has marcado el check para iniciar el proceso de firma automático, las notificaciones se enviarán según el orden establecido en la plantilla, sin embargo, cabe destacar que si ésta tiene configurado un revisor, el flujo inicia esa revisión, es decir, la primer notificación llega al revisor, una vez el documento sea aprobado, se notificará a los firmantes:
Si tiene orden de firma, notificará por correo electrónico al firmante 1 y posteriormente al firmante 2, en el caso de ejemplo, se le notificará primero al colaborador y luego al representante legal.
Sin un orden establecido en la plantilla, se notificará simultáneamente a los firmantes.
Si no se ha marcado el check para iniciar el flujo automático, las notificaciones se deben hacer manualmente desde la campanita en el index de documentos tal como se hace actualmente, debes tener presente que al momento de notificar a los firmantes, el documento debe estar aprobado por el supervisor.
Notificación manual revisor/visador de documento Buk.
Al notificar al supervisor desde desde el index de documentos>tab “Todos los pendientes”, le llegará un correo electrónico solicitando la revisión de un documento.
Correo de notificación para revisor/visador de documento Buk.
Al hacer clic en el botón “Revisa aquí” del correo electrónico, te solicitará acceder al portal Buk de los colaboradores, quien debe acceder a la plataforma con su usuario y contraseña.
También es posible aprobar el documento desde el index de documentos en el tab “Mis revisiones pendientes”, haciendo clic en el icono “aprobar/rechazar documento”.
Notificación manual firmantes de documento Buk.
Al acceder a la plataforma o hacer clic en el icono, se abrirá modal para revisar el documento, en el cual al hacer clic en el link del documento, se abre una ventana con la previsualización del mismo para leer y posteriormente, proceder a aprobar o rechazarlo.
Notificación manual revisor/visador de documento Buk.
Modal aprobar/rechazar documento Buk.
Una vez esté aprobado el documento, se mostrará un mensaje de confirmación en el modal.
Confirmación documento aprobado Buk.
Nota: Si el documento es rechazado, el flujo de firma se cancelará automáticamente, es necesario corregir la plantilla y re-generar el documento.
Con la aprobación del documento se habilitan las acciones manuales de notificación a los firmantes del documento. De igual manera si flujo de firma está configurado para que ejecute automáticamente, las notificaciones se enviarán conforme al orden configurado en la plantilla.
Notificación manual firmantes de documento Buk.
Nota: Cuando se marca el flujo de firma automáticamente, se notificará por cada documento generado al correo del representante legal.
El proceso de firma no cambia, mantenemos los pasos para la firma del colaborador y del representante legal.
Una vez se complete el flujo de firma, quedará visible para el colaborador desde el portal en el tab Documentos de la ficha, del mismo modo el/los firmantes de la empresa representante legal o supervisor podrán ver los documentos que han firmado desde el index de documentos en el tab Todos los documentos.
Index de documentos flujo completo Buk.
Visualización de documento firmado Buk.
Consideraciones por País:
Chile:
Colombia:
México:
Perú:
Módulos Requeridos:
Base:
Módulos: Firma digital y gestión documental.
Addons:
Configuraciones Generales Necesarias o Asociadas:
N/A
Fuentes de Información:
Palabras Claves:
Revisor,visador, orden de firma, firma digital, notificación de firma
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