O módulo deModelos de Documentospermite criar, editar e automatizar documentos trabalhistas de forma padronizada, segura e adaptável às diferentes realidades da sua organização.
De contratos a certificados, este módulo centraliza a geração de documentos, garantindo consistência no conteúdo e conformidade com os processos internos de revisão e assinatura.

A seguir, explicamos todas as capacidades que você encontrará dentro de um modelo e como aproveitá-las ao máximo.

🔹 Informações gerais

Nesta seção são definidos os aspectos básicos do modelo, ou seja, como ele é identificado e como se comporta no momento de gerar documentos a partir dele.

Parâmetros:

Nome:

Corresponde ao identificador principal do modelo e será o nome que aparecerá nas listas no momento de selecionar um modelo para gerar documentos.
 

Recomendamos utilizar nomes claros e consistentes, por exemplo:

“Contrato individual a prazo fixo – Chile” ou “Certificado de férias acumuladas”.

Tipo

Define opapel ou natureza trabalhistado documento que será gerado, permitindo que o Buk o classifique corretamente dentro dos processos e pastas de cada colaborador.

Os tipos disponíveis são:

• Contrato
• Anexo
• Liquidação
• Certificado
• Carta de aviso
• Anexo de assistência
• Gestão de ativos

Cada tipo possui variáveis disponíveis e comportamentos específicos dentro dos fluxos e relatórios da plataforma.

Formato

Permite definir o formato do arquivo que será gerado:

• PDF: recomendado para documentos que exijam assinatura eletrônica ou resguardo legal (não modificáveis).
• DOCX: útil quando se deseja editar manualmente o documento após gerado.

⚠️Importante:Somente arquivos PDF são válidos e atribuíveis a processos deassinatura, a fim de garantir sua integridade e evitar modificações posteriores.

Pasta

Define em qual pasta dentro daficha do colaboradoro documento será armazenado após a conclusão do fluxo de geração.

A ficha do colaborador atua como uma pasta raiz (nível 1), que pode conter tanto subpastas quanto documentos.

Por exemplo:

Pasta raiz: “Ficha do colaborador”
Subpasta: “Contratos”
Resultado final: o contrato assinado ficará salvo automaticamente em “Ficha do colaborador / Contratos”.

Opções avançadas

Asopções avançadaspermitem configurar com maior precisão o comportamento do modelo e suas restrições. As opções disponíveis para configuração são as seguintes:

• Nome dos arquivos gerados:

  Permite personalizar o nome com o qual os documentos emitidos a partir deste modelo serão salvos. Por padrão, o Buk adiciona umamarca temporal de geração(data e hora) para evitar duplicidades, a qual você pode modificar se necessário, sempre respeitando a unicidade do nome do arquivo.

• Empresas:

  Se sua plataforma possui várias empresas (razões sociais) configuradas, é possível limitar o uso do modelo por essa entidade. Assim, você garante que cada empresa tenha acesso apenas aos documentos que lhe correspondem.

• Limitar por conjuntos de dados:

  Permite atribuir o modelo a um conjunto deregras ou condições específicas(por exemplo, usuários, tipo de contrato ou área) para garantir que só seja utilizado em contextos válidos para aquele modelo.

✍️ Revisão e assinatura

O Buk permite definirfluxos automáticos de revisão e/ou assinatura, garantindo que os documentos sigam os controles adequados para sua emissão.

☑️ Este modelo requer revisor

Com esta opção, você pode definir que o documento a ser emitido seja revisado por um usuário específico antes de prosseguir com a emissão, podendo seraprovadoourejeitadopelorevisordesignado.

Você pode atribuir o papel de revisor através das seguintes duas opções:

• Supervisor:é definido a partir da configuração da relação trabalhista do colaborador (trabalho), sendo configurado como um revisor dinâmico que dependerá do colaborador para quem o documento será emitido.
• Outro usuário:qualquer pessoa com ficha ativa na plataforma, que deve ser selecionada manualmente.

🔸 Se o modelo tiver revisão ativada,o fluxo de assinatura não começaráaté que o documento tenha sido aprovado.

☑️ Este modelo requer assinatura

Permite vincular a emissão de um documento a um fluxo deassinatura, para o qual você pode configurar até3 assinantes por documento.Esses assinantes podem cumprir um dos seguintes papéis:

• Colaborador:É a pessoa para quem o documento será emitido.
• Supervisor:É definido a partir da configuração da relação trabalhista do colaborador (trabalho), sendo configurado como um revisor dinâmico que dependerá do colaborador para quem o documento será emitido.
• Representante legal:Usuário com poderes de representação configurados nos parâmetros da entidade "empresa".

Além disso, você pode:

• Definir ordem para as assinaturas:

  Esta opção permite definir uma ordem de assinatura pré-determinada, garantindo que as notificações e liberações sigam uma sequência específica. Assim, os assinantes só poderão assinar o documento após o papel anterior na ordem estabelecida ter concluído sua assinatura, evitando assinaturas em paralelo ou antecipadas. Por exemplo, primeiro o colaborador, depois o supervisor e, por fim, o representante legal.

⚠️Importante:Se não for definida uma ordem, todos os assinantes receberão a solicitação e poderão assinar o documento simultaneamente.

• Incluir um código QR de validação:

  Esta opção insere o código QR de validação em cada página do documento a ser emitido, posicionando-o no canto inferior direito.

🧩 Conteúdo

Nesta seção, é redigido e formatado o conteúdo do documento utilizando nosso editor de texto, que oferece diferentes ferramentas para criar e personalizar seu documento.

A seguir, detalhamos algumas das ferramentas de criação ou personalização existentes:

• Gerador de modelos com Buk AI:

  Se você não sabe por onde começar, pode pedir ajuda aoBuk AIpara criar um modelo base de acordo com o tipo de documento que você precisa. A IA irá gerar o texto inicial e inserir automaticamente asvariáveis dinâmicascorrespondentes. Esta ferramenta é ideal para eliminar o problema da “folha em branco” e economizar tempo na redação.

• Visualização:

  Permite simular a geração de um documento selecionando um colaborador real. Assim, você pode ver como as variáveis dinâmicas serão substituídas e validar se o formato está correto antes de gerar o documento definitivo.

• Margens:

  Ajusta as margens do documento (espaço entre o texto e as bordas da página).
  Você pode escolher entre configurações predefinidas ou definir margens personalizadas conforme sua necessidade.

• Marca d’água:

  Adiciona uma imagem suavizada que aparecerá no centro de todas as páginas do documento.
  Isso é útil para incluir elementos como “Rascunho”, “Confidencial” ou o logotipo da empresa.

• Variáveis dinâmicas:

  Permitem automatizar a personalização dos documentos substituindo as informações variáveis pelos dados reais do colaborador no momento de gerar o arquivo. Essas variáveis podem ser inseridas manualmente ({{nombre_de_variable}}) ou selecionadas pelo ícone{ }na barra de ferramentas do editor. Cada variável pode ser configurada conforme seu tipo de dado (texto, número, data, etc.) e seu formato (separadores, decimais, formato de data, entre outros).

• Busca inteligente com Buk AI:

  Se você não sabe qual variável precisa, pode usar obuscador conversacionalintegrado ao Buk AI.
  Basta descrever qual informação deseja incluir (por exemplo:“Quero adicionar o RG do colaborador”), e o Buk AI mostrará as variáveis disponíveis que atendem a essa descrição.

💡 Boas práticas recomendadas

• Usenomes de modelos claros e consistentespara facilitar a busca.
• Antes de publicar um modelo,faça uma visualizaçãocom dados reais.
• Se o documento precisar ser assinado eletronicamente, certifique-se de que esteja em formatoPDF.
• Mantenha umaversão controladados seus modelos para evitar erros ou duplicidades.
• Aproveite asvariáveis dinâmicaspara reduzir erros de digitação e manter a consistência dos dados.
• Ao trabalhar com fluxos de assinatura, valide se os assinantes estão corretamente configurados em suas fichas.

🧭 Resumindo

Os modelos de documentos do Buk permitem que você:

• Padronize a criação de documentos trabalhistas.
• Inclua processos automáticos de revisão e assinatura.
• Personalize os documentos com variáveis dinâmicas.
• Controle a localização, o formato e o fluxo de cada documento.

Em conjunto, essas capacidades garantem uma gestão documentalmais eficiente, segura e escalávelpara sua organização.

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🤖 Este artigo foi traduzido com inteligência artificial. Ver artigo original.