As automatizações permitem que suas solicitações (workflows) sejam iniciadas automaticamente em resposta a certos eventos dentro da plataforma, eliminando a necessidade de intervenção manual.
Antes de começar a configuração, é importante entender o que é umeventoe o que é umaaccióndentro desta funcionalidade:
Umeventoé uma situação que ocorre na plataforma e que pode disparar automaticamente o início de uma solicitação flexível (por exemplo, a criação de um novo colaborador).
Eventos disponibles actualmente:
Quando se le crea un trabajo a un Colaborador.Dispara quando um trabalho é criado e é atribuído a um colaborador.
Cuando se termina el trabajo de un Colaborador:É disparado quando um trabalho é finalizado. Se for com data de término, dispara quando o processo é iniciado, não na data de término.
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Cuando se modifica el trabajo de un Colaborador.Dispara ao modificar um campo do trabalho do Colaborador. Você pode filtrar para que só seja executado se mudar qualquer combinação destes campos:
Sueldo Base
Área
Empresa
Supervisor
Cargo
Fecha de Inicio
Días de la Jornada
Jornada Laboral
Horario Semanal
Tipo de Contrato
Tipo de Jornada
Todos estos eventos funcionan por formulario, API, importadores masivos y otros workflows.
Por otro lado, unaacciónes lo que se ejecuta automáticamente cuando ocurre el evento (por ejemplo, generar una tarea pendiente o un documento).
Acciones disponibles actualmente:
Generar Documentos:Crea y asigna una tarea pendiente configurable a un colaborador. Por ejemplo, asignar un contrato o anexo. Requiere el módulo de Documentos y Firma y Gestión Documental y el permiso "Documentos" en Modificación.
Agregar participante a Encuesta Libre: Agrega a un participante a una encuesta libre que ya se encuentre iniciada. Requiere el módulo de Encuestas y el permiso de "Encuesta Libre" en Modificación.
Generar Tarea Pendiente: Asigna una tarea a un usuario para que la realice. Requiere tener encendido el parámetro general "Habilitar tareas pendientes". Puedes revisar el artículoTareas Pendientes - Manualpara mas detalle.
Solicitud de activos: Solicita un activo para un nuevo colaborador (solo disponible para flujos de alta). Requiere tener contratado el módulo de Gestión de activos y el permiso "Configuración de gestión de activos" en Modificación.
Inscribir en curso: Asigna un curso de capacitación a un colaborador. Requiere tener el módulo de Capacitaciones contratado y el permiso de "LMS" en Administrador o superior.
La configuración de cada una de estas acciones dependen de la compatibilidad con el evento seleccionado, de la contratación de su módulo y su permiso correspondiente. Para mas detalle, revisa el articulo "¿Como funcionan los permisos en Workflow?
A continuación, te guiamos paso a paso para configurar una plantilla para una automatización
¿Qué necesitas antes?
Tener permiso deModificaciónen el permiso Workflow > Plantillas y Solicitudes. Puedes revisarlo desdeAdministración (⚙️) > Usuarios y perfiles > Perfiles > Editar Perfil. Para configurar una acción de un módulo, también debes tener permiso sobre ese módulo.
Contar con el módulo deWorkflowcontratado y activado en tu plataforma.
Pasos para configurar una plantilla de automatización
1. Accede a la configuración de plantillas
Dirígete aAdministrativo > Workflow > Plantillasen el menú principal y selecciona la opción deCrear Plantilla. También puedes editar una plantilla existente haciendo clic en los los 3 puntos a la derecha de la plantilla y luego en "Editar".
2. Elige una plantilla pre-configurada
Si elegiste crear plantilla, verás el catalogo de plantillas: una serie de plantillas pre configuradas que te ayudarán en la configuración.
Si eliges "Empezar desde cero", podrás configurar el nombre y tipo. Para configurar una automatización,selecciona tipo Flexible, ya que no están disponibles para otro tipo.
3. En la configuración de la plantilla, selecciona inicio por "Evento de la plataforma" y elige el evento que dará inicio a esta solicitud
4. (Opcional) Define las reglas para filtrar cuando se iniciará la solicitud. Solo se iniciaran solicitudes cuando se cumplan estas reglas.
Puedes filtrar por los atributos del colaborador o de su trabajo.
Nota*: El evento "Cuando se modifica el trabajo de un Colaborador" aun no detecta si cambió un atributo en específico, solo identifica que hubo algún cambio en el trabajo del colaborador y, si además se cumple una condición adicional
Por ejemplo:
✅ Lo que sí se puede: “Si se modifica el trabajo del colaborador y el área del colaborador es Operaciones, gatillar X acción.”
🚫 Lo que no se puede (aún): “Si se modifica el área del colaborador, gatillar X acción.”
5. Configura la acción que gatilla este evento
En la etapa final del flujo, podrás definirla acción que se ejecutará automáticamentecuando ocurra el evento:
Haz clic en"Añadir acción",selecciona la acción que quieras gatillar y completa los campos requeridos.
Nota: Actualmente solo puedes configurar una acción por plantilla. Si quieres generar mas acciones con el mismo evento, te recomendamos duplicar la plantilla y modificar la acción. Estamos trabajando para permitir múltiples acciones en una plantilla para el futuro cercano.
5. Completa la configuración y guarda
ℹ️ Consideraciones importantes
No podrás configurar formulariosen la etapa que inicia por evento.
Tampoco podrás configurar eventos intermediosque controlen el paso entre etapas.
Sí podrás configurar notificaciones, para mantener informados a los responsables en cada etapa.
- Por ahora, una plantilla solo permite configurar una acción.Si necesitas que el mismo evento gatille distintas acciones, puedes duplicar la plantilla y cambiar la acción en esta plantilla duplicada.
Cuando termines, haz clic enGuardar.
¿Cómo identificar automatizaciones?
Puedes ver todas tus plantillas de solicitudes desde lavista de configuración de plantillas. Para identificar fácilmente cuáles están configuradas para iniciar automáticamente, puedes revisar las columnas"Inicio"y"Acción". Recuerda activarlas si las tienes ocultas.
En esta vista, en la columna"Inicio"verás si el workflow comienza con "Formulario" (inicio manual) o con el nombre del evento, como "Cuando se cree un nuevo Colaborador".
En la columnaAcción, se indicará qué acción se gatillará automáticamente.
En la vista de solicitudes, bajo el tab de "Todas" en la columnaSolicitanteverás un"Automatización"cuando la solicitud es de ese tipo. Recuerda que también puedes habilitar esta columna si es que está oculta.
Cada vez que se ejecute una automatización, veras acá una entrada con la ejecución. Si realizas una acción masiva, como un alta de varios empleados, veras una fila por cada empleado con el estado de cada una.
Para ver el detalle de la solicitud, haz clic en el botón "Ver detalle", que te mostrara su estado, nombre, fecha y notificaciones:
🤖 Este artigo foi traduzido com inteligência artificial. Ver artigo original.