El propósito de las Solicitudes es empoderar a los colaboradores, otorgándoles un canal centralizado y formal para autogestionar sus necesidades y requerimientos de manera autónoma. Resuelven el problema de la comunicación descentralizada, los correos perdidos y los cuellos de botella administrativos, permitiendo que las peticiones fluyan de manera ordenada y transparente hacia las jefaturas y el equipo de Personas. Son clave dentro de la estrategia organizacional porque mejoran significativamente la experiencia del trabajador al darle visibilidad y agilidad en sus trámites, asegurando que la empresa mantenga el control y la trazabilidad de cada autorización.
Funcionamiento general
Conceptualmente, una solicitud funciona como un flujo flexible que actúa como puente de comunicación y autorización. Su lógica opera bajo los siguientes principios:
Iniciación voluntaria: El proceso cobra vida únicamente cuando el colaborador completa un requerimiento o formulario dentro de su portal.
Etapas de revisión: Una vez ingresada la solicitud, esta transita por un flujo de aprobaciones estructurado donde los responsables evalúan la petición para aprobarla, rechazarla o solicitar correcciones.
Acción resolutiva: Al recibir la validación en todas las etapas, el sistema desencadena automáticamente una acción final que impacta el módulo correspondiente.
- Catálogo transversal de opciones: A nivel de plataforma, el colaborador puede gestionar diversos tipos de requerimientos que incluyen:
- Gestión de tiempo libre: Vacaciones, permisos (por horas o días, con o sin goce de sueldo), licencias e incapacidades médicas.
- Gestión documental: Emisión de certificados (antigüedad, renta, laborales), anexos y acceso a liquidaciones o boletas de pago.
- Cultura y Beneficios: Petición de beneficios corporativos que requieran revisión de saldo o validación de requisitos.
- Desarrollo: Inscripción a cursos o rutas de aprendizaje.
- Flujos flexibles: Procesos construidos a la medida para cubrir necesidades internas específicas, como rendiciones de gastos o asignación de activos.
Alcance y límites
Corresponde utilizar las solicitudes cuando un colaborador requiere formalizar un requerimiento de tiempo, herramientas, dinero o documentos que afectará su dinámica laboral y que demanda dejar un respaldo administrativo y auditable. Cubre todo el tránsito de la petición, desde que el colaborador la levanta en su portal, pasando por el seguimiento de su estado, hasta su resolución final. No es necesario utilizarlas para procesos que deban suceder sin intervención humana directa. Por ejemplo, no se usa una solicitud manual si se desea que una acción ocurra por defecto al momento de la contratación de un empleado.
Es importante precisar que la solicitud no sobrepasa las políticas configuradas en la organización. Por sí misma, la solicitud respeta las restricciones previas; si el colaborador no cuenta con saldo disponible de vacaciones o beneficios, la plataforma limitará el envío de dicha solicitud desde el origen para mantener la integridad de las reglas de negocio.
Relación y diferencias con otros elementos
Las Solicitudes son el elemento conector por excelencia y se relacionan con diversos núcleos operativos: impactan el Control de Asistencia, descuentan saldos en Gestión de Personas, activan flujos en Beneficios y generan archivos en Documentos y Firma. Suelen confundirse frecuentemente con las Automatizaciones. La diferencia fundamental radica en el detonante: una automatización se activa de manera invisible debido a un evento del sistema, mientras que la solicitud es iniciada de forma manual y consciente por un usuario a través de un formulario. A diferencia de un ajuste administrativo directo, la solicitud siempre implica un flujo de comunicación entre el colaborador y la organización.