Un ítem existe para representar cada uno de los componentes individuales que estructuran el cálculo de la nómina que se ve reflejado en la boleta de pago y liquidación de los colaboradores. Su propósito es resolver la necesidad de clasificar, calcular y registrar ordenadamente cualquier concepto económico o de control dentro de un ciclo de pago, como un bono, una retención, un seguro o un dato clave de gestión. Estos elementos son los bloques de construcción esenciales de la remuneración, ya que aseguran que cada valor cumpla con la normativa, impactando de forma precisa en los impuestos, beneficios sociales y declaraciones legales de la organización.
Funcionamiento general
Los ítems actúan como las reglas lógicas y matemáticas que gobiernan qué se paga, qué se deduce y cómo se valoriza un concepto en cada periodo. Su funcionamiento se basa en una naturaleza específica que los agrupa en cuatro grandes familias conceptuales:
Haberes: Ingresos del colaborador, que pueden ser remunerativos (afectos para beneficios sociales) o no remunerativos (inafectos a beneficios sociales). Incluyen el sueldo básico, asignación familiar, bonos, comisiones y horas extras. Cada uno responde a una lógica distinta de reconocimiento y periodicidad.
Descuentos: Son los conceptos que disminuyen la remuneración bruta. Incluyen retenciones legales (como aportes a AFP o Impuesto de Renta de Quinta), retenciones judiciales y descuentos por préstamos.
Aportes del Empleador: Contribuciones que asume la empresa y no afectan el monto líquido del trabajador, como EsSalud, EPS, SCTR o Seguro Vida Ley.
Informativos: Variables intermedias que se usan para cálcular montos finales, como la base de vacaciones, cts y gratificación. También se usan para capturan datos vitales para reportes o provisiones, como los días laborados para el cálculo de utilidades o meses para el cálculo de CTS.
Además, se configuran bajo modalidades de cálculo flexibles que pueden ser valores fijos, distintos por colaborador o proporcionales, basados en fórmulas personalizadas según la necesidad de la empresa.
También se pueden clasificar según su efecto en el cálculo de beneficios legales:
- Item de Remuneración Fija principal: Se consideran íntegramente en la base de cálculo de CTS, gratificaciones y utilidades. Ejemplos: sueldo básico, asignación familiar.
- Item de Remuneración Variable principal: Se promedian los últimos meses para determinar su impacto en beneficios, sin necesidad de tener alguna recurrencia minima. Ejemplos: Comisiones.
- Item de Remuneración Variable complementaria: Se promedian considerando al menos 3 veces de regularidad en los últimos 6 meses para determinar su impacto en beneficios sociales. Ejemplo: bonificaciones esporádicas.
Alcance y límites
Corresponde utilizar los ítems cuando se requiere incorporar un concepto recurrente, estructural o excepcional en el cálculo de sueldo que deba impactar formalmente en el comprobante del colaborador. Su alcance cubre todo el diseño técnico del componente, incluyendo su clasificación contable y su vinculación directa con los códigos requeridos para reportes fiscales como el PLAME.
No es necesario crear un ítem nuevo si solo se busca agregar un comentario aclaratorio a un pago existente, ya que para ello existen opciones de descripción de anexos. Su límite principal radica en que el ítem define la estructura y la regla; por sí mismo no ejecuta pagos ni altera la nómina hasta que es asignado a los colaboradores dentro de un proceso determinado.
Relación y diferencias con otros elementos
Los ítems se conectan intrínsecamente con las Boletas de Pago y Liquidaciones de Beneficios Sociales, siendo la materia prima que compone estos documentos. Asimismo, la consolidación de estos ítems permite generar la Contabilidad, el Libro de Remuneraciones y los archivos de transferencia. Suelen confundirse con los Atributos Personalizados; la diferencia es que un Atributo es un campo de información estática en el perfil de la persona (ej. talla de uniforme), mientras que un ítem informativo es dinámico y convive con el motor de cálculo en un mes específico. Frente a los ajustes manuales, el ítem define la arquitectura permanente de un cálculo, mientras que un ajuste aplica variaciones o correcciones específicas de una sola vez.